Pracownik samorządowy odbywający delegację, ponosi różnego rodzaju koszty. Należności te pracodawca zwraca na określonych zasadach.

Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie poleceń pracodawcy. Takim poleceniem może być odbycie delegacji. Zasadą jest, że pracownik nie może odmówić wyjazdu. Wyjątki od reguły dotyczą kobiet w ciąży – te mogą odbywać podróże służbowe tylko jeśli się na to zgodzą. A także pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia – tu także zatrudniony nie musi godzić się na wyjazd. Mówi o tym art. 178 kodeksu pracy.

Kontrowersyjne bywa delegowanie pracowników niepełnosprawnych. Przypomina o tym Magdalena Rycak w: Artur Rycak, Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz, publ. LEX 2013: Z przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.) nie wynika zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy osób niepełnosprawnych. De lege lata rozważając możliwość wydania polecenia odbycia podróży służbowej osobie niepełnosprawnej, należy wziąć pod uwagę stopień niepełnosprawności oraz rodzaj schorzenia wywołującego upośledzenie funkcji organizmu.

- Przepisy prawa pracy nie ograniczają pracodawców w zakresie prawa kierowania w podróż służbową pracowników, których stosunek pracy podlega szczególnej ochronie, takich jak przedstawiciele związkowi czy społeczni inspektorzy pracy, itp.– dodaje.

Definicja delegacji

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Tak wynika z art. 41 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz z art. 77 [5] kodeksu pracy. Definicja te budzi jednak rozbieżności interpretacyjne.

Jak tłumaczy Michał Skąpski w Kodeks pracy. Komentarz pod red. Krzysztofa W. Barana, wyd. III, opublikowano WK2016: Użycie przez ustawodawcę między pojęciami „miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy" i „stałe miejsce pracy" spójnika „lub", będącego funktorem koniunkcji nierozłącznej, oznacza, że pojęciem podróży służbowej objęte są trzy przypadki:

1) podróż poza stałe miejsce pracy pracownika znajdujące się w siedzibie pracodawcy,

2) podróż poza stałe miejsce pracy pracownika zlokalizowane w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy,

3) podróż poza miejscowość będącą siedzibą pracodawcy, jeśli dla danego pracownika niemożliwe jest punktowe wskazanie stałego miejsca pracy.

- Użycie spójnika „lub" w alternatywie pojęciowej podróży służbowej oznacza, że ustawodawca uznaje za podróż służbową wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy, bez względu na to, czy dzieje się to w obrębie miejscowości, w której to stałe miejsce pracy się znajduje – dodaje.

Jednak w praktyce opartej na orzecznictwie Sądu Najwyższego uznaje się, że podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się odpowiednio siedziba pracodawcy albo stałe miejsce pracy, wyklucza się z pojęcia podróży służbowych wykonywanie zadań na terenie miejscowości, w której zlokalizowane jest stałe miejsce pracy.

Orzecznictwo sądowe ma w rozliczaniu podróży służbowych duże znaczenie.

W wyroku z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00 Sąd Najwyższy uznał, że: Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Z kolei w wyroku z 19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07 Sąd Najwyższy przyjął, że określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy nie musi mieć cechy stałości i wtedy punktem odniesienia w przypadku rozstrzygnięcia dotyczącego polecenia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Krajowe i zagraniczne

To, jakie należności przysługują pracownikowi odbywającemu delegację zależą m.in. o tego, czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna. Konkretnie wysokość należności za krajowe i zagraniczne podróże służbowe pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Z rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety; zwrot kosztów przejazdów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy – wtedy pracodawca zwraca koszty użytkowania pojazdu wg zasad określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pojazd może być własnością pracownika lub innej osoby (żony, partnera, może być leasingowany) – liczy się to, że nie jest własnością pracodawcy.

- W przepisach prawa nie ma zakazów, ale legalne przyzwolenie prawne dopuszczalności i legalności uzgodnienia stron stosunku pracy rekompensowania pracownikom zwrotu kosztów dojazdu do miejsca i z miejsca wykonywania pracy środkiem transportu niebędącym własnością pracodawcy w formie ryczałtu w kwotach wynikających z rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), które - co do zasady - nie stanowią przychodu z pracy dla celów podatkowych ani składkowych – uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 22 czerwca 2015 r., sygn. akt I UK 340/14.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Są to wydatki takie jak: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Odbytą podróż służbową trzeba rozliczyć. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dieta w delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Przy jej obliczaniu stosuje się następujące zasady: jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, a ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety, a ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Tak samo jest, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach wynika rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej.

Według wyroku Sądu Najwyższego z dnia 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 108/00, czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną. Określając pojęcie podróży służbowej poza granicami, Sąd Najwyższy stwierdził, że jest nią wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika (wyrok SN z 30 maja 2001 r., sygn. akt I PKN 424/00).

Pracownik delegowany za granicę otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.