Zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy o samorządzie powiatowym, przewodniczący, zawiadamiając radnych o sesji rady powiatu, jest zobowiązany jednocześnie do poinformowania ich o proponowanym przez niego porządku obrad. Celem tego zapisu jest usprawnienie prac rady oraz stworzenie radnym możliwości wcześniejszego przygotowania się do posiedzenia.

Czym zatem jest porządek obrad? Jakie ma znaczenie dla radnych i jakie dla przewodniczącego, a jakie dla biura przygotowującego sesję?

Porządek obrad to z jednej strony zobowiązanie przewodniczącego do omówienia poszczególnych tematów na posiedzeniu, z drugiej zaś sygnał dla radnych jakie kwestie będą przedmiotem zainteresowania organu. Po zapoznaniu się z porządkiem, radni mogą przygotować się do sesji, zgłębić wiedzę dot. poszczególnych punktów obrad, dokonać koniecznych ich zdaniem analiz i zasięgnąć opinii mieszkańców dot. projektów uchwał.

Biuro rady winno sprawdzić czy w porządku obrad są uchwały wymagające specjalnego przygotowania organizacyjnego np. wymagające głosowania tajnego.

Pamiętać trzeba, że przesyłany porządek jest dokumentem wiążącym dla radnych, a dodatkowo stanowi swoisty scenariusz prowadzenia sesji dla przewodniczącego.

Projekt porządku obrad

Jednostka obsługująca radę i przygotowująca obrady posiedzenia winna czuwać nad tym, by przewodniczący, ustalając porządek obrad, kierował się ustalonym planem pracy rady i jej komisji, które omawiają poszczególne projekty uchwał wpływające do rady i przygotowują stosowne wnioski do projektów uchwał. Dodatkowo, przed przystąpieniem do redagowania porządku, należy podsumować (bądź zdobyć) wiedzę na temat aktualnych problemów powiatu, by przewodniczący mógł je uwzględnić w porządku sesji. Może się to wydać oczywiste, ale ważnym jest, by sprawdzić, czy planowane rozwiązanie danego problemu (poprzez podjęcie określonych uchwał) leży w kompetencji rady powiatu.

Inicjatywa zamieszczenia w porządku obrad określonych problemów może pochodzić również od tych samych podmiotów, które mogą wystąpić o zwołanie sesji rady (przede wszystkim od zarządu, komisji rady, grupy radnych, grup mieszkańców, organizacji społecznych). Finalne rozstrzygnięcie w sprawie proponowanego porządku obrad należy jednak do przewodniczącego rady i ma dla radnych charakter wiążący.

Swoboda przewodniczącego w ustalaniu porządku obrad jest ograniczona treścią art. 15 ust. 9, zgodnie z którym na wniosek starosty przewodniczący rady powiatu jest obowiązany wprowadzić do porządku obrad najbliższej sesji rady powiatu projekt uchwały, jeżeli wnioskodawcą jest zarząd powiatu, a projekt wpłynął do rady powiatu co najmniej 7 dni przed dniem rozpoczęcia sesji rady. Ww. przepis gwarantuje zarządowi możliwość przedłożenia projektu uchwały rady, który to projekt rada winna w ocenie zarządu rozpatrzyć i podjąć stosowną uchwałę, ze względu na jego znaczenie dla interesów powiatu. Nie określa on jednak sposobu postępowania w przypadku, gdy przewodniczący rady odmówi zamieszczenia tego projektu w porządku obrad. Wydaje się, że w takiej sytuacji zarząd może wnosić o zmianę porządku obrad w trybie określonym w art. 15 ust. 2 ustawy, przyznanie bowiem prawa przewodniczącemu rady do ustalania porządku obrad rady powiatu nie oznacza, że radni muszą się jego woli w tym zakresie całkowicie podporządkować. (por. B. Dolnicki, Komentarz do art. 15 ustawy o samorządzie powiatowym).

Zatwierdzenie porządku obrad

Pomimo, że w radach powiatu praktyką powszechnie przyjętą jest przyjmowanie porządku obrad poprzez głosowanie, to należy wskazać, że nie znajduje ona uzasadnienia w przepisach prawa. Radnych obowiązuje porządek zaproponowany i dołączony do zawiadomienia podpisanego przez osobę uprawnioną do zwołania sesji. Nie ma potrzeby wypowiadania się przez radę w głosowaniu nad jego zaakceptowaniem. Porządek obrad zaproponowany przez przewodniczącego może być zmieniony wolą rady w przypadku, gdy za taką potrzebą opowie się bezwzględna większość ustawowego składu rady (o tym w następnej części cyklu).