Jednostki administracji publicznej są instytucjami o swoistej specyfice, jednak także realizują różnorakie projekty. Często są to przedsięwzięcia bardzo złożone technicznie i organizacyjnie o bardzo wysokich budżetach, długim czasie trwania. Dodatkowo realizacja projektów przez jednostki administracji publicznej związana jest z szeregiem uwarunkowań formalnych i prawnych, które w sferze komercyjnej występują w znacznie mniejszym stopniu.
Dla jednostek administracji publicznej efektywne zarządzanie metodą projektową stałą się bardzo ważnym aspektem zarządzania. Jednakże, koncepcja zarządzania projektami w JST jest nadal stosowana w ograniczonym zakresie. Projekty w urzędach administracji publicznej zazwyczaj utożsamiane są z projektami unijnymi czyli współfinansowanymi ze środków Unii Europejskiej.

Zarządzanie projektami w urzędzie ma na celu realizację zadań samorządu terytorialnego za pomocą projektów. Zadania muszą realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz z przepisami wewnętrznym  jednostki. Takie podejście pozwoli na ciągłe doskonalenie zarządzania zasobami nie tylko finansowymi, lecz także zasobami ludzkimi i rzeczowymi. Wykorzystani koncepcji zarządzania projektami powinno się odbywać w możliwie szerokim zakresie, a nie tylko i wyłącznie do projektów finansowanych bądź współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Projekt to przedsięwzięcie o charakterze tymczasowym, z określonym początkiem i końcem. Projekty zakrojone na szeroką skalę mogą trwać wiele lat, lecz mimo to czas ich trwania jest ograniczony. Projekty kończą się, gdy przyjęte w nich cele zostały osiągnięte lub gdy okaże się, że nie da się ich osiągnąć w określonej perspektywie czasowej, przy założonych ograniczeniach czasu oraz/lub budżetu. Projekt jest przedsięwzięciem jednorazowym i w jego wyniku powstaje jedyny w swoim rodzaju produkt lub usługa. Każdy projekt posiada więc cztery zasadnicze cechy:

• jest zorientowany na cel,
• polega na skoordynowanym podejmowaniu powiązanych ze sobą działań,
• posiada określony czas realizacji,
• jest wyjątkowy.

W ramach projektu realizowane są działania/zadania – mniejsze części projektu. Projekt może być częścią większego programu. Program składa się z wielu różnych projektów powiąza¬nych wspólnym celem nadrzędnym. Pod względem zarządzania w realizacji programów stosuje się narzędzia i technik wywodzących się z zarządzania projektami. Z kolei portfel projektów to zbiór projektów  planowanych i realizowanych w danym czasie.

Zarządzanie projektem polega na wykorzystaniu szerokiej gamy umiejętności do prawidłowego zainicjowania, zaplanowania, realizacji, kontrolowania oraz zamknięcia projektu. Podstawowe umiejętności to definiowanie zakresu (opisywanie oraz uzgadnianie celów i wymagań projektu), tworzenie harmonogramu i szacowanie. Ponadto radzenie sobie z ryzykiem i niepewnością, komunikacja, zarządzanie jakością, własnym czasem, a także współpracą z innymi, w tym z dostawcami towarów i usług oraz każdą inną osobą biorącą udział w projekcie (G. Pitagorsky, Prawidłowe zarządzanie projektami: kluczowe zasady udanych projektów, Microsoft Corporation, 2004)

Zadania publiczne mające charakter projektów mogą być planowane i realizowane z wykorzystaniem podejścia projektowego co pozwoli na zwiększenie sprawności urzędów administracji publicznej. W kolejnych artykułach zaprezentujemy jak stworzyć skuteczny system zarządzania projektami, jakie są potrzebne zasoby i jak radzić sobie z zaskakującymi problemami.