Realizowanym konsekwentnie od kilku lat przez Starostwo Powiatowe w Sulęcinie modelem postępowania w informatyce jest usługowe podejście do realizacji zadań. W rezultacie tego, z uwagi na konieczność zarządzania wszystkimi procesami realizowanymi przez poszczególne wydziały starostwa lub pojedyncze osoby/komórki, została podjęta próba stworzenia systemu, który umożliwi kierownictwu urzędu objęcie właściwym zarządzaniem również informatykę.
Do głównych problemów z właściwym zarządzaniem procesami zaliczyć należy:
- brak wcześniejszych wytycznych,
- brak wypracowanych standardów zarządzania,
- brak wzorców wśród ościennych samorządów,
- nieznajomość u przełożonych zagadnień informatycznych w wystarczającym wymiarze,
- brak zaufania do nowych technologii.
Usługowe podejście do informatyki umożliwia stworzenie właściwych relacji między usługodawcą, tj. komórką informatyczną, a usługobiorcą, którym jest cały urząd/jednostki podległe/interesanci, gdzie relacje business to business (B2B) są niezbędne, aby wypośrodkować wartości progowe w ocenie ekonomicznej, a określeniem faktycznych potrzeby odbiorców.
Wdrożenie takiego podejścia spowodowało natychmiastowy wzrost rozwoju informatyki w urzędzie, nastąpiły jasne i zrozumiałe relacje między kierownictwem urzędu, a komórką informatyczną. W kolejnych latach zaczęto realizować duże projekty informatyczne ze środków pomocowych UE.
W trakcie wdrażania systemu najważniejszą rzeczą z punktu widzenia kierownictwa było określenie dla poszczególnych usług parametrów, które można modyfikować w miarę potrzeb, a co najważniejsze wyceniać kwotowo. Przykładowo, takiej metodzie wartościowania poddane zostały następujące usługi:
- wydruk (typowe parametry usługi),
- format wydruku (A4 lub większy),
- szybkość wydruku (ilość stron na min.),
- czas wznowienia działania usługi po awarii,
- usługa poczty elektronicznej (typowe parametry usługi),
- poziom bezpieczeństwa przesyłek,
- usługa bazy danych (typowe parametry usługi ),
- wielkość bazy danych.
Dynamiczny rozwój informatyki w starostwie wymusił wdrożenie nowoczesnych technologii w celu utrzymania w/w usług na stałym poziomie, a także umożliwienie włączania kolejnych usług oraz właściwego zabezpieczenia całości systemu informatycznego. Bardzo istotnym czynnikiem było zmniejszenie kosztów utrzymania ciągle rozwijającego się systemu informatycznego. Rozwiązaniem tych zadań i problemów było wdrożenie wirtualizacji, która w tej postaci jaka występuje aktualnie w starostwie jest dobrą praktyką.
W prezentowanym przypadku do minimum skraca się czas uruchomienia kolejnych usług. Na pojedynczym wirtualnym serwerze (Windows Server 2012) uruchamiana jest 1 lub 2 usługi, w celu uniezależnienia działania, przy czym możliwa awaria jednej nie wpływa na inne, a tym samym nie powoduje przestoju całego urzędu lub jednostek podległych. Systemy wirtualne w takiej postaci jakie są realizowane w starostwie można przenosić na nowy sprzęt (nowe serwery fizyczne) bez strat czasowych związanych z wdrożeniem, tj. z kilku dni pracy, a tym samym przestoju do 2-3 godzin realizowanych automatycznie poza godzinami pracy urzędu.
Koordynatorem projektu w jednostce jest Anna Matulanis – Sekretarz Powiatu.
Źródło: materiał powstał w ramach projektu "Innowacyjna i sprawna administracja" współfinansowanego ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, a realizowanego przez Związek Powiatów Polskich
