Sytuacja załączania do pism z prowadzonego przez organ postępowania administracyjnego wykazu zawierającego dane osobowe stron postępowania budzi szereg wątpliwości. Próbując je rozwiać GIODO wskazuje, iż administrator danych osobowych, tj. podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, obowiązany jest respektować w procesie przetwarzania danych osobowych wszelkie zasady wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Podkreślił też, że z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych istotne jest przede wszystkim, aby czynność przetwarzania danych osobowych przez administratora danych, znajdowała podstawę w jednej z ustawowych przesłanek legalizacyjnych określonych w art. 23 ust 1 pkt 1-5 ustawy.
Spełnienie jednego z warunków wskazanych w powołanym przepisie stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, gdyż przesłanki te są równoprawne, a jednocześnie autonomiczne.
Generalny Inspektor podniósł zatem, że przetwarzanie danych osobowych może być uznane za legalne m.in. wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy), lub gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy). W dalszej części sygnalizacji Generalny Inspektor powołał treść art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1970 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) wskazując, że stanowi on podstawę do określenia w treści decyzji strony/stron postępowania oraz konieczność stwierdzenia, że rozstrzygnięcie zostało wydane w stosunku do konkretnej strony.
Przypomniał także stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 20 października 2005 roku wydanym w sprawie o sygnaturze akt III SA/Wa 1517/2005, stwierdzając, iż: „(...) Adresat decyzji powinien być oznaczony wprost...Wątpliwości co do adresata zaskarżonej decyzji nie może usunąć, zamieszczony pod tą decyzją tzw. „rozdzielnik", tzn. wykaz podmiotów, które decyzję otrzymują. Z całą mocą zaznaczyć należy, iż adresat decyzji nie może być oznaczony w sposób dorozumiany i miejscem jego oznaczenia nie może być to, w którym wskazuje się osoby, które decyzję otrzymują, czy też poprzez wskazanie osoby, która wniosła odwołanie. (...)".
Generalny Inspektor przyznał, że wprawdzie przepisy K.p.a. przewidują dopuszczalność zapoznania się przez stronę w toku postępowania administracyjnego z danymi innych uczestników postępowania oraz nakładają na organ administracji obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania, jednakże nie statuują wprost wymogu umieszczania w korespondencji kierowanej do stron postępowania wykazu (rozdzielnika) zawierającego dane pozostałych jego uczestników.
W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania realizacji przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe w inny sposób, np. poprzez wysłanie pism (zawiadomień, postanowień, decyzji) bez załączania rozdzielnika zawierającego dane wszystkich uczestników, który to wykaz jest ważny przede wszystkim dla organu prowadzącego postępowanie. W przypadku wysyłania pism o zbiorczym charakterze wydaje się zasadne, aby dane osobowe wszystkich adresatów zamieszczane były na odrębnej karcie (rozdzielniku), pozostającej jedynie w dyspozycji organu, a pisma rozsyłane były następnie indywidualnie do każdego z zainteresowanych uczestników, bez przesyłania każdemu z nich listy imion, nazwisk i adresów pozostałych osób. Wykaz adresatów pozostawać wówczas powinien w aktach sprawy.
W świetle powyższego Generalny Inspektor zaznaczył, że strony w toczącym się postępowaniu administracyjnym były uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zbędne było przesyłanie stronom postępowania pełnego rozdzielnika do pism urzędowych, zawierającego ich imiona, nazwiska i adresy zamieszkania.
Źródło: "Sprawozdanie z działalności GIODO w 2012 roku", GIODO, 2013
