Przed tygodniem przedstawiliśmy opinię Związku Powiatów Polskich na temat poprawności stosowania nazewnictwa organów powiatu. Zapowiadaliśmy także, że zaprezentujemy także pogląd resortu spraw wewnętrznych na ten temat. Wystąpiliśmy do MSWiA o taką opinię i poniżej cytujmy ją w całości.

„Ustawa z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym w art. 39 nałożyła na Prezesa Rady Ministrów obowiązek ustalenia w drodze rozporządzenia, instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, określającej zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w starostwach powiatowych w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Jak z powyższego wynika, zakres stosowania przedmiotowej instrukcji dotyczy realizowanych w starostwie czynności o charakterze biurowym, w tym wytwarzania, rejestrowania i archiwizacji dokumentów. Instrukcja kancelaryjna jest zatem takim aktem, który reguluje postępowanie z dokumentacja od chwili jej wpływu do urzędu lub od momentu wytworzenia jej w komórce organizacyjnej urzędu oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego.

Tak rozumiana stanowi podstawę pracy biurowej instytucji.

Wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Dz. U. z 1998r. Nr 160, poz. 1074) instrukcja stanowi powszechnie obowiązujący akt prawa skierowany do stosowania przez organy powiatu i ich aparat pomocniczy. Instrukcja ta zawiera między innymi wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji organów powiatu. Zgodnie z § 44 w/w rozporządzenia ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady powiatu, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę powiatu, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

Jak wynika ze stanowiącego integralną część w/w instrukcji kancelaryjnej załącznika Nr 5, określone zostały wzory blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w organach samorządni powiatu. Dla blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych, w sprawach należących do kompetencji rady powiatu ustalony został wzór oznaczania organu przez wskazanie jego siedziby:

RADA POWIATU
w Goleniowie
(adres)
Podobnie - dla blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych, w sprawach należących do kompetencji zarządu powiatu ustalony został wzór oznaczania organów poprzez wskazanie jego siedziby:

ZARZĄD POWIATU
w Goleniowie
(adres)

Przedstawione powyżej wzory ustanawiają zatem ogólną zasadę, iż wszystkie pieczęcie nagłówkowe, czy też blankiety korespondencyjne, zawierające informację o organie powiatu, jako autorze pisma, winny określać ten organ miejscownikowo. Dodać należy przy tym, iż stosownie do § 45 ust. 2 w/w rozporządzenia – na blankietach korespondencyjnych dla rady powiatu zamieszcza się herb powiatu. Rada powiatu może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.

Powyższe nie wyklucza zatem w żaden sposób stosowania, na potrzeby innych, poza określonymi w/w instrukcją, czynności, czy też działań (w tym na przykład używanie nazw w statutach, regulaminach, stronach internetowych, na stronach bip. używanie werbalne nazw, czy też używanie w języku prawniczym, prasowym etc.), odmiennych (przymiotnikowych, bądź poszerzonych - przymiotnikowo-miejscownikowych) określeń organów powiatu, pod tym wszakże warunkiem, iżby uwzględniały one odpowiednie zapisy pozostałych przepisów obowiązującego systemu prawa, a w tym min. ustawy z dnia 7 października 1999 r. w języku polskim (Dz. U. z 1999 r. Nr 90. poz. 999 ze zm.) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 18 marca 2002 r. w sprawie wypadków, w których nazwom i tekstom języku polskim mogą towarzyszyć wersje w przekładzie na język obcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 37. poz. 349 ze zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91. poz. 578), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 1998 r. w sprawie utworzenia powiatów (Dz. U. z 1998 r. Nr 103, poz. 652), a także rozporządzeń Rady Ministrów wydanych na podstawie art. 3 ust. 1 tej ustawy, obwieszczenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2001 r. w sprawie wykazu gmin i powiatów wchodzących w skład województw (Dz. U. z 2001 r. Nr 20. poz. 235), ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym (Dz. U. z 2005 r. Nr 17. poz. 141 ze zm.) etc. Tym samym za dopuszczalną formę uznać należy w tym przypadku zarówno określenie organu wyłącznie przymiotnikowo – np. Rada Powiatu Bielskiego, Rada Powiatu Bieszczadzkiego, Rada Powiatu Warszawskiego Zachodniego, jak i w sposób przymiotnikowo-miejscownikowy – np. Rada Powiatu Bielskiego w Bielsku Podlaskim, Rada Powiatu Bieszczadzkiego w Ustrzykach Dolnych, Rada Powiatu Warszawskiego Zachodniego w Ożarowie Mazowieckim.
Na uwagę zasługuje również konieczność odróżnienia pojęcia nazwy powiatu jako lokalnej wspólnoty samorządowej (art. 1 usp), a jednocześnie jednostki zasadniczego podziału terytorialnego, od pojęcia nazwy organu powiatu. Określone powiaty, traktowane podmiotowo jako lokalne wspólnoty samorządowe, a zarazem przedmiotowo jako zindywidualizowane, konkretne jednostki zasadniczego podziału terytorialnego, zostały utworzone m.in. na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 1998 r. w sprawie utworzenia powiatów (Dz.U. z 1998 r. Nr 103. poz. 652). W akcie tym, jak i późniejszych, dla określenia tworzonych jednostek samorządu terytorialnego zastosowany został przymiotnikowy sposób oznaczania nazwy powiatu wraz ze wskazaniem siedziby jego władz, np.:

Powiat strzelecko-drezdenecki
z siedzibą władz w Strzelcach Krajeńskich

Innym pojęciem jest natomiast nazwa organu powiatu – do którego to pojęcia nawiązuje w/w instrukcja. Odrębność tych pojęć generować może odmienność zastosowanej nomenklatury. Nie może to tym samym prowadzić do konstatacji o braku spójności stosowanych nomenklatur.”