Proces partycypacyjny z punktu widzenia urzędnika polega na ciągłym i uważnym wysycaniu i uzupełnianiu informacji pochodzących od społeczności. Skuteczne zapewnienie sobie jak najpełniejszego obrazu wymaga zatem elastycznego dostosowania się do potrzeb uczestników tak, aby każdy, którego sprawa dotyczy miał szansę nie tylko zabrać głos, ale również zostać usłyszany.
Jest kilka wymiarów elastyczności niezbędnych w procesie partycypacyjnym. Tu skupiamy się na dwóch z nich.
Pierwszy wymiar to umiejętność dostosowania się przez koordynatora działań partycypacyjnych do potrzeb tych, z którymi realizowany jest proces partycypacyjny. W Olsztynie przy okazji tworzenia Programu Estetyzacji Miasta elastyczność urzędników miejskich w podejściu do obranych narzędzi partycypacji zdecydowała o sukcesie podjętych działań. Przedsiębiorcy konsultujący zmiany estetyczne proponowane przez miasto widzieli w nich raczej komplikacje dla swoich działalności – tego urząd planując partycypację nie przewidział. Musiał reagować na bieżąco.
- Kiedy więc nie sprawdziły się grupowe spotkania konsultacyjne, zostały zastąpione przez wywiady indywidualne.
- Kiedy przewidziany tryb konsultacji nie zapewniał sprawnej komunikacji z powodu braku zaufania przedsiębiorców i ich nierozwiązanych problemów w relacjach z urzędem w innych niż estetyka zakresach – urzędnicy postarali się najpierw rozwiązać zgłaszane problemy i zdobyć zaufanie przedsiębiorców, aby potem przejść do kwestii estetyki.
Drugi z wymiarów odnosi się do zdolności współdziałania urzędników i decydentów wewnątrz urzędu. W Olsztynie koordynatorka konsultacji Programu Estetyzacji Miasta, asystentka prezydenta ds. estetyzacji nie miała kompetencji w zakresie zagadnień prawnych czy ekonomicznych. Nie sądziła, że będą jej potrzebne podczas konsultacji. Kiedy konsultowani przedsiębiorcy nie chcieli jednak rozmawiać o sprawach estetyki Starego Miasta, ponieważ z ich perspektywy zagadnienia te łączą się z kwestiami prawnymi i ekonomicznymi właśnie, pomoc kompetentnych współpracowników z urzędu okazała się niezbędna. Nie było jednak procedur regulujących ich udział w konsultacjach. Należało zadziałać szybko i w oparciu o tworzone na bieżąco zasady – zapraszając na kolejne spotkania coraz to innych specjalistów z różnych wydziałów urzędu. Liczyła się elastyczność w podejściu do zastanych procedur i sposobów działania tak, żeby całkiem nowa dla urzędu sytuacja znalazła swoje szczęśliwe zakończenie w postaci owocnych rozmów z przedsiębiorcami.
Oba wymiary elastyczności pokrótce można określić jako umiejętność aktywnego dopasowania działań do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości partycypacji. Przygotowanie zupełnego planu działania, który sprawdziłby się w stu procentach jest praktycznie niemożliwe. Podczas wytężonych prac dotyczących ważnych dla społeczności zagadnień ważne jest zachowanie otwartego podejścia, które nie pozwala na przywiązywanie się do z góry upatrzonych metod działania lub torów, na które kierowany jest proces partycypacyjny. Innymi słowy, trzymanie się za wszelką cenę zaplanowanej „trasy podróży” często prowadzi na manowce.
Na końcu w elastycznym podejściu może jednak również chodzić o bardzo proste, wydawałoby się, sprawy:
Jako przykład można podać jedno z ostatnich spotkań, gdzie braliśmy pod uwagę to, że się zbliża okres urlopowy, że jest Euro, że jest festiwal filmów i „Wrzenie społeczne” i że jeszcze w danym terminie jedna grupa nie może [przyjść na spotkanie, red.] – Bartosz Kamiński, Biuro Komunikacji Społecznej Olsztyna.
Spotkania odbywały się i w dni pracy, i w dni wolne. Stworzyliśmy wachlarz możliwości. Nie możesz być wtedy? Przyjdź w innym terminie. W ogóle nie możesz przyjść? Dobrze, Marcelina przyjdzie do Ciebie! – Aneta Szpaderska, Rzecznik Prasowy Urzędu Miasta Olsztyn, Biuro Komunikacji Społecznej.
Więcej o działaniach podjętych w Olsztynie w Bazie Dobrych Praktyk Partycypacji.
Zachęcamy do zapoznania się z filmem o partycypacji w Olsztynie.
Źródło: Fundacja Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych
