Jak powinien się zachować pracownik sekretariatu starosty w przypadku, gdy mieszkaniec pyta ,,Gdzie jest starosta lub wicestarosta'?'. Czy starosta musi informować pracownika sekretariatu gdzie przebywa? Czy jest informacją publiczną informowanie interesanta - pytającego o miejsce pobytu starosty, burmistrza, wójta w godzinach pracy?
Odpowiedź: Informacja o aktualnym miejscu przebywania starosty/wicestarosty w mojej ocenie stanowi informację wewnętrzną, niezależnie od tego czy pracownik sekretariatu (lub inna osoba) prowadzi kalendarz starosty/wicestarosty oraz czy prowadzona jest ewidencja wejść/wyjść z budynku starostwa. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wielokrotnie już zwracano uwagę, że zasadniczo dokumentacja o charakterze wewnętrznym bądź też aktywność o charakterze technicznym stanowią taki rodzaj aktywności podmiotu, który nie jest nośnikiem informacji publicznej. Waloru takiej informacji nie mają np. terminarz spotkań, kalendarz, czy inne dokumenty związane z planowaniem działalności podmiotu, jak wewnętrzna korespondencja urzędowa o charakterze roboczym, odnosząca się jedynie do spraw organizacyjnych i porządkowych, i nie umieszczona w aktach sprawy, czy też informacje techniczne, dotyczące np. sposobu funkcjonowania danego narzędzia użytkowanego przez organ (tak przykładowo wyrok NSA z 19 czerwca 2019 r. sygn. I OSK 2928/17 (https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/66BEC46EE3). W wyroku WSA w Warszawie z 24 marca 2020 r. sygn. II SAB/Wa 864/19 wskazano, że ewidencja wyjść w godzinach służbowych nie dotyczy informacji publicznej. Jest to dokument stricte wewnętrzny, niezawierający informacji o sprawach publicznych, lecz przedstawiający informację o personaliach pracowników (…) sporządzaną przez nich dla potrzeb techniczno-organizacyjnych pracodawcy. Gromadzenie i posiadanie tego typu informacji nie jest dokonywane w związku z ustawową działalnością organu, a tylko wspomaga jego pracę w aspekcie porządkowym (źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl).
Informacją publiczną mogłaby być natomiast informacja o odbytych spotkaniach osoby pełniącej funkcje publiczne, związanych ze sprawowaniem określonej funkcji, jeżeli oczywiście odtworzenie takiej informacji jest możliwe na podstawie danych dostępnych w urzędzie. Przedmiot informacji publicznej musi mieścić się w sferze faktów, a nie w sferze planów czy zamierzeń.
Pobocznie warto zwrócić uwagę, że w odniesieniu do starosty trudno mówić o godzinach pracy. Starosta będąc pracownikiem kierującym zakładem pracy ma tzw. nienormowany czas pracy (nie prowadzi się dla niego ewidencji godzin pracy), co wprost wynika z art. 149 §2 Kodeksu pracy.
Odnosząc się do pytania czy starosta musi informować pracownika sekretariatu, gdzie przebywa wyjaśniam, że to starosta jako kierownik jednostki decyduje o organizacji pracy starostwa, a zatem również o tym, że pracownik sekretariatu prowadzi jego kalendarz spotkań i czy jest informowany o każdym spotkaniu, w którym uczestniczy przełożony.
