Podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest koniecznym elementem decyzji administracyjnej wydanej w formie dokumentu elektronicznego – taki wniosek sformułował WSA w Warszawie w wyroku z dnia 22 marca 2016 roku wydanym w sprawie o sygn. akt:  II SA/Wa 1509/15.

Minister Spraw Wewnętrznych odmówił ww. udostępnienia informacji publicznej o wysokości wynagrodzenia rzecznika prasowego MSW. Decyzja została przesłana skarżącemu na adres e-mail wskazany we wniosku, jednak nie została opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Elementy decyzji

WSA wskazał, że podmiot obowiązany do udostępnienia informacji publicznej załatwił sprawę z wniosku skarżącego w formie pisemnej w rozumieniu art. 14 § 1 k.p.a., tj. wydając decyzję w formie papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej do jej podpisania, którą - po uprzednim zeskanowaniu - przesłano jedynie skarżącemu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zaznaczył jednak również, że poprzez taki sposób doręczenia ww. decyzja nie staje się decyzją wydaną w formie dokumentu elektronicznego, ponieważ nie była ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tymczasem podpis taki jest koniecznym elementem decyzji administracyjnej wydanej w formie dokumentu elektronicznego. Jego brak, w niniejszej sprawie oznacza, że skarżącemu nie doręczono skutecznie decyzji w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej, przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej.

Skuteczność doręczenia decyzji - zaskakujące rozstrzygnięcie

Sąd wskazał, że organ nie zastosował procedury pozwalającej na uznanie doręczenia za skuteczne, wynikającej z przepisu art. 46 § 3 k.p.a. Skuteczność doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego zależy wprawdzie od potwierdzenia odbioru tego pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3., lecz możliwość doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego na adres elektroniczny adresata jest zależna od przesłania na adres elektroniczny adresata zawiadomienia zawierającego: (1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego, (2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma, (3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Organ nie wypełnił powyższych wymogów. Ze znajdującej się w aktach "historii wysyłki email-a automatycznego", przedstawionego dla potwierdzenia daty odbioru decyzji przez skarżącego, wynika jedynie, iż wysyłka zakończyła się powodzeniem. Również i ta okoliczność, gdyby przyjąć, że możliwe było doręczenie decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, nie pozwalałaby na przyjęcie, że takie doręczenie było skuteczne.

 Źródło: NSA