Wspólny zakup energii przez samorządy województwa dolnośląskiego i lubuskiego pozwolił na zaoszczędzenie prawie 13 milionów złotych z budżetów JST. W 2012 roku pojawiła się inicjatywa utworzenia największej w Polsce grupy zakupowej. W efekcie porozumienia pomiędzy samorządami, aż 111 JST przystąpiło do wspólnego przetargu na zakup energii elektrycznej. Sukces dolnośląskich i lubuskich samorządowców jest inspiracją dla wielu JST, które podejmują działania zmierzające do wspólnych zakupów nie tylko energii elektrycznej, ale także gazu, usług telekomunikacyjnych, czy też ubezpieczeniowych.
Pomysł na tworzenie grup zakupowych powstał wiele lat temu w przedsiębiorstwach. Od kilku lat grupy zakupowe pojawiają się w administracji. Na początku kwietnia 2011 roku premier Donald Tusk podpisał zarządzenie, które umożliwiło jednostkom rządowym dokonywanie zbiorowych zakupów. Niezależnie od administracji rządowej, samorządy terytorialne same wychodzą z inicjatywą i próbują organizować własne grupy zakładowe, Widać już pewne efekty. W dotychczasowych postępowaniach przetargowych, hurtowe zakupy energii elektrycznej w formie grup zakupowych przyniosły wysokie oszczędności: Miasto Toruń - 1 mln zł, Miasto Legnica - 8 %, Miasto Rzeszów - 10 %. Żadnemu samorządowi nie udało się jednak na tak dużą skalę jak Świdnicy i Lubinowi.
W związku z rosnącymi kosztami energii elektrycznej 111 samorządów województwa dolnośląskiego oraz lubuskiego postanowiło utworzyć Grupę Zakupową, aby dzięki wspólnemu przetargowi na dostawę energii elektrycznej uzyskać oszczędności na zakupie prądu. Inicjatorami przedsięwzięcia byli: Prezydent Świdnicy Wojciech Murdzek oraz Prezydent Lubina Robert Raczyński. Świdnica prowadziła negocjacje z dostawcą energii elektrycznej w ramach swojego samorządu od 2010 r. Z powodzeniem udało się wynegocjować grupowe zakupy energii elektrycznej dla miasta Świdnicy i miejskich jednostek, w wyniku których miasto zaoszczędziło blisko 100 tys. zł. Pomysł został przedstawiony przez Prezydenta Świdnicy Wojciecha Murdzka, Przewodniczącego Sudeckiego Konwentu, na jednym z jego posiedzeń. Dodatkowo sprawę zaprezentowano podczas jednego z paneli dyskusyjnych w ramach Ogólnopolskiego Kongresu Regionów, który organizowany jest w Świdnicy od kilku lat we współpracy z wydawnictwem Ringier Axel Springer. Pozwoliło to także na prezentację tematu na łamach takich czasopism, jak Newsweek czy Forbes. W rezultacie do inicjatywy utworzenia Grupy Zakupowej przyłączyło się 111 samorządów, z czego ponad połowę stanowiły samorządy Dolnego Śląska (1/3 całości to samorządy województwa lubuskiego).
Równolegle podobne działania na większą skalę prowadził samorząd lubiński. W 2011 udało mu się skupić 32 jednostki samorządu terytorialnego z Województwa Dolnośląskiego, co w efekcie pozwoliła na utworzenie Grupy Zakupowej oraz zorganizowania wspólnego postępowania przetargowego w celu wyłonienia dostawcy energii elektrycznej w 2012 r. Przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, co zachęciło Miasto Lubin do jego kontynuowania w kolejnym roku. Mając na względzie ogromne doświadczenie w realizacji przedsięwzięcia Sudecki Konwent postanowił przyłączyć się do grupy lubińskiej i wspólnie zawalczyć o tańszy prąd. O pomyśle zrobiło się głośno za sprawą dużego zainteresowania mediów regionalnych i krajowych, dzięki czemu do inicjatywy świdnicko-lubińskiej przyłączyły się także gminy z województwa lubuskiego. Na lidera projektu wybrano samorząd lubiński. Powiększając grupę zakupową na rok 2013 w stosunku do roku 2012, gdy uczestniczyło w niej 32 jednostki samorządowe spodziewano się, że uda się połączyć we wspólnym zamierzeniu około 50 jednostek. Ogromne zainteresowanie JST współpracą spowodowało, że aż 111 jednostek samorządowych utworzyło najliczniejszą Grupę Zakupową w skali całego kraju, obejmującą prawie 17 000 punktów poboru energii.
Tak jak w latach ubiegłych duża Grupa Zakupowa miała skłonić do udziału w postępowaniu i przedstawieniu ofert cenowych przez wielu dostawców, a to miało zagwarantować uzyskanie korzystnych cen energii. Ze względu na skalę postępowania ofertycenowe zostały złożone przez czterech największych dostawców energii elektrycznej na terenie naszego kraju. Najkorzystniejszą ofertę przedłożyła firma PGE Obrót i to ona została wybrana na dostawcę energii na rok 2013. Procedury przetargowe zakończyły się w grudniu 2012 r.. Umowę z nowym dostawcą podpisano 17 grudnia 2012 r. W postępowaniu udział wzięły jeszcze firmy ENEA, Energa Obrót oraz Tauron Sprzedaż. Całkowita wartość zamówienia przekroczyła 43.000.000 zł. W sumie cała grupa zakupowa zebrała ponad 144 mln kilowatogodzin. Dzięki tak dużym zakupom samorządy miały możliwość negocjacji ceny, co przełożyło się na duże oszczędności. Ponadto ogłaszane przetargi pozwalają na zagwarantowanie korzystnych i stałych cen energii na kolejne lata, co jest ważnym czynnikiem ze względu na ustawiczny wzrost cen prądu. Wspólny przetarg to także szansa dla małych gmin, które do tej pory ze względu na niewielkie zapotrzebowanie na kilowatogodziny, nie były poważnym partnerem dla dostawców energii i nie mogły brać udziału w procesie negocjacyjnym. Prace w ramach grupy zakupowej zostały dokładnie zaplanowane.
Ramowy harmonogram prac nad postępowaniem przetargowym na dostawę energii elektrycznej dla Grupy Zakupowej na 2013r. prezentował się następująco:
- pisma informujące samorządy o powołaniu do działania Grupy Zakupowej trafiły do samorządów w lutym 2012 r.
- do dnia 31 marca 2012 r. samorządy zostały zobligowane do dostarczenia do Urzędu Miejskiego w Lubinie deklaracji przystąpienia do Grupy Zakupowej na rok 2013 r.; jednostki samorządu terytorialnego, które terminowo zadeklarowały chęć uczestnictwa otrzymały drogą elektroniczną materiały konieczne do zebrania danych do przeprowadzenia postępowania przetargowego
- dnia 30 kwietnia 2012 r. mijał ostateczny termin wpływu do Urzędu Miejskiego w Lubinie materiałów wymienionych w punkcie powyżej
- maj/czerwiec 2012 r. był to czas przeznaczony na weryfikację pod względem poprawności materiałów nadesłanych przez członków Grupy Zakupowej
- lipiec/sierpień 2012 r.-postępowanie przetargowe
- koniec sierpnia 2012 r. -zaplanowano rozstrzygnięcie postępowania przetargowego i wyłonienie nowego dostawcy energii elektrycznej
- wrzesień/październik 2012 r. zaplanowano podpisanie umów przez członków Grupy Zakupowej na rok 2013 z nowo wyłonionym dostawcą energii elektrycznej
Dla usprawnia współpracy samorządy zostały także poproszone o wyłonienie osoby odpowiedzialnej za merytoryczne kontakty w sprawie postępowania przetargowego. Należy zauważyć, że zdecydowana większość jednostek przed przystąpieniem do przetargu nie miała żadnych rabatów, czyli płaciła za energię na podstawie cen w tzw. taryfie. Uzyskane w wyniku przetargu ceny za kilowatogodzinę, w zależności od rodzaju taryfy dla energii, były od ok. 10% do nawet 38% niższe od cen zawartych w taryfie firm, które przed przetargiem były dostawcami energii elektrycznej dla podmiotów, które wzięły udział w postępowaniu.
Okazało się także, że te samorządy, które uczestniczyły w postępowaniu przetargowym w 2011 r. uzyskały w 2013 roku jeszcze niższe ceny za dostawę prądu, oszczędzając dodatkowo od 2% do 11 % w stosunku do cen na rok 2012. W związku z tym zamiast słyszeć o podwyżkach samorządy uzyskały obniżki, czyli jeszcze większe oszczędności.
Wspólne postępowanie pozwoliło zaoszczędzić wszystkim uczestnikom Grupy Zakupowej łącznie 12.900.000,00 zł w 2013 roku. Te pieniądze pozostały w budżetach i będą wykorzystane na inne zadania.
Partnerstwo Samorządów w powyższej formie pozwoliło JST na zmierzenie się z nowym wyzwaniem, jakim jest organizacja i koordynacja działań na rzecz uzyskania wspólnych korzyści w realizacji zadań publicznych w 111 jednostkach na terenie dwóch województw. Dzięki wprowadzeniu efektywnych i nowatorskich mechanizmów instytucjonalnego współdziałania przeprowadzono przetarg na zakup energii dla największej grupy zakupowej w Polsce. Dzięki inicjatywie nawiązana została współpraca pomiędzy dolnośląskimi i lubuskimi samorządami i ich jednostkami. Opisana inicjatywa przyniosła wymierne efekty finansowe tj. 13 mln zł oszczędności w budżetach JST. Sama Świdnica w roku 2013 zaoszczędzi ponad 250.000 zł., ale łącznie z naszymi wcześniejszymi negocjacjami jest to blisko 400.000 zł. Jest to dla budżetu Miasta Świdnica poważna i znacząca kwota. Osiągnięty sukces wyzwolił w samorządach skupionych w Grupie Zakupowej powołanie kolejnych grup roboczych, które rozmawiać mają o wspólnym zakupie nie tylko energii elektrycznej, ale także gazu, usług telekomunikacyjnych, czy też ubezpieczeniowych. Rozważany jest także wspólny zakup paliwa i negacje cenowe nie z właścicielami konkretnych stacji, a z koncernami paliwowymi. Wszystkie podjęte działania prowadzą do szeroko rozumianej współpracy na rzecz społeczności lokalnych i poprawy warunków życia mieszkańców zaangażowanych samorządów. O działaniach w ramach przedsięwzięcia informowane są społeczności Powiatów i Gmin poprzez własne serwisy internetowe. Dodatkowo sprawa była szeroko prezentowana oraz komentowana w mediach lokalnych i regionalnych.
Samorządy nie poniosły żadnych dodatkowych nakładów finansowych, które znacznie obciążyłyby ich budżety. Dla usprawnienia współpracy samorządy wyłoniły osoby odpowiedzialne za merytoryczne kontakty w sprawie postępowania przetargowego. Koordynację przedsięwzięcia powierzono Miastu Lubin. Koniecznym było zorganizowanie dwóch dużych spotkań z uczestnikami Grupy Zakładowej. Miasto Lubin poniosło koszty druku pism do 111 samorządów oraz wysyłki droga pocztową informacji związanej z harmonogramem prac.
Bardzo ważne jest dokładne zaplanowanie harmonogramu prac oraz ustalenie procesu rekrutacji jst. Kluczowe dla sprawnej realizacji przedsięwzięcia jest precyzyjne ustalenie terminów poszczególnych etapów realizacji całego procesu z uwzględnieniem terminów wynikających z ustawy Prawo energetyczne oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. Zaleca się, aby pamiętać o konieczności zgłoszenia wypowiedzenia umowy na dostawę energii w ramach dotychczasowego dostawcy energii najpóźniej do ostatniego dnia listopada roku poprzedzającego ten, w którym wynegocjowaliśmy lepsze warunki na dostawę prądu.
Więcej samorządowych dobrych praktyk można znaleźć na www.dobrepraktyki.pl
