Zgodnie z art. 79 KPA strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. Strona ma prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, może zadawać pytania świadkom, biegłym i stronom oraz składać wyjaśnienia. Jeżeli kodeks przyznaje stronie czynne prawo udziału w czynności dowodowej jaką jest przesłuchanie świadka, w tym prawo zadawania pytań, to tym samym wyklucza to możliwość złożenia przez świadka zeznań na piśmie.

Pomimo iż brzmienie przepisów w tym zakresie wydaje się oczywiste organy administracji publicznej stosunkowo często o tym zapominają, stosują odpowiednio przepisy dotyczące składania oświadczeń przez stronę postępowania. Praktyka taka jednak jest błędna. W wyroku z dnia 2 kwietnia 2009 r. II OSK 477/08 Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że „przepisy KPA nie przewidują, aby świadek mógł swoją wiedze o stanie faktycznym sprawy przekazywać organowi administracji w formie oświadczenia. Zgodnie z art. 75 § 2 KPA oświadczenie za zgodą organu administracji może złożyć jedynie strona pouczona o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania i to wtedy, gdy przepisy nie wymagają zaświadczenia. W odniesieniu do świadków kodeks zna jedynie dowód z zeznań świadka, złożonych właśnie po pouczeniu o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania - art. 83 § 3 KPA”. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 marca 2011 r. w sprawie. II GSK 401/10 sąd „wyłuszczył” różnice pomiędzy oświadczeniem na piśmie osoby trzeciej a zeznaniem w charakterze świadka, wskazując, że „dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Różnica w wartości dowodowej dokumentu prywatnego i zeznania świadka wynika przede wszystkim z faktu, że świadek składa zeznania po uprzedzeniu go przez organ administracji publicznej o odpowiedzialności za fałszywe zeznania, a osoba składająca pisemne oświadczenie w formie dokumentu prywatnego, nie jest obciążona taką odpowiedzialnością, co może mieć wpływ na treść i prawdziwość składanych oświadczeń. Ponadto świadek składając zeznania na rozprawie administracyjnej, odpowiada na konkretne pytania prowadzącego rozprawę, a także obecnych stron. Składając natomiast pisemne oświadczenie, oświadcza to co sam chce, bez możliwości uzupełnienia, czy uściślenia podanych faktów.”.

Jaka jest zatem wartość dowodowa takich „zeznań” na piśmie. W wyroku z dnia 20 października 2005 r. sygn. II OSK 124/05 Naczelny Sąd Administracyjny wyjaśnił, że „przepisy KPA dopuszczają możliwość złożenia na piśmie zeznań przez osoby fizyczne (argument z art. 50 § 1 i art. 54 § 1 KPA), jednakże nie są to zeznania świadków w rozumieniu art. 83 §3 KPA, a jedynie pisemne oświadczenia osób fizycznych, o posiadaniu określonych informacji. W takiej sytuacji, gdy jednocześnie organ odmawia wiarygodności pisemnym oświadczeniom, zachodzi oczywista konieczność przesłuchania tych osób w charakterze świadków.”. 

Należy pamiętać, że obowiązek prowadzenia postępowania dowodowego leży głównie po stronie organu, co wynika wprost z art. 77 KPA. Jeżeli z prywatnych oświadczeń osób trzecich włączonych do akt postępowania, wynika, że stan faktyczny i prawny może być inny niż wynikający ze zgromadzonego materiału dowodowego obowiązkiem organu jest podjęcie działań wyjaśniających.