Prawo do informacji to jedno z podstawowych praw i wolności obywatelskich Europejczyków. Mieszkańcy Unii Europejskiej chcą wiedzieć w jaki sposób są inwestowane jej zasoby finansowe i jakie przedsięwzięcia współfinansowane są z funduszy UE. Wkroczyliśmy w nowy okres programowania. Uczymy się nowych zasad przygotowania i realizacji projektów współfinansowanymi przez Fundusze Europejskie. W zakresie informacji i promocji wielkiej rewolucji nie ma, ale warto przyjrzeć się obowiązkom w tym zakresie. Tym bardziej, że ich wypełnianie może podlegać kontroli.
Beneficjenci oczekują konkretnych, praktycznych informacji, podanych w krótkiej, prostej i zrozumiałej formie.
Obowiązki informacyjno-promocyjne zapisane są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. Dotyczą one wnioskodawców i beneficjentów programów:
- Infrastruktura i Środowisko 2014-2020
- Inteligentny Rozwój 2014-2020
- Polska Cyfrowa na lata 2014-2020
- Polska Wschodnia 2014-2020
- Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020
- Pomoc Techniczna 2014-2020
- 16 Programów Regionalnych na lata 2014-2020
Dotyczy on także projektów realizowanych w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych i podmiotów, które wdrażają instrumenty finansowe.
Aby poinformować społeczeństwo o współfinansowaniu z UE należy:
- oznaczać znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym:
- wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu, np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania,
- wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków,
- dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy
- umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w miejscu realizacji projektu
- umieścić opis projektu na stronie internetowej
- przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej
Należy także dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w ramach projektu.
Warto pamiętać, że beneficjenci oczekują konkretnych, praktycznych informacji, podanych w krótkiej, prostej i zrozumiałej formie. Działania informacyjno – promocyjne powinny być dostosowane do grupy docelowej
Co jeszcze można zrobić aby skutecznie docierać z wiadomościami o realizowanych projektach? Autorzy Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji proponują następujące działania podkreślając jednocześnie, że, priorytetem powinny być działania bezkosztowe i niskokosztowe np.
- umieścić naklejki lub tabliczki na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu,
- przygotować dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na swoich stronach internetowych,
- przygotować stronę/podstronę internetową projektu,
- podjąć działania w mediach społecznościowych,
- przygotować informację prasową i przekazać ją mediom,
- zorganizować spotkanie informacyjne na temat realizowanego projektu,
- zorganizować konferencję prasową,
- zaprezentować projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne,
- wypowiadać się publicznie na temat projektu.
