Jednostki ochrony zdrowia to bardzo specyficzny rodzaj organizacji. Powołane są do życia, aby osiągać zupełnie nieekonomiczne zadania, jednak ze względu na otoczenie, w którym funkcjonują, zasad ekonomii przestrzegać muszą. W przeciwnym wypadku skutki mogą być katastrofalne dla pacjentów, jak i personelu. W poniższym cyklu dotyczącym zarządzania w podmiotach leczniczych przedstawimy Państwu kilka spostrzeżeń praktyków zajmujących się tym tematem w codziennej pracy.
Planowanie i controlling – praktyczne aspekty wdrożenia systemu informatycznego w szpitalu
W poprzednich artykułach przybliżyliśmy Państwu jakie elementy powinien mieć program do budżetowania i controllingu, aby w pełni wspierał w zarządzaniu podmiotem leczniczym oraz jak sprawdził się taki program w jednej z przychodni. Obecnie przeanalizujemy podobne wdrożenie, ale w innym podmiocie leczniczym - szpitalu.
Kontrakt z NFZ w analizowanym szpitalu wynosił ok. 85 mln zł. Jednostka posiadała bogatą ofertę medyczną, zarówno w przypadku lecznictwa szpitalnego (20 oddziałów), jak i ambulatoryjnej opieki specjalistycznej (19 poradni). Były jednak problemy finansowe i zadłużenie na poziomie 100 mln zł. W ramach stworzonego przez firmę doradczą programu naprawczego (wraz z asystą firmy we wprowadzaniu działań restrukturyzacyjnych) został wdrożony program do budżetowania i controllingu.
Podobnie jak w przypadku pierwszych wdrożeń, najpierw zaproponowano procedurę procesu budżetowania oraz zostały przeprowadzone cykliczne szkolenia dla pracowników szpitala, a następnie zaimportowano dane bazowe do systemu. Praca poszczególnych pracowników w programie ostatecznie zakończyła się w czerwcu i już w następnym miesiącu, na podstawie sporządzonego planu oraz danych rzeczywistych zaciąganych do programu, powstał pierwszy raport z realizacji budżetu ujętego w programie. Raport ten pozwalał na szybką identyfikację odchyleń i był sporządzany przez analityków w całym okresie korzystania przez szpital z usługi controllingu. W programie znalazły się również limity na ma-teriały medyczne, które dodatkowo miały wzmocnić kontrolę zużyć tego asortymentu.
Co o wdrożeniu mówi zarząd szpitala?
Przy użyciu danych z tego systemu było możliwe stworzenie dokładniejszego obrazu zjawisk zachodzących w organizacji. Stworzyło to możliwość głębszego wglądu w bieżące koszty i przychody, poszukiwania „wąskich gardeł”.
Zdaniem Zarządu spółki „narzędzie pozwala między innymi na zaplanowanie i późniejszą kon-trolę wykonania planu finansowego globalnego i na poziomie ośrodków powstawania kosz-tów, co znacznie ułatwia, a często w ogóle umożliwia podejmowanie racjonalnych decyzji zarządczych. Wysoko oceniamy użyteczność tego oprogramowania, rekomendując je szczególnie dla firm, które od podstaw budują lub w sposób istotny przebudowują systemy informatyczne, obejmujące wszystkie aspekty ich działalności.”
Ponadto możliwe jest tworzenie analizy wrażliwości zarówno planowania jak i wykonania. Analiza ta opiera się na przewidywaniu wyniku, przy zastosowaniu zmiennych mających wpływ na wynik. Stanowi ważne narzędzie redukcji ryzyka podejmowanych przez kadrę zarządzającą decyzji – zwłaszcza dotyczących zyskowności inwestowania.
Inwestycja w doradztwo eksperta i dobre oprogramowanie informatyczne do zarządzania jednostką, może być czynnikiem decydującym o przetrwaniu na rynku usług zdrowotnych.
Autor: Ewa Szymkowiak, Koordynator ds. narzędzi IT ZUK Know How sp. z o.o.
