Zarządzanie ryzykiem w podmiocie leczniczym polega na permanentnym monitorowaniu i obniżaniu ryzyka do poziomu akceptowalnego przez właściciela podmiotu.

Zarządzanie ryzykiem składa się z następujących procesów głównych i ich planowania, które to planowanie jest zbiorem czynności, mających na celu z jednej strony skłonienie menedżera podmiotu leczniczego do przygotowania i zorganizowania procesu zarządzania ryzykiem, z drugiej zaś ma doprowadzić do powstania infrastruktury organizacyjnej, gdzie zadaniem będzie podjęcie działań zmierzających do:

• izolowania i zmniejszenia ryzyka,
• eliminowania ryzyka (jeśli jest to możliwe i uzasadnione),
• przygotowania alternatywnych sposobów działania oraz określenia rezerw czasowych i pieniężnych w celu zabezpieczenia przed zagrożeniami mogącymi pojawić się podczas planowania i wykonywania czynności/usług do których powołany został podmiot leczniczy.

Materiałami wejściowymi do planowania procesu zarządzania ryzykiem są:

• karta projektu,
• polityka w zakresie zarządzania ryzykiem,
• ewidencja ról i obowiązków pracowników,
• wytyczne dotyczące tolerancji interesariuszy wobec możliwych ryzyk,
• szablony planu zarządzania ryzykiem w podmiocie leczniczym (jeżeli takie istnieją),
• struktura podziału pracy.

Materiały te powinny być wykorzystane podczas spotkań, których celem będzie stworzenie planu zarządzania ryzykiem. Plan taki powinien zawierać:

1. metodykę określającą sposoby,
2. narzędzia i źródła danych, które należy wykorzystać w zarządzaniu ryzykiem,
3. opis ról i obowiązków poszczególnych zespołów roboczych jak i indywidualnych pracowników podmiotu leczniczego względem procesu zarządzania ryzykiem,
4. całkowity budżet podmiotu leczniczego oraz kwotę przeznaczoną na proces zarządzania ryzykiem,
5. listę terminów określających wszystkie działania związane z procesem zarządzania ryzykiem na wszystkich etapach funkcjonowania podmiotu leczniczego,
6. system oceny i interpretacji zdarzeń mogących wywołać niepożądany przebieg funkcjonowania podmiotu leczniczego,
7. progi akceptacji, czyli kryteria określające, kiedy powinny zostać podjęte działania będące odpowiedzią na zaistniałe ryzyko,
8. sposoby tworzenia dokumentacji procesu zarządzania ryzykiem oraz charakterystykę procesu śledzenia ryzyka w czasie realizacji zadań podmiotu leczniczego.

Istotnym elementem procesów zarządzania ryzykiem jest identyfikacja ryzyk, na którą składają się wszystkie działania, których celem jest wykrycie źródeł ryzyka, a następnie ich usystematyzowanie według przyjętych kategorii.

Identyfikacja ryzyka jest procesem iteracyjnym, wykonuje się ją wielokrotnie zarówno podczas planowania, jak i w trakcie realizacji projektu.

Materiałami wejściowymi do identyfikacji ryzyka są:

• plan zarządzania ryzykiem będący efektem poprzedniego etapu,
• rezultaty procesów planowania, do których należą: karta projektu, struktura podziału pracy,
• opis wytwarzanego produktu,
• harmonogram i szacunki kosztów, plany użycia zasobów,
• plany zamówień, listy zagrożeń i ograniczeń,
• zdefiniowane kategorie ryzyka, czyli nazwy grup, do jakich będzie można zakwalifikować wszystkie niekorzystne zdarzenia, mogące pojawić się podczas planowania i realizacji przedsięwzięcia.

Ułatwieniem w planowaniu procesów zarządzania ryzykiem jest wprowadzenie kategorii (niekiedy nazywanych profilami) umożliwiających systematyzację wszystkich ryzyk.

Ważne jest, by przyjęte kategorie były prawidłowo dobrane w zależności od specyfiki i tym samym odpowiadały typowym źródłom ryzyka dla danej branży lub obszaru stosowanych procedur lub powstających zdarzeń medycznych.

Do często wyróżnianych kategorii ryzyka należą:

• ryzyko techniczne,
• ryzyko związane z zarządzaniem,
• ryzyko organizacyjne,
• ryzyko zewnętrzne,
• obciążenia historyczne dotyczące dotychczasowego funkcjonowania projektów leczniczych

Źródło: materiał powstał w ramach projektu "Innowacyjna i sprawna administracja" współfinansowanego ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, a realizowanego przez Związek Powiatów Polskich; autor: Janusz Atłachowicz