Zaświadczenie potwierdza określone fakty lub stan prawny – istnienie uprawnienia lub obowiązku określonego w decyzji lub w innym akcie administracyjnym wydanym wcześniej. Jak wynika z tej definicji, zaświadczenie nie wywołuje skutków prawnych, a ma jedynie znaczenie dowodowe.

O wydanie zaświadczenia może ubiegać się każdy podmiot, któremu przysługuje prawo do występowania w charakterze strony postępowania administracyjnego.

Zaświadczenie wydaje się na żądanie osoby mającej interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni.

Organ jest zobowiązany do wydania zaświadczenia, jeżeli przepis prawa wymaga wprost urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego, nawet gdy nie posiada danych w swojej dokumentacji.

Musi wówczas przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w zakresie niezbędnym do wydania zaświadczenia.

W pozostałych przypadkach organ może odmówić wydania zaświadczenia, jeżeli nie może określić jego treści na podstawie prowadzonych przez siebie rejestrów, ewidencji lub innych danych.

Generalnie, odmowa wydania zaświadczenia może nastąpić w następujących przypadkach:

• organ nie jest właściwy w sprawie;
• osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia nie wykazała interesu prawnego w urzędowym potwierdzeniu faktów lub stanu prawnego;
• brak przepisu prawa, który wymagałby urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego;
• organ nie dysponuje danymi umożliwiającymi wydanie zaświadczenia;
• organ nie może spełnić żądania strony w zakresie treści zaświadczenia ze względu na zakres posiadanych danych lub ze względu na zakaz wynikający z przepisów prawa (zakaz ten musi wyraźnie wynikać z przepisów, nie można go domniemywać).

Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

W przypadku, kiedy organ – ze względu na brak danych – nie może wydać zaświadczenia o treści wskazanej we wniosku zainteresowanego, wydaje postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o treści żądanej przez wnioskodawcę. Na to postanowienie także służy zażalenie.

Kodeks postępowania administracyjnego reguluje także kwestię żądania zaświadczeń przez organy administracji publicznej. Organ administracji nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego:

• znanych organowi z urzędu;
• możliwych do ustalenia przez organ na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych;
• możliwych do ustalenia na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

W pozostałych przypadkach organ może żądać zaświadczenia jedynie wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa i ma obowiązek ten przepis wskazać. Jeżeli przepis prawa nie wymaga przedstawienia przez stronę postępowania zaświadczenia, organ odbiera od niej, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania (art. 75, § 2 k.p.a.).

Źródło: Praktyczne stosowanie k.p.a., B.Kozłowska - LEM Projekt, J.Wajs, FRDL, Warszawa 2011