Zgodnie z nową ustawą z dnia 10 października 2014 roku – Prawo o aktach stanu cywilnego akty stanu cywilnego sporządzone w postaci papierowej w trybie przepisów dotychczasowych będą przenoszone do rejestru stanu cywilnego w formie dokumentów elektronicznych w takiej strukturze, jaka jest przewidziana dla aktów elektronicznych. Szczegółowy sposób przenoszenie danych zostanie określony rozporządzeniem, którego projekt trafił do zaopiniowania przez Komisję Wspólną.

Większość zaproponowanych rozwiązań jest oczywista. Zakłada się bowiem, że dane wynikające z treści aktu stanu cywilnego przenosi się w odpowiednie rubryki rejestru. Jedną z istotniejszych kwestii było odniesienie się do dat błędnie wpisanych w źródłowym akcie stanu cywilnego. Dla zapewnienia zgodności zapisów przyjęto, że daty takie będą przenoszone bez zmiany – w odrębnym rekordzie danych będzie jednak wskazywane, że wpisana data jest nieprawidłowa.

Wzmianki wpisane w akcie będą przenoszone co do zasady w brzmieniu wynikającym z aktu, z tym że wzmianka, która zmienia określone dane w akcie będzie przekształcona do struktury wzmianki wynikającej z przepisów o sposobie prowadzenia rejestru.

Akty stanu cywilnego przeniesione do rejestru stanu cywilnego będą uwierzytelniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego poprzez zaakceptowanie certyfikatem przechowywanym na karcie mikroprocesorowej.

Projekt rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego został skierowany do zaopiniowania przez Zespół ds. Administracji Publicznej i Bezpieczeństwa Obywateli.