O korzyściach płynących z pełnego wdrożenia e-doręczeń, harmonogramie realizacji, zapewnieniu bezpieczeństwa użytkowników oraz wyzwaniach związanych z implementacją systemu rozmawialiśmy z Dariuszem Standerskim, Sekretarzem Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji.
Jakie korzyści dla obywateli, a jakie dla instytucji publicznych przyniesie pełne wdrożenie systemu E-doręczeń?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dokument nadany z użyciem e-Doręczeń będzie równoważny z tradycyjną papierową przesyłką poleconą. To możliwość wymiany korespondencji zarówno między administracją publiczną, jak i między obywatelami i firmami. W konsekwencji, wdrożenie i upowszechnienie e-Doręczeń stanowi kolejny krok w cyfryzacji państwa, gdyż pozwala na łatwe wysyłanie i odbieranie listów w formie elektronicznej. Dla obywateli to spore ułatwienie i możliwość wymiany korespondencji przez skrzynkę do e-Doręczeń z jednostkami publicznymi, np. urzędami miast i gmin, szkołami, ośrodkami zdrowia, przedszkolami, urzędami skarbowymi, ale też przedstawicielami zawodów zaufania publicznego i przedsiębiorcami. Bez konieczności wizyt w urzędzie czy stania w kolejce na poczcie, obywatel czy przedsiębiorca może bezpłatnie wysłać pismo do urzędu i odebrać całą korespondencję urzędową wysłaną przez e-Doręczenia w dowolnym czasie i miejscu. Wystarczy mieć adres e-Doręczeń i dostęp do internetu.
Kiedy możemy spodziewać się pełnej implementacji systemu E-doręczeń i czy harmonogram jest nadal aktualny?
e-Doręczenia są już dostępne – zachęcam każdą i każdego do założenia skrzynki! Pełne wykorzystanie nastąpi po 1 stycznia 2025 r. Wtedy wejdzie w życie obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla większości podmiotów publicznych i zawodów zaufania publicznego. Od tego terminu również przedsiębiorcy – dokonujący wpisu w CEIDG i KRS – będą mieli obowiązek założyć adres do doręczeń. Każdy obywatel posiadający adres może spodziewać się, że nie dostanie już awizo do skrzynki, a pismo od urzędu dostanie na swoją skrzynkę elektroniczną.
Aby uzyskać adres do doręczeń (tzw. ADE) wystarczy złożyć wniosek i go aktywować. Sam proces założenia ADE dla osoby fizycznej jest zautomatyzowany i trwa kilka minut. Po złożeniu wniosku otrzymujemy po chwili informację o założonym adresie do doręczeń elektronicznych. W przypadku podmiotów publicznych czas założenia adresu do e-Doręczeń może być nieco dłuższy. Wynika to z konieczności weryfikacji załączonego do wniosku pełnomocnictwa wystawionego dla osoby składającej wniosek. Istotne jest zatem, aby podmioty publiczne złożyły wniosek o adres do e-Doręczeń już teraz i nie czekały na wdrożenie do 1 stycznia 2025 roku, czyli do dnia, w którym obowiązek korzystania z e-Doręczeń wejdzie w życie. Wtedy obywatele i przedsiębiorcy będą mogli zarówno odbierać doręczenia elektroniczne, jak i wysyłać do większości urzędów pisma w tej formie.
Jakie działania podjęto, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i ochronę prywatności użytkowników korzystających z e-Doręczeń?
e-Doręczenia są bezpieczne – zapewnia to przede wszystkim zgodność z normami unijnymi eIDAS, które określają niezbędne wymogi dla systemu. Dostęp do systemu jest możliwy po uwierzytelnieniu za pośrednictwem mObywatela, bankowości internetowej czy profilu zaufanego. System ten jest ponadto cyklicznie weryfikowany pod kątem bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo i poufność korespondencji zapewniają dostawcy usługi e-Doręczeń. Znajdują się oni pod nadzorem i podlegają cyklicznym, szczegółowym audytom.
Czy wszystkie zgłaszane problemy techniczne lub prawne związane z E-doręczeniami zostały już rozwiązane? Jeśli nie, jakie wyzwania nadal stoją przed systemem?
System jest gotowy do obsługi korespondencji. Największym wyzwaniem jest wdrożenie usługi już bezpośrednio w podmiotach publicznych. Zgodnie z dotychczasowymi przepisami (w tym KPA) urząd wysyłał korespondencję do obywateli głównie papierowo. Zgodnie z nowymi przepisami e-Doręczenia będą podstawową formą prowadzenia korespondencji, co oznacza konieczność wprowadzenia zmian organizacyjnych w urzędzie, które pozwolą na w pełni elektroniczny obieg i wysyłkę korespondencji.
Statystyki pokazują, że większość urzędów nie korzysta z systemów do elektronicznego obiegu dokumentów. Bez tych systemów korzystanie z e-Doręczeń – głównie w podmiotach, które generują znaczne ilości korespondencji – może być organizacyjnym wyzwaniem. Dlatego też Ministerstwo Cyfryzacji w przyszłym roku rusza z projektem upowszechnienia systemu EZD RP w administracji publicznej – mamy na to ponad 200 mln zł z KPO.
Jakie wsparcie przewidziano dla osób mniej obeznanych z technologią, aby system był dostępny dla wszystkich obywateli, w tym seniorów?
Użyteczność i dostępność systemu e-Doręczeń to dla nas jedne z głównych priorytetów. Prosty sposób logowania, jak i możliwie najprostszy sposób wysłania i odbioru wiadomości podlegają cyklicznej weryfikacji przez użytkowników. W wyniku badań, które z nimi przeprowadziliśmy, na bieżąco wdrażaliśmy potrzebne zmiany. Ten sposób podejścia pozwala doskonalić system, współdziałając bezpośrednio z odbiorcami usług. System e-Doręczeń zweryfikowano w zakresie dostępności cyfrowej, tak aby wysyłka korespondencji drogą elektroniczną była jak najprostsza i intuicyjna. Projektując system e-Doręczeń staraliśmy się, aby był najbardziej zbliżony w użytkowaniu do zwykłej wiadomości e-mail, i aby spełniał wymogi bezpieczeństwa i norm unijnych. Z myślą o różnych grupach odbiorców i użytkowników systemu e-Doręczeń, udostępniliśmy także szereg materiałów edukacyjnych i instruktażowych, tak aby jak najlepiej przygotować ich do efektywnego wykorzystywania możliwości, jakie on daje.
Jakie wsparcie dla samorządowców, którzy będą odpowiadali za wdrożenie?
Przeprowadziliśmy już kilka tematycznych webinarów informacyjnych o e-Doręczeniach, na których poruszono najważniejsze zagadnienia dotyczące wdrożenia i korzystania z e-Doręczeń. Podczas webinariów omawiamy zgłaszane tematy, jak i udzielamy odpowiedzi na pytania uczestników. Tylko w październiku i listopadzie w webinarach wzięło udział 4000 podmiotów z administracji rządowej (ministerstw), jednostek samorządu terytorialnego (starostw, urzędów miast i gmin), placówek oświatowych (szkół, przedszkoli, żłobków), placówek opiekuńczych (domów pomocy społecznej). Webinary cieszą się dużym zainteresowaniem, dlatego planujemy już kolejne - w grudniu. Informację o nich zamieścimy w Serwisie RP Gov.pl, na stronie e-Doręczenia, w aktualnościach.
Od kwietnia 2024 roku prowadzone są ponadto cykliczne spotkania grupy roboczej ds. e-Doręczeń, z udziałem przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego. Staram się być na każdym, jeżeli tylko nie mam w tym samym czasie debat w Sejmie. Do tej pory udało się przeprowadzić 8 takich spotkań, w toku których wspólnie wypracowywano propozycje zapisów do zmiany ustawy o e-Doręczeniach, omawiano postulaty dotyczące rozwoju usługi e-Doręczeń, jak i wypracowano praktyczny Przewodnik e-Doręczeń dla jednostek samorządu terytorialnego, dotyczący wdrażania i stosowania z systemu e-Doręczenia.
Także dzięki współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego pracujemy nad przygotowaniem nagrań z cyklu “Praktycy praktykom”, w których przedstawiciele poszczególnych jednostek dzielą się doświadczeniem z wdrażania e-Doręczeń w swoich urzędach.
Czy planowane są kampanie edukacyjne lub informacyjne, aby zwiększyć świadomość i akceptację systemu E-doręczeń wśród obywateli, przedsiębiorców i samorządowców?
Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi regularne działania informacyjne na temat usługi e-Doręczeń, skierowane do wszystkich grup jej odbiorców. Dla przykładu - tylko między 18 a 21 listopada obywatele mieli możliwość dowiedzenia się o usłudze e-Doręczeń z materiałów publikowanych m.in. na portalach internetowych, ale też w radiu i telewizji.
Kampania informacyjna realizowana jest również w mediach społecznościowych. Także na tych kanałach komunikujemy, czym jest usługa e-Doręczeń, do kogo jest skierowana, jakie korzyści z niej wynikają. Planowane są dalsze aktywności w tym zakresie.
Czy Ministerstwo zamierza kontynuować pracę grupy roboczej złożonej z przedstawicieli rządu i samorządu ds. doręczeń elektronicznych?
Owszem. Planujemy kontynuować współpracę z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego w ramach grupy roboczej ds. e-Doręczeń, ponieważ ten obszar aktywności niesie wymierne i obopólne korzyści. Pracujemy bezpośrednio z podmiotami, które korzystają z naszego systemu i podmiotami, które są na etapie wdrażania e-Doręczeń w swoim urzędzie. Samo wejście w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku to pierwszy duży krok.
Chcemy, aby system e-Doręczeń rozwijał się i aby odpowiadał na nowe oczekiwania i potrzeby użytkowników. Dlatego w ramach grupy roboczej badamy i zbieramy informacje o potrzebach rozwoju systemu e-Doręczeń. Nie do przecenienia jest także współpraca z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego w zakresie popularyzacji e-Doręczeń w ich jednostkach.
Jakie zmiany zaplanowano w ramach zapowiadanej już wcześniej „dużej nowelizacji” ustawy o doręczeniach elektronicznych?
Projekt zmiany ustawy o doręczeniach elektronicznych, który Sejm RP przyjął 21 listopada tego roku, zakładał przede wszystkim wprowadzenie okresu przejściowego. Kolejna nowelizacja ustawy - tzw. „dużej nowelizacji” e-Doręczeń - zakłada wprowadzenie postulatów zmian kierowanych przez różne środowiska. Dodam, że chodzi zarówno o postulaty użytkowników, jak i te, które wypracowała lub dopiero wypracuje z jednostkami samorządu terytorialnego grupa robocza e-Doręczeń czy grupa robocza przedstawicieli kwalifikowanych dostawców usług.
