Wizytówka powinna być nieodzownym elementem komunikacji każdego samorządowca i to zarówno w życiu zawodowym jak i towarzyskim. Ten niewielki a zarazem ważny szczegół znacznie ułatwia kontakty międzyludzkie, toteż warto wiedzieć jak się z wizytówką obchodzić.

Trochę historii…

Historia wizytówki jest trudna do formalnego opisania, gdyż niektóre źródła podają jako okres jej narodzin III wiek, ale jest to nieudokumentowana informacja, toteż przyjmuje się że powstała ona w Chinach około XV wieku. Dlaczego w Chinach i w tym czasie? Otóż wiadomo, po udokumentowanych wiadomościach z różnych stron świata, że pierwsze wizytówki – karty wizytowe pojawiły się w Chinach około XV wieku i służyły tamtejszym urzędnikom. Karta wizytowa zawierała w sobie ich imię, nazwisko oraz stanowisko, które zajmowali. Następnie rozprzestrzeniła się na cały świat (do Europy dotarła dzięki Marco Polo, który otrzymał je w darze od Mandarynów, przebywając na jednej z wypraw), aby największą popularność zyskać we Francji czasów Ludwika XIV. Pierwsza drukowana wersja wizytówki pochodzi z XVIII-wiecznych Niemiec. W Polsce pojawiły i upowszechniły się pod koniec XVIII wieku podczas obrad sejmu czteroletniego. W XIX wieku, wraz z pojawieniem się klasy średniej i rozwojem przemysłu, wizytówka stała się elementem niezbędnym – zyskała też znaczenie w biznesie (zwłaszcza w USA oraz Anglii, gdzie powszechnie używali jej londyńscy kupcy). W XX wieku wizytówka stała się nieodłącznym elementem spotkań biznesowych i towarzyskich. W dzisiejszych czasach wizytówka wciąż spełnia swoją główną, informacyjną rolę i cieszy się dużą popularnością.

Wygląd ma znaczenie – elegancja w prostocie

Wizytówka powinna być czytelna, skromna i zawierać tylko niezbędne informacje. Elegancja wizytówki zawiera się w jej prostocie, dlatego unikajmy ozdobnych napisów, zakładek, wytłoczeń oraz reklam na odwrocie. Pamiętajmy również, aby wizytówka była w standardowym rozmiarze, czyli 9x5cm, gdyż w innym przypadku może być kłopotliwa i nie zmieścić się w standardowym wizytowniku. Preferowany kolor to biały a kolor czcionki czarny, ciemnoszary lub granatowy.

Profesjonalna wizytówka powinna zawierać następujące informacje: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, nazwę i adres miejsca pracy, adres e-mail oraz numer kontaktowy.

Wizytówki z informacjami po polsku, a na odwrocie z tymi samymi informacjami w innym języku, są nieeleganckie – w takich sytuacjach należy mieć wizytówki w dwu odrębnych wersjach językowych. Co równie ważne, wyjątkowo pretensjonalne jest drukowanie na wizytówce obcojęzycznej wersji rodzimego imienia (np. John zamiast Jan lub Michael zamiast Michał) – nie czyńmy tego.

Rytuał wymiany (wręczania i przyjmowania) wizytówek

• Gdy idziemy na spotkanie służbowe do czyjegoś biura, wizytówkę powinniśmy przekazać sekretarce, gdyż to ona wprowadza i przedstawia gościa. Jeżeli sytuacja tego wymaga, drugą wizytówkę można przekazać osobie, z którą byliśmy umówieni.
• Przy spotkaniach służbowych wizytówki wymienia się najczęściej na początku spotkania, natomiast przy towarzyskich na koniec. Dlaczego tak? Otóż przy spotkaniu służbowym najlepiej na samym początku ustalić tytuły i hierarchię osób, które się spotykają, co ułatwi nam porozumiewanie się i przebieg spotkania. Wówczas wizytówkę należy wręczyć wszystkim uczestnikom. Błędem nie będzie jednak wymiana wizytówek także w trakcie spotkania służbowego (gdy akurat kontekst rozmowy na to pozwala), lub nawet na koniec spotkania, szczególnie jeśli dobrze wiemy z kim prowadzimy rozmowę, a wizytówka oznacza tylko przekazanie danych kontaktowych.
• Podczas spotkań służbowych/biznesowych na najwyższym szczeblu, które zostały wcześniej umówione, praktykuje się wymianę wizytówek na koniec spotkania – jako znak, że rozmówcy chcą podtrzymać dalsze kontakty i są zadowoleni ze spotkania.
• Wymianę wizytówek w sytuacjach służbowych inicjuje osoba w danym momencie wyższa rangą lub pełniąca ważniejszą funkcję. Osoba obdarowana powinna zrewanżować się swoją wizytówką. Nigdy nie prosi się osoby wyższej pozycją zawodową o wizytówkę. Ta inicjatywa musi wyjść od tej osoby.
• Nie rozdajemy wizytówek przy stole podczas lunchu czy też kolacji.
• W przypadku spotkań grupowych obowiązują zasady jak przy powitaniach, z tym że nie wyróżnia się kobiety, a stosuje wyłącznie hierarchię zawodową (lub zaczyna od osób najstarszych).
• Wizytówkę podajemy prawą ręką, bezpośrednio do ręki rozmówcy, niezależnie czy dana osoba stoi, czy siedzi – nie wolno nam jej kłaść na stół przed rozmówcą. Podajemy ją nadrukowaną stroną do góry i odwróconą w stronę odbiorcy.
• Otrzymanej wizytówce poświęcamy chwile uwagi, a następnie wkładamy ją do swojego wizytownika. Jeżeli akurat go przy sobie nie posiadamy, dobrym rozwiązaniem będzie – w przypadku mężczyzn wewnętrzna kieszeń marynarki, w przypadku kobiet torebka.
• Otrzymaną wizytówką nigdy nie należy się bawić. Należy także pamiętać, że chwalenie się wizytówkami otrzymanymi od ważnych osób jest naruszeniem ich prywatności.
• Nieeleganckie jest wręczanie wizytówek wszystkim i w każdej sytuacji – w tym względzie potrzebne jest wyczucie.

Nieaktualne informacje na naszej wizytówce

I taka sytuacja może się zdarzyć. W momencie wymiany wizytówkami należy przekreślić stare dane i wpisać nowe. Wszelkie zmiany zapisujemy na pierwszej stronie, a kończymy na drugiej. Po spotkaniu czym prędzej powinniśmy zamówić nowe wizytówki.

Jak przechowywać wizytówki?

Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie wizytówek w specjalnie do tego przeznaczonym wizytowniku (żeby ich nie uszkodzić – wszak nie wypada wręczać zniszczonej wizytówki). Warto zainwestować w elegancki wizytownik z dwiema przegródkami, w którym można przechowywać zarówno swoje wizytówki jak i te otrzymywane.

Pamiętajmy!

Umiejętność obchodzenia się z wizytówkami świadczy o kulturze osobistej samorządowca, a ta z kolei jest jedną z najlepszych wizytówek urzędu, który reprezentuje!