Rozpoczynamy cykl artykułów dotyczących Centralnego Rejestru Umów. 

Będzie on poświęcony zarówno treściom teoretycznym jak i odpowiedziom na pojawiające się wątpliwości praktyczne w zakresie obowiązku udostępniania danych w CRU. 

Udostępnieniu w Centralnym Rejestrze Umów podlegają informacje o umowach. Umową w rozumieniu kodeksu cywilnego jest porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki.

W kontekście rejestru kluczowe cechy umowy, w przypadku której powstanie obowiązek dokonania wpisu, są następujące:

• umowa zawarta przez jednostkę sektora finansów publicznych lub zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych,
• finansowana ze środków publicznych, które obciążają plan finansowy/budżet danej jednostki sektora finansów publicznych,
• o charakterze „kosztowym” a nie „dochodowym”;
• o charakterze cywilnoprawnym.

Jak przesądził ustawodawca, upublicznieniu w CRU podlegają informacje o umowie, która stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych, czyli spełnia łącznie wszystkie poniższe warunki:

1. odpłatna,
2. zawierana między zamawiającym będącym jsfp a wykonawcą (w rozumieniu P.z.p.)
   1. zamawiający – jednostka sektora finansów publicznych
   2. wykonawca - zgodnie z art. 7 pkt 30 P.z.p. może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oferujące na rynku m.in. wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług
3. której przedmiotem jest nabycie przez jsfp od wybranego wykonawcy:
   1. robót budowlanych (zgodnie z art. 7 pkt 21 P.z.p. przez roboty budowlane rozumie się wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do Wspólnego Słownika Zamówień, lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego), 
   2. dostaw (zgodnie z art. 7 pkt 4 P.z.p. przez dostawy rozumie się nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację) lub 
   3. usług (zgodnie z art. 7 pkt 28 P.z.p. przez usługi rozumie się wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami).

Należy podkreślić, że odesłaniu do umowy spełniającej warunki zamówienia w rozumieniu P.z.p. nie należy przypisywać dalej idących skutków, poza odwołaniem do spełnienia warunków ustawowej definicji. Założeniem ustawodawcy było jedynie posłużenie się pojęciem o ugruntowanej pozycji, a nie powiązanie obowiązku publikowania informacji o umowach w CRU ze spełnieniem dalszych wymogów (np. kwotowych czy co do trybu postępowania) wynikających z Prawa zamówień publicznych. 

W kontekście odpłatnego charakteru umowy należy dodać, że ustawodawca nie przewidział progu minimalnego więc publikacji podlegają informacje o umowie od kwoty 0,01 zł wzwyż. Dodatkowo wymagana jest ekwiwalentność świadczeń oraz uwzględniana jest zarówno forma pieniężna, rzeczowa, mieszana jak i barter. Bez znaczenia pozostaje waluta oraz źródło finansowania.

Ustawa o finansach publicznych przesądza także o formie umów, których dotyczy obowiązek. Wskazuje na następujące:

1. forma pisemna - odnosi się do oświadczenia woli obu stron potwierdzonych na dokumencie własnoręcznym podpisem reprezentantów stron. Należy pamiętać, że ta forma zawierania umowy wymaga odręcznego podpisania dokumentu, który obejmuje treść umowy, przez reprezentantów obu stron. Stąd w przypadku np. wymiany między stronami umowy skanów dokumentów podpisanych jednostronnie uznane jest za zawarcie umowy w formie dokumentowej, gdyż skany dokumentów nie mogą zostać zrównane z formą pisemną z punktu widzenia przepisów prawa;

   Art.  78 k.c. [Zwykła forma pisemna]

   §  1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

2. forma elektroniczna - wymaga złożenia oświadczeń woli w postaci elektronicznego dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Złożenie podpisu kwalifikowanego jest jedynym narzędziem pozwalającym na uznanie, że zachowana została forma elektroniczna w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest zrównany mocą prawną z podpisem własnoręcznym;

   Art.  78(1) k.c. [Forma elektroniczna czynności prawnej]

   §  1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

   §  2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

3. forma dokumentowa - będzie spełniona wtedy, gdy oświadczenie woli zostanie złożone z zastosowaniem dokumentu, dzięki któremu będzie można ustalić, kto takie oświadczenie złożył. Nośnikiem oświadczenia woli w tym przypadku może być np. skan dokumentu, wiadomość e-mail, plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, nagranie audio lub video, zdjęcie, wypełnienie formularza i akceptacja warunków na stronie internetowej. Co istotne, nie wymaga ona złożenia podpisu na oświadczeniu woli.

   Art.  77(2) k.c. [Forma dokumentowa]

    Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

   Art.  77(3) k.c. [Dokument]

    Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. forma szczególna - to wymagana przepisami forma składania oświadczeń woli inna niż forma pisemna, elektroniczna czy dokumentowa. Przykładem formy szczególnej jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego. 

W przypadku umów ustnych nie powstaje obowiązek publikowania informacji o takich umowach w Centralnym Rejestrze Umów, ale przepisy fakultatywnie dopuszczają taką możliwość. Zgodnie z art. 34a ust. 6 kierownicy jednostek sektora finansów publicznych mogą udostępniać i aktualizować informacje o umowach stanowiących zamówienie, ale nie spełniających warunku formy. Należy podkreślić, że umowy ustne powinny być traktowane jako wyjątek, tylko w sytuacjach oczywistej potrzeby.