Naczelny Sąd Administracyjny 2 grudnia 2025 r. wydał prawomocny wyrok w sprawie o sygnaturze III OSK 2800/22, oddalając skargę kasacyjną funkcjonariuszki Policji od wcześniejszego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Sprawa dotyczyła odmowy wypłaty należności za podróże służbowe związane z oddelegowaniem do odbycia adaptacji zawodowej i ma istotne znaczenie praktyczne dla wszystkich jednostek administracji publicznej, które na co dzień stosują przepisy dotyczące delegacji służbowych.
Stan faktyczny sprawy był wieloetapowy. Funkcjonariuszka Komendy Miejskiej Policji została skierowana do odbycia adaptacji zawodowej w innej miejscowości. Jeszcze przed rozpoczęciem adaptacji złożyła raport, w którym z uwagi na sytuację rodzinną wnioskowała o zmianę jej miejsca i terminu oraz jednocześnie oświadczyła, że nie będzie wnioskowała o zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia. Następnie Zastępca Naczelnika Wydziału Komendy Miejskiej Policji wystawił funkcjonariuszce polecenie wyjazdu służbowego, w którym jednoznacznie wskazano środek transportu: PKP lub PKS.
Po zakończeniu adaptacji zawodowej funkcjonariuszka finalnie jednak wystąpiła z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu, wskazując, że faktycznie dojeżdżała prywatnym samochodem z miejsca zamieszkania, a rozliczenie powinno nastąpić według cen biletów komunikacji publicznej. Wskazywała przy tym na ograniczoną liczbę połączeń autobusowych. Nie posiadała jednak zgody przełożonego na zmianę formy środka transportu, ani wcześniejszej zgody na rozliczanie dojazdów z miejsca zamieszkania.
Organy Policji obu instancji odmówiły wypłaty należności, powołując się na art. 113 ust. 1 ustawy o Policji oraz przepisy rozporządzenia MSWiA z 31 października 2002 r. Kluczowe znaczenie miało to, że polecenie wyjazdu służbowego określało środek transportu, a funkcjonariuszka korzystała z innego, bez uprzedniego uzyskania wymaganej zgody. Wojewódzki Sąd Administracyjny podzielił tę ocenę, a NSA ją ostatecznie potwierdził.
W uzasadnieniu wyroku NSA wyraźnie podkreślił, że w służbach mundurowych polecenie służbowe ma charakter wiążący. Określenie środka transportu w poleceniu wyjazdu służbowego determinuje zakres uprawnień do zwrotu kosztów. Jeżeli funkcjonariusz bez zgody przełożonego korzysta z innego środka lokomocji, działa wbrew poleceniu służbowemu, co wyklucza możliwość skutecznego dochodzenia należności. Sąd odniósł się także do argumentów dotyczących diet oraz braku dokumentacji potwierdzającej biletów. Wskazał, że sprawa w ogóle nie dotyczyła diet, a jedynie kosztów dojazdu. Nie miało więc znaczenia, czy w innych sytuacjach możliwe jest ustalenie kosztów przejazdu na podstawie cenników przewoźników, czy też nie, lecz decydujące było naruszenie samych warunków delegacji.
Dla pracowników urzędów wyrok ten stanowi ważne przypomnienie, że polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem kluczowym. Określa ono nie tylko cel i czas delegacji, lecz także warunki jej rozliczenia. Samowolna zmiana środka transportu, nawet motywowana względami praktycznymi, bez uprzedniej zgody przełożonego, może skutkować odmową zwrotu kosztów. Wyrok NSA wzmacnia jednolitą linię orzeczniczą, zgodnie z którą rozliczenie delegacji musi ściśle odpowiadać warunkom określonym w poleceniu wyjazdu.
Wyrok NSA z 2 grudnia 2025 r. (sygn. III OSK 2800/22)
Źródło: CBOSA
