Jeżeli na oficjalnej stronie internetowej organu wskazano adres do komunikacji elektronicznej z tym podmiotem, to wszelkie konsekwencje nieprawidłowości w funkcjonowaniu poczty elektronicznej obciążają ten podmiot. To na organie administracji publicznej spoczywa obowiązek zorganizowania komunikacji elektronicznej z obywatelami w taki sposób, aby umożliwić im pewny i bezproblemowy kontrakt z organem – orzekł WSA w Gdańsku.
Skarżąca, za pośrednictwem poczty elektronicznej, złożyła do wójta wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Adresem ww. poczty był adres mailowy wskazany na stronie internetowej gminy jako adres do korespondencji. Organ nie udzielił jakiejkolwiek odpowiedzi, jak też nie skorzystał z możliwości przedłużenia terminu udostępnienia tej informacji (nie dłuższego niż 2 miesiące od złożenia wniosku).
W toku postępowania przed sądem, skarżąca przedłożyła wydruk z poczty elektronicznej potwierdzający wskazaną wysyłkę. Wójt nie zakwestionował tej okoliczności.
WSA odniósł się do ugruntowanego orzecznictwa, które nakazuje za wniosek pisemny (o udzielenie informacji publicznej) uznawać również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną (e-mail) i to nawet wówczas, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny. Osoba kierująca wniosek drogą elektroniczną, nieposługująca się podpisem elektronicznym, może przedstawić jedynie komputerowy wydruk świadczący o tym, że wniosek został skierowany do określonego adresata. W takiej sytuacji ryzyko nieodebrania, czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej organu, obciąża ten organ, a nie skarżącego. Odmienny pogląd mógłby prowadzić do sytuacji, w której prawo do wnioskowania o informację publiczną za pomocą poczty elektronicznej byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależna od arbitralnej woli organu.
Zatem organy władzy publicznej powinny tak skonfigurować pocztę elektroniczną, w tym filtry antyspamowe, oraz obsługę techniczną, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na wskazany przez niego adres podań. Co więcej, skutki trudności, błędów, czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (poczta elektroniczna, system ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów obywateli.
Z omawianego orzeczenia jednoznacznie wynika, że zaniedbanie powyższych obowiązków może skutkować m. in.:
- zobowiązaniem organu do udzielenia wnioskowanej informacji publicznej,
- stwierdzeniem przez sąd administracyjny bezczynności organu,
- zasądzeniem przez sąd od organu zwrotu kosztów postępowania.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 08.06.2022 r., sygn. II SAB/Gd 34/22, orzeczenie nieprawomocne
Źródło: CBOSA