Za 16 miesięcy wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, realizując zamówienia publiczne, będą zobowiązane przyjmować elektroniczne faktury ustrukturyzowane.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji: „Badanie wpływu cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 roku”, blisko 74% urzędów wcale nie odbiera elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przez e-mail, a 95% nie odbiera faktur ustrukturyzowanych poprzez automatyczne połączenie. Co oznacza, że zdecydowana większość instytucji w administracji publicznej nie jest gotowa na nadchodzące zmiany.

E-faktura czy elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

E-usługi funkcjonują w życiu społecznym i gospodarczym już od dłuższego czasu. Pojawiają się w przestrzeni publicznej informacje o tym, że jakaś firma lub instytucja wystawia czy przyjmuje e-faktury. Jednak pod tym pojęciem najczęściej kryje się przesył dokumentów w formie obrazu lub popularnym pdf.

W omawianej tematyce bardzo istotne jest zrozumienie terminologii dotyczącej elektronicznego przekazywania faktur.

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane są to takie faktury, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez udziału człowieka. Pozostałe formy e-faktur, np. w postaci obrazu graficznego lub dokumenty papierowe, wymagają udziału pracownika w procesie wprowadzania danych do systemu księgowego.

Podstawa prawna wprowadzanych zmian

26 listopada 2018 roku wejdą w życie przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych. Do tego czasu będą oni zobowiązani dostosować się do zmian w zakresie fakturowania.

Głównym aktem prawnym, z którego wynika konieczność wdrożenia planowanych przepisów jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Aktualnie finalizowane są prace nad ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Będzie ona implementować przepisy unijne do polskiego prawa.

Kogo będą dotyczyć nowe przepisy?

Nowe regulacje prawne dotyczyć będą nie tylko instytucji sektora publicznego, ale także przedsiębiorców.

• Od 26 listopada 2018 roku, jeśli firma będzie wykonawcą zamówienia publicznego, będzie mogła przesłać do instytucji – zamawiającego, elektroniczną fakturę i będzie ona musiała zostać przez tę instytucję przyjęta i uregulowana.
• Od 1 listopada 2020 roku wykonawcy zamówień publicznych będą mieć obowiązek wystawienia faktur elektronicznych.

Wsparcie w realizacji nowych przepisów

Ministerstwo Rozwoju w partnerstwie z Instytutem Logistyki i Magazynowania realizuje projekt „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych”, którego celem jest wprowadzenie faktur elektronicznych w relacjach z administracją publiczną
i przedsiębiorcami. Uruchomiona zostanie Platforma e-fakturowania, która umożliwi odbieranie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

W ramach działań projektowych przygotowano wsparcie dla jednostek administracji publicznej, by ułatwić wdrożenie zmian przepisów. Zaplanowano organizację:

• szkoleń stacjonarnych,
• szkoleń e-learningowych,
• webinarów,
• seminariów oraz konferencji.

Więcej informacji na temat projektu znajdziecie Państwo tutaj