Co do zasady audyt powinien się kończyć na poziomie podmiotu wdrażającego instrument finansowy, który powinien zapewnić odpowiednią dokumentację do celów audytowych. Ponadto podmioty te nie mogą nakładać na ostatecznych odbiorców wymogów w zakresie przechowywania danych, które wykraczają poza to, co jest niezbędne do wypełnienia ww. zobowiązania.

I tak zgodnie z art. 9 rozporządzenia delegowanego KE nr 480/2014 dokumenty potwierdzające dla wydatków kwalifikowalnych są przechowywane w odniesieniu do operacji przez instytucję zarządzającą lub podmiot wdrażający instrument finansowy, aby umożliwić weryfikację zgodności z prawem i prawidłowości wydatków zadeklarowanych Komisji. Dokumentacja ta powinna zawierać m.in. dokumenty dotyczące ustanowienia i funkcjonowania instrumentu finansowego, łącznie z dokumentami związanymi z monitorowaniem, sprawozdawczością i weryfikacją, formularze wniosków przedkładane przez ostatecznych odbiorców, umowy zawarte z ostatecznymi odbiorcami, dowody, że wsparcie udzielane poprzez instrument finansowy zostało wykorzystane do przewidzianych celów, ewidencję przepływów finansowych. W stosownych przypadkach konieczne jest także zapewnienie na przykład deklaracji złożonych w związku z pomocą de minimis, czy też dokumentów wykazujących zgodność wykorzystania środków z art. 43, 44 i 45 Rozporządzenia Ogólnego. Lista niezbędnych dokumentów potwierdzających stanowi katalog otwarty.

Ponadto, co prawda tylko w dwóch przypadkach, Rozporządzenie Ogólne dopuszcza możliwość przeprowadzenia czynności audytowych na poziomie ostatecznego odbiorcy:

• gdy są dowody na to, że dokumenty dostępne na poziomie instytucji zarządzającej lub na poziomie instytucji wdrażających instrumenty finansowe nie stanowią prawdziwego i rzetelnego zapisu udzielonego wsparcia,
• gdy dokumenty potwierdzające udzielenie wsparcia z instrumentu finansowego na rzecz ostatecznych odbiorców i jego wykorzystania do przewidzianych celów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie są dostępne na poziomie instytucji zarządzającej lub na poziomie podmiotów wdrażających instrumenty finansowe [Komentarz do rozporządzeń unijnych dla polityki spójności na lata 2014–2020, str.124].

 Magdalena Wojciechowska - Prezes Zarządu Ingenis sp. z o.o., Koordynator projektów PPP