Konsultacje społeczne to fundament budowy społeczeństwa obywatelskiego, w którym zapewnia się obywatelom możliwość uczestniczenia w życiu publicznym, oraz w którym istnieją prawne gwarancje tworzenia organizacji wyrażających interesy obywateli. Konsultacje społeczne polegają na możliwości wyrażenia przez członków zbiorowości swoich poglądów na temat przedstawionego zagadnienia. Jest to także rodzaj dialogu władzy publicznej z mieszkańcami, którego celem jest uzyskanie opinii na temat spraw istotnych dla danego obszaru i zamieszkującej go społeczności.

Rezultatem konsultacji jest większa wiedza decydentów (polityków, urzędników) o postrzeganiu danej sprawy przez odbiorców danej regulacji/decyzji (obywateli, mieszkańców). Systemowe prowadzenie konsultacji społecznych umożliwia członkom określonej zbiorowości włączenie się w życie publiczne poprzez wyrażanie opinii w kwestii zamierzeń i prac podejmowanych w odniesieniu do tej zbiorowości przez jej liderów (przywódców).

Celami pośrednimi konsultacji społecznych jest zgromadzenie brakujących danych, rozpowszechnienie informacji o podejmowanych działaniach i zwiększenie akceptacji dla tworzonego rozwiązania. Konsultacje nie są natomiast po to, by przekonać obywateli/mieszkańców do rozwiązania proponowanego przez decydenta/urząd - ten aspekt metodologiczny definiuje się jako public relations.

Unia Europejska rekomenduje określone standardy konsultacji społecznych. Mowa w nich o tym, że:

• właściwa, konkretna i rzeczowa informacja winna być przekazywana każdemu uczestnikowi konsultacji;
• konsultacjami muszą zostać objęte wszystkie grupy docelowe;
• prowadzenie konsultacji musi być prowadzone za pośrednictwem środków komunikacji dostosowanych do celów konsultacji i oczekiwań ich uczestników;
• po zakończeniu konsultacji musi zostać opublikowany raport opisujący wyniki konsultacji oraz sposób ich wykorzystania w trakcie dokonywania oceny skutków regulacji.

Podczas warsztatu Kongresu Wolności w Internecie eksperci społeczni i przedstawiciele administracji opracowali Siedem Zasad Konsultacji. Są one częścią Kodeksu Konsultacji, który prostym językiem opisuje najważniejsze reguły konsultacji i praktyczne wskazówki do ich stosowania tj.: dobrą wiarę, powszechność, przejrzystość, responsywność, koordynację, przewidywalność i poszanowanie interesu ogólnego.

W Polsce istnieje szereg uregulowań dotyczących procesu konsultacji. Zalecenia dotyczące konsultacji znajdują się w licznych ustawach, rozporządzeniach i innych przepisach. Podstawą do przeprowadzania konsultacji na poziomie samorządowym są w szczególności ustawy:

• samorządzie gminy;
• samorządzie powiatu;
• samorządzie województwa;
• działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
• udostępnieniu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale, społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko;
• planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym;
• zasadach prowadzenia polityki rozwoju;
• promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• pomocy społecznej.

Zgodnie z ustawami samorządowymi, w tym ustawie o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym oraz o samorządzie województwa jednostki samorządowe są zobowiązane przeprowadzać konsultacje społeczne w przypadkach określonych w tych ustawach, w tym w szczególności w przypadkach m.in.: tworzenia, łączenia, podziału i znoszenia gmin oraz ustalania ich granic; nadawania gminie lub miejscowości statusu miasta i ustalania jego granic; tworzenia jednostki pomocniczej (sołectwa, osiedla); ustalania i zmiany nazwy gminy oraz siedziby ich władz; tworzenia, łączenia, dzielenia i znoszenia powiatów oraz ustalania ich granic; ustalania i zmienia nazw powiatów oraz siedziby ich władz. Konsultacje te mają charakter obligatoryjny. Każda z tych ustaw dopuszcza jednak możliwość prowadzenia konsultacji w „sprawach ważnych dla gminy, powiatu, województwa”. Konsultacje mają wtedy charakter nieobowiązkowy, fakultatywny. To samorząd decyduje o tym, czy dana sprawa wymaga zasięgnięcia opinii mieszkańców czy też nie.

Zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami określany jest uchwałą rad odpowiednich jednostek samorządu terytorialnego (gmin, powiatów). Zasady konsultowania projektów aktów prawa lokalnego z organizacjami pozarządowymi muszą być obligatoryjnie zawarte w stosownej uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (art. 5 ust. 5). Wymóg ten może być zrealizowany przez zawarcie tych zasad w rocznym lub w wieloletnim programie współpracy z trzecim sektorem.

Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi informatycznych wspierających proces konsultacji, warto z nich korzystać. Nie są one drogie, a znacząco zwiększają efektywność współpracy z mieszkańcami. Dialog z mieszkańcami wzmacnia zaangażowanie i zainteresowanie wszystkich stron procesu tworzenia, wdrażania i przestrzegania regulacji organizujących przestrzeń działań publicznych w wielu wymiarach: prawnym, społecznym, środowiskowym, urbanistycznym itd. Pozwala na uaktywnienie środowisk, które będą miały szansę na wypowiedzenie swoich opinii, stanowisk, czy propozycji itp. przed podjętymi decyzjami i działaniami administracji, których skutki w pewien sposób dotkną ich bezpośrednio lub pośrednio.

Ważne, aby samorządy korzystające z tego typu narzędzi zadbały o regularność ogłaszania konsultacji społecznych za ich pomocą. Aktywność potencjalnych uczestników konsultacji powinna być stymulowana częstych ich przeprowadzaniem. Tworzy to atmosferę społeczeństwa obywatelskiego i powinno wywołać systematyczny wzrost zainteresowania konsultacjami społecznymi w danej społeczności.

Duże znaczenie mają również czynności związane z promocją portalu, idei konsultacji społecznych, jak i poszczególnych ogłoszonych konsultacji, za pomocą mediów społecznościowych i lokalnych portali internetowych. Każdorazowo informacja o ogłoszeniu konsultacji powinna być udostępniona na wszystkich profilach na portalach społecznościowych, którymi dysponuje organizator konsultacji, również prywatnych profilach osób zaangażowanych w organizację konsultacji, z zawartą prośbą o dalsze udostępnianie w celu dotarcia do jak największej liczby zainteresowanych osób. Analogicznie prośba o publikację powinna być wysyłana do wszelkich lokalnych mediów internetowych i tradycyjnych, oraz profili na portalach społecznościowych związanych z daną społecznością.