Samorządy stosują niektóre elementy systemu zarządzania projektami co jest wynikiem doświadczeń realizacji projektów współfinansowania ze środków UE. Niestety występują również liczne braki w tej dziedzinie, które dotyczą najczęściej:
- kryteriów wyboru projektów do realizacji,
- kryteriów wyboru kierownika projektu i zespołu projektowego,
- zasad monitorowania i kontroli realizacji projektów,
- monitorowania i oceny systemu zarządzania projektami,
- kompetencji pracowników w dziedzinie zarządzania projektami.
System zarządzania projektami pod względem zarządczym stanowi odrębne podejście do sprawnej realizacji zadań o określonym: przedmiocie, czasie trwania i budżecie i wdrożenie systemu zarządzania projektami ma na celu usprawnienie realizacji zadań w JST, które określane są takimi cechami, jak: niepowtarzalność, złożoność przedsięwzięcia o ograniczonym czasie, wykonywanego zespołowo za pomocą specjalnych metod i technik. Kluczowym zagadnieniem jest więc wykorzystanie koncepcji zarządzania projektami do zadań realizowanych w JST, co przyczyni się do sprawniejszej pod względem organizacyjnym i efektywniejszej pod względem ekonomicznym realizacji zadań. Poprawne zaplanowanie wykonania projektu umożliwia czytelny podział ról w urzędzie oraz dokładniejsze planowanie czasu pracy.
Opracowanie i wdrożenie formalnych ram zgodnie z określoną metodyką pozwoli na uzyskanie większej kontroli nad realizowanym zadaniem, a to zwiększa prawdopodobieństwo jego skutecznego zakończenia.
Wdrożenie systemu zarządzania projektem pozwala na odpowiednie planowanie i realizację projektów oraz na stały nadzór i ciągłe monitorowanie postępu prac nad projektem. Ograniczone środki finansowe JST nie wystarczają do realizacji wszystkich projektów, które zaspokoją potrzeby społeczności lokalnej. W takiej sytuacji konieczne staje się przeprowadzenie analizy, oceny i wyboru projektów, które powinny być wdrożone w pierwszej kolejności. Wybrane projekty będą tworzyły portfel projektów w danym okresie, który będzie najlepszym portfelem z punktu widzenia przyjętych w gminie kryteriów.
Opracowanie systemu zarządzania projektami w JST wymaga przeprowadzenia analiz projektów realizowanych przez samorząd, źródeł ich finansowania, a także uprawnień i kompetencji uczestników procesu zarządzania projektami. Niezbędne jest również przeprowadzenie analizy takich dokumentów, jak: strategia rozwoju, wieloletni plan inwestycyjny, budżet i sprawozdania z jego wykonania. Analiza stosowanych dotychczas rozwiązań dotyczących planowania i realizacji projektów pozwoli na zidentyfikowanie przeszkód w skutecznym zarządzaniu projektami. Na podstawie przeprowadzonych analiz i z uwzględnieniem specyfiki działalności jednostki samorządu terytorialnego, a w szczególności uwarunkowań prawnych, organizacyjnych i finansowych oraz znanych standardów zarządzania projektami, będzie można opracować wytyczne opisujące proces zarządzania projektami. Wytyczne te będą stanowić podstawę standardu ułatwiającego realizowanie projektów w JST niezależnie od ich wielkości oraz charakteru. Zakres standardu powinien obejmować opis procedur, ról, uprawnień oraz obowiązków, jakie powinny być stosowane w procesie zarządzania projektami, i tworzyć z tych elementów jeden spójny system. Ponadto powinny zostać ustalone kryteria doboru projektów do realizacji.
Z uwagi na obowiązek opracowania i realizacji strategii rozwoju jednostki samorządu terytorialnego, która na podstawie strategii rozwoju za pomocą programów i projektów prowadzi politykę rozwoju, konieczne staje się wykorzystanie tego dokumentu do budowania portfela projektów w danej perspektywie czasowej. Budowa portfela projektów ma na celu wybór takich projektów i programów, które będą tworzyć najlepszy portfel projektów z punktu widzenia przyjętych kryteriów. Na tym etapie konieczne jest sprawdzenie możliwości realizowania takich programów i projektów pod względem dysponowania przez jednostkę samorządu terytorialnego odpowiednimi zasobami potrzebnymi do planowania i realizacji tych projektów (Sawicki J.: Zarządzanie portfelem projektów, [w:] Trocki M. i Sońta-Drączkowska E. (red.): Strategiczne zarządzanie projektami. Bizzare, Warszawa 2009.).
