Dialog techniczny jest formą legalnego pozyskania specjalistycznej wiedzy od potencjalnych wykonawców, koniecznej do prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwłaszcza jeżeli zamawiający nie posiada środków finansowych na zatrudnienie biegłego, na potrzeby przeprowadzenia postępowania.

Zgodnie z art. 31a ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.

Możliwość stosowania dialogu technicznego przewidziano również w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. Zgodnie z dyrektywą przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia instytucje zamawiające mogą, przy wykorzystaniu dialogu technicznego, poszukiwać lub korzystać z doradztwa, które może znaleźć zastosowanie w trakcie przygotowywania specyfikacji, pod warunkiem jednak, że takie doradztwo nie spowoduje ograniczenia konkurencji (pkt 8 Preambuły).
Ustawa nie stawia praktycznie żadnych szczególnych warunków prowadzenia dialogu zastrzegając jednakże, by był on prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań.

Minimalne obowiązki jakie narzuca ustawa zamawiającemu stosującemu dialog to:

• zamieszczenie informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na swojej stronie internetowej (art. 31 b ustawy);
• zamieszczenie informacji o zastosowaniu dialogu w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył dialog techniczny (art. 31 c ustawy);
• zamieszczenie w protokole postępowania informacji o przeprowadzeniu dialogu technicznego, o podmiotach, które uczestniczyły w dialogu technicznym, oraz o wpływie dialogu technicznego na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia lub warunki umowy.

Warto w tym miejscu nadmienić, że udział wykonawcy w dialogu technicznym nie może stanowić postawy do jego wykluczenia z postępowania (art. 24 ust. 2 pkt 1 ustawy).

Ustawa nie narzuca formy dialogu technicznego, zatem może mieć on charakter rozmów bezpośrednich z wykonawcami, telekonferencji, czy formę pisemną. Z korespondencji kierowanej do wykonawców jasno jednak powinno wynikać, że informacje/doradztwo odbywają się w ramach dialogu technicznego. Ustawa nie zakazuje również zaproszenia poszczególnych potencjalnych wykonawców do udziale w dialogu technicznym.

W ogłoszeniu o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego w interesie zamawiającego należy podać takie informacje jak brak odpłatności za udzielone informację, klauzulę o zgodzie uczestnika dialogu na wykorzystanie pozyskanych informacji na potrzeby przygotowania i przeprowadzenia zamówienia, informację o sposobie postępowania z informacjami, które wykonawca oznaczył jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Ponieważ dialog techniczny nie jest jeszcze narzędziem szeroko stosowanym z polskich zamówieniach publicznych a zatem jest to procedura obca również potencjalnym wykonawcom, stąd w ogłoszeniu warto umieścić informację, że zaproszenie do dialogu nie jest ofertą w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego oraz nie stanowi zaproszenia do składania ofert oraz, że udział w dialogu nie będzie prowadził do wykluczenia wykonawcy z przyszłego postępowania.