Aby możliwym było powstanie spółki jawnej konieczny jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, poprzedzony zawarciem pisemnej umowy. Wniosek o wpis do KRS złożyć należy w terminie 7 dni od zawarcia umowy spółki (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).
Rada gminy (miasta) podejmuje zwykłą większością głosów uchwałę w sprawie utworzenia spółki jawnej lub o przystąpieniu do takiej spółki (art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. f ustawy o samorządzie gminnym). Wykonawcą uchwały jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) – art. 30 ust. 1 ustawy. Przy zawieraniu umowy spółki gminę (miasto) reprezentuje wójt (burmistrz, prezydent miasta) lub zastępca wójta na podstawie udzielonego mu przez wójta pisemnego pełnomocnictwa.
Artykuł 25 Kodeksu spółek handlowych zwiera katalog elementów jakie powinna zawierać umowa spółki jawnej:
- firmę i siedzibę spółki (nazwa spółki jawnej utworzonej przez kilka gmin (miast) musi zawierać nazwę przynajmniej jednej z gmin (miast), a w przypadku spółki jawnej z udziałem gminy(miasta), rdzeń nazwy może zawierać nazwisko lub imię jednego ze wspólników, którym nie musi być ta gmina (miasto)).
- określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość (precyzyjne określenie wartości wkładów ma znaczenie dla spółek tworzonych przez gminy (miasta) szczególnie podczas likwidacji, a brak określenia w umowie wartości wkładów mógłby spowodować, że gmina narazi się na zarzut niedbałości o mienie komunalne)
- przedmiot działalności spółki,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony (jeżeli nie wskazano w umowie czasu trwania spółki, uważa się że umowa został zawarta na czas nieoznaczony)
Trzy pierwsze elementy są konieczne aby umowa była ważna.
Artykuł 39 KSH stanowi, że każdy wspólnik ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki i nie jest możliwe powierzenie prowadzenia spraw spółki osobom trzecim z wyłączeniem wspólników (art. 38 § 1 KSH). Jako, że angażowanie się wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w sprawy spółki może kolidować z codziennymi obowiązkami, wskazane jest delegowanie przez niego osoby fizycznej upoważnionej do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania, a także udzielenie takiej osobie prokury.
Prowadzenie spraw spółki jawnej wymaga konkretnego dookreślenia kiedy mamy do czynienia z czynnością zwykłego zarządu, a kiedy z czynnością przekraczającą zwykły zarząd. W literaturze za czynności przekraczające zwykły zarząd przyjmuje się:
- zmianę profilu działania spółki
- przyjęcie nowego wspólnika
- zmianę firmy
- zwolnienie wspólnika z prowadzenia spraw spółki
- udzielenie zgody na zajmowanie się przez wspólnika działalnością konkurencyjną
- wystąpienie z powództwem o pozbawienie wspólnika prawa prowadzenia spraw spółki lub jej reprezentowania (S. Sołtysiński [w]: Kodeks spółek handlowych, Warszawa 2006, s. 423).
Precyzyjnym rozgraniczeniem czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczających zwykły zarząd jest kwotowe określenie ich granic, które jednak w miarę funkcjonowania spółki należy zazwyczaj podwyższać, gdyż pierwotnie ustalone kwoty okazują się za niskie. Dopuszczalne jest także zawarcie w umowie zapisu że prowadzenie wszelkich spraw wymaga zgody gminy (miasta), który zagwarantuje tej jednostce wpływ na podejmowane decyzje. Należy w tym miejscu mieć na uwadze postanowienia kodeksu spółek handlowych w tym zakresie a mianowicie jeżeli którykolwiek ze wspólników wniesie sprzeciw przed dokonaniem czynności zwykłego zarządu, wymagana jest wówczas uprzednia uchwała wspólników (art. 39 KSH). Ponadto w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki (art. 43 KSH).
W przypadku reprezentowania spółki z udziałem gminy (miasta) może być ona łączna, z zaznaczeniem jednak, że jedną z osób reprezentujących ma być wójt (burmistrz, prezydent miasta) lub pełnomocnik wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Prawa reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 29 § 3 KSH).
W spółce jawnej istnieje subsydiarna odpowiedzialność wspólnika co oznacza, że gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna wierzyciel spółki może prowadzić egzekucję z majątku wspólnika (art. 31 § 1 KSH). Jednakże subsydiarna odpowiedzialność nie dotyczy okresu od zawarcia umowy spółki do czasu jej zarejestrowania, gdyż w tym czasie wspólnicy odpowiadają solidarnie.
W art. 58 KSH uregulowano przesłanki konieczne do rozwiązania spółki jawnej, a mianowicie:
- przyczyny przewidziane w umowie spółki,
- jednomyślna uchwała wszystkich wspólników,
- ogłoszenie upadłości spółki,
- śmierć wspólnika lub ogłoszenie jego upadłości,
- wypowiedzenie umowy spółki przez wspólnika lub wierzyciela wspólnika,
- prawomocne orzeczenie sądu.
Co ciekawe zgodnie z art. 6 pkt 2 Prawa upadłościowego i naprawczego nie można ogłosić upadłości jednostki samorządu terytorialnego więc rozwiązanie spółki jawnej poprzez ogłoszenie upadłości może dotyczyć tylko wspólnika niebędącego jednostką samorządu terytorialnego.
Decyzje o rozwiązaniu spółki lub o wystąpieniu z niej podejmuje organ stanowiący JST. A wykonawcą tejże uchwały jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Wspólnicy w tym gmina (miasto) mogą również żądać wypowiedzenie umowy spółki przez sąd. Za ważne powody w literaturze uznaje się: niewniesienie wkładu na żądanie spółki, uchylanie się od prowadzenia spraw czy reprezentowania, zobowiązanie się do wniesienia wkładu którym wspólnik faktycznie nie dysponuje, szykanowanie innych wspólników (A. Kidyba, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Kraków 2006). Wypowiedzenia dokonuje się zgodnie z art. 61 KSH to znaczy na sześć miesięcy przed końcem roku obrotowego jeżeli spółkę zawarto na czas nieoznaczony.
Jeżeli zachodzą przesłanki do rozwiązania spółki należy przeprowadzić jej likwidację (rozdział 5 KSH). Likwidatorami mogą być wszyscy wspólnicy lub tylko niektórzy spośród nich, jak również osoby spoza grona wspólników. Przy likwidacji spółki konieczne jest zgłoszenie do sądu rejestrowego otwarcia likwidacji, nazwisk i imion likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów i wszelkie w tym zakresie zmiany, nawet gdyby nie nastąpiła żadna zmiana w dotychczasowej reprezentacji spółki. Każdy likwidator ma prawo i obowiązek dokonania zgłoszenia. Dokonanie zgłoszenia jest prawem i obowiązkiem każdego wspólnika. Likwidatorzy powinni zakończyć bieżące interesy spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. Nowe interesy mogą być podejmowane tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do ukończenia spraw w toku. Z majątku spółki spłaca się przede wszystkim zobowiązania spółki oraz pozostawia się odpowiednie kwoty na pokrycie zobowiązań niewymagalnych lub spornych. Likwidatorzy powinni zgłosić zakończenie likwidacji i złożyć wniosek o wykreślenie spółki z rejestru, a jeżeli nie przeprowadzano likwidacji wniosek składają wspólnicy. Rozwiązanie spółki następuje z chwilą wykreślenia jej z rejestru. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki należy oddać na przechowanie wspólnikowi np. gminie (miastu) lub osobie trzeciej na okres nie krótszy niż pięć lat.
