Prawo do informacji to jedno z podstawowych praw i wolności obywatelskich Europejczyków. Mieszkańcy Unii Europejskiej  chcą wiedzieć w jaki sposób są inwestowane jej zasoby finansowe i jakie przedsięwzięcia współfinansowane są z funduszy UE. Wkroczyliśmy  w nowy okres programowania. Uczymy się nowych zasad przygotowania i realizacji projektów współfinansowanymi przez Fundusze Europejskie. W zakresie  informacji i promocji wielkiej rewolucji nie ma, ale warto przyjrzeć się obowiązkom w tym zakresie. Tym bardziej, że ich wypełnianie może podlegać kontroli.  

Beneficjenci oczekują konkretnych, praktycznych informacji, podanych w krótkiej, prostej i zrozumiałej formie.
Obowiązki  informacyjno-promocyjne zapisane są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. Dotyczą one wnioskodawców i beneficjentów programów:

• Infrastruktura i Środowisko 2014-2020
• Inteligentny Rozwój 2014-2020
• Polska Cyfrowa na lata 2014-2020
• Polska Wschodnia 2014-2020
• Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020
• Pomoc Techniczna 2014-2020
• 16 Programów Regionalnych na lata 2014-2020

Dotyczy  on  także  projektów  realizowanych  w  ramach  Inicjatywy  na  rzecz  zatrudnienia  ludzi młodych i podmiotów, które wdrażają instrumenty finansowe.
Aby poinformować społeczeństwo o współfinansowaniu z UE należy:

• oznaczać znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym:

1. wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu, np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania,
2. wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków,
3. dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy

• umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w miejscu realizacji projektu
• umieścić opis projektu na stronie internetowej
• przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej

Należy także dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w ramach projektu.

Warto pamiętać, że beneficjenci oczekują konkretnych, praktycznych informacji, podanych w krótkiej, prostej i zrozumiałej formie. Działania informacyjno – promocyjne powinny być dostosowane do grupy docelowej
Co jeszcze można zrobić aby skutecznie docierać z wiadomościami o realizowanych projektach? Autorzy Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji proponują następujące działania podkreślając jednocześnie, że, priorytetem powinny być działania bezkosztowe i niskokosztowe np.

• umieścić naklejki lub tabliczki na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu,
• przygotować dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na swoich stronach internetowych,
• przygotować stronę/podstronę internetową projektu,
• podjąć działania w mediach społecznościowych,
• przygotować informację prasową i przekazać ją mediom,
• zorganizować spotkanie informacyjne na temat realizowanego projektu,
• zorganizować konferencję prasową,
• zaprezentować projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne,
• wypowiadać się publicznie na temat projektu.