Co do zasady koszty rekrutacji uczestników projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego są kosztami pośrednimi. Jednak, jeśli w ramach rekrutacji beneficjent podjął aktywne działania merytoryczne, koszty tych działań można zaliczyć do bezpośrednich. To istota stanowiska Ministerstwa Rozwoju. Resort zabrał głos w sprawie, ze względu na liczne pytania kierowane przez beneficjentów.
Według pkt 2 podrozdziału 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS na lata 2014 -2020 kosztami pośrednimi projektu są „koszty administracyjne związane z obsługą projektu”. W opinii MR, co do zasady jednym z kosztów pośrednich jest koszt rekrutacji uczestników projektu finansowanego z EFS. Niemniej jednak, resort dostrzega możliwość rozliczenia kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich projektu w przypadku „podjęcia przez beneficjenta aktywnych działań merytorycznych, niezbędnych dla pozyskania uczestników”.
Według ministerstwa, zasadnym jest rozliczanie kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich, w przypadkach gdy: (1) projekt dotyczy grupy docelowej, do której dotarcie jest utrudnione i wymaga działań bezpośrednich (np. osoby NEET); lub (2) rekrutacja do projektu wymaga merytorycznej weryfikacji wiedzy i umiejętności uczestników celem zakwalifikowania ich do odpowiedniej formy wsparcia, czy na właściwy poziom zaawansowania szkolenia; lub (3) gdy rekrutacja wymaga merytorycznej oceny dokumentów składanych przez uczestnika, przeprowadzenia wstępnej weryfikacji podmiotu, który ma przystąpić do projektu, np. składanych formularzy w przypadku weryfikacji statusu MŚP lub pomocy publicznej lub pomocy de minimis, weryfikacji istniejącej w danym podmiocie diagnozy potrzeb rozwojowych.
Aktywne działania
Wiceminister Paweł Chorąży podkreśla w piśmie do instytucji zarządzających programami i pośredniczących w ich wdrażaniu, że aktywne działania należy rozumieć szeroko. Zarówno jako pozyskiwanie uczestników, jak i weryfikowanie ich kwalifikowalności lub predyspozycji do udziału w projekcie. Natomiast wszelkie inne czynności niewymagające aktywnych działań rekrutacyjnych po stronie beneficjenta, np. działania rekrutacyjne beneficjenta na rzecz własnych pracowników lub członków, działania informacyjno-promocyjne, skierowane do szerokiej grupy odbiorców (np. audycje radiowe lub tv) nie mogą być uznane za rekrutację, która mogłaby zostać ujęta w kosztach bezpośrednich. Beneficjent na etapie wnioskowania o dofinansowanie projektu powinien uzasadnić we wniosku kwalifikowalność poszczególnych kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich projektu. Ma to umożliwić właściwej instytucji przeprowadzenie analizy zasadności ujęcia kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich i zatwierdzenie projektu w kształcie prezentowanym przez beneficjenta.
Źródło: pismo wiceministra Pawła Chorążego z 4 grudnia 2017 do instytucji zarządzających i instytucji pośredniczących
