Część funkcjonariuszy służb mundurowych jest zobowiązana do prowadzenia notatnika służbowego, w którym odnotowywane zostają podstawowe dane dotyczące podejmowanych czynności. W odniesieniu do strażników gminnych obowiązek taki wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2009 roku w sprawie zakresu i sposobu wykonywania przez strażników gminnych (miejskich) niektórych czynności.
Sposób realizacji tego obowiązku ma w najbliższym czasie ulec zmianie. Obecne przepisy nakładają bowiem obowiązek każdorazowego odnotowania podstawy prawnej podjętej czynności, podczas gdy zawsze jest to art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o strażach gminnych. Co więcej – policjanci, choć działają na różnych podstawach prawnych, nie mają obowiązku ich odnotowywania. W tej sytuacji proponuje się rezygnację z obowiązku wskazywania podstawy prawnej – ograniczając się jedynie do podstawy faktycznej działania. Podstawa prawna ma być jednak dalej podawana przy przystępowaniu do legitymowania osoby. Zmiana taka ujednolici sposób prowadzenia notatnika służbowego przez strażników gminnych i policjantów – co będzie stanowiło istotne ułatwienie w przypadku prowadzenia wspólnych patroli.
Jednocześnie zostaje sformułowany minimalny katalog danych, jakie powinny znaleźć się w notatniku służbowym strażnika gminnego (do tej pory nie było to uregulowane, co prowadziło w praktyce do problemów np. z identyfikacją wylegitymowanych osób) oraz dokonana zmiana redakcyjna – zastąpienie słowa „dokumentowanie” słowem „odnotowanie”.
Już poza zagadnieniem prowadzenia notatnika służbowego proponuje się zmianę sposobu przekazywania właściwym podmiotom przedmiotów odebranych przez strażnika gminnego (miejskiego) osobie poddanej kontroli osobistej. Zgodnie z obecnymi przepisami przedmioty te powinny być przekazane protokolarnie właściwym podmiotom na zasadach określonych w odrębnych przepisach lub zwrócone osobie kontrolowanej. Tymczasem żadne przepisy nie określają zasad protokolarnego przekazania i wzoru protokołu. W konsekwencji zaproponowano by przedmioty były przekazywane za potwierdzeniem odbioru (pokwitowaniem) właściwym podmiotom albo zwracane osobie kontrolowanej.
Powyższe zmiany zawiera rozporządzenie Rady Ministrów zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu i sposobu wykonywania przez strażników gminnych (miejskich) niektórych czynności, którego projekt trafił do zaopiniowania przez Zespół ds. Administracji Publicznej i Bezpieczeństwa Obywateli Komisji Wspólnej.
