Istota sporu w sprawie rozpatrywanej przez NSA na gruncie wyroku z 4 lutego 2026 r. (I GSK 1467/26) sprowadzała się do ustalenia, czy faksymile stanowi prawidłowe podpisanie wniosku o przyznanie dotacji na uczniów placówek oświatowych, w sposób umożliwiający wskazanie osoby, która go podpisała.
Jak wskazał sąd administracyjny, pod pojęciem podpisu należy rozumieć znak ręczny określonej osoby, pozwalający dzięki jego indywidualnym cechom na identyfikację tej osoby.
Złożenie podpisu własnoręcznego (art. 78 § 1 k.c.) ma zapewniać poprzez charakter pisma orientację w rozpoznaniu osoby, która przez złożenie podpisu wyraziła aprobatę dla zawartej w dokumencie treści oświadczenia woli. Jest to wymaganie niezbędne z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu. Kwestia ta ma ścisły związek z funkcjami, które pełni podpis. Z podpisem łączy się między innymi autentyczność dokumentu i zgodność osnowy dokumentu z wolą osoby podpisującej dokument, gdyż podpis pełni funkcję identyfikacyjną i jednocześnie stanowi "zatwierdzenie" dokumentu. Chodzi w szczególności o możliwość weryfikacji autentyczności podpisu i identyfikacji osoby podpisującej oraz możliwość przyjęcia, że osoba ta zna treść oświadczenia, które podpisuje.
Przepis art. 78 k.c. skorelowany jest z art. 245 k.p.c., z którego wynika, że dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Określenia "własnoręczny" nie użyto wprawdzie w art. 245 k.p.c., jest ono jednak expressis verbis użyte w art. 78 k.c. Zgodnie z art. 245 k.p.c. podpisanie jakiegokolwiek dokumentu prywatnego przez określoną osobę stanowi dowód, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.
Podpis wskazuje osobę wnoszącego i pozwala zidentyfikować, czy podanie pochodzi od podmiotu uprawnionego. Nie ulega wątpliwości, że podpis musi być podpisem własnoręcznym. Orzecznictwo sądowoadministracyjne powołuje się w tym zakresie na poglądy Sądu Najwyższego, zgodnie z którymi podpisem jest znak ręczny określonej osoby pozwalający na jej identyfikację.
Podpis, choć nie musi być czytelny, to jednak musi obejmować co najmniej nazwisko (choćby w formie skróconej) i powinien być złożony w formie zazwyczaj używanej, gdy podpisujący składa podpis na dokumentach. Podpis nie może więc być zastąpiony żadnym podpisem mechanicznym. Podobnie, jeśli podanie jest sporządzone pismem maszynowym na komputerze i w tej też formie na końcu podania umieszczono imię i nazwisko, należy uznać, że nie został spełniony wymóg formalny własnoręcznego podpisu.
Biorąc pod uwagę powyższe NSA uznał, iż wnioski o przyznanie dotacji zwieńczone pieczątką z kopią podpisu należy uznać za niekompletne i wymagające uzupełnienia, do czego na gruncie przywołanej sprawy nie doszło w wyznaczonym przez organ terminie, stąd zasadnie odmówiono przyznania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl, orzeczenie prawomocne
