W systemie oświaty istnieje mechanizm corocznej (do dnia 20 stycznia każdego roku) analizy wydatków poniesionych w danych roku kalendarzowym przez samorządy na wynagrodzenie nauczycieli.

Ma on na celu wykazanie, czy osiągnięte zostały średnie wynagrodzenia nauczycieli przewidziane w art. 30 ust. 3 KN w odniesieniu do średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Co się dzieje w przypadku, kiedy kwoty te nie zostaną osiągnięte? W takiej sytuacji nauczyciele otrzymują brakującą różnicę w formie tzw. dodatku uzupełniającego. Kwotę tej różnicy, wylicza się dla poszczególnych stopni awansu zawodowego w odniesieniu łącznie do nauczycieli wszystkich szkół prowadzonych przez daną jednostkę samorządu terytorialnego. Kwoty tej nie wylicza się w odniesieniu do poszczególnych szkół lub nauczycieli (§ 4 Rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego)

Aby określić wymiar dodatku uzupełniającego dla konkretnego nauczyciela, należy ustalić jego wysokość proporcjonalnie do okresu zatrudnienia (w którym nauczyciel pobierał wynagrodzenie) oraz do osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego przysługującego nauczycielowi.

Jak zatem określić średnioroczną strukturę zatrudnienia?

Należy wziąć pod uwagę liczbę etatów nauczycieli w okresach w których otrzymywali wynagrodzenie wypłacane ze środków szkoły.

Zaliczyć więc należy nauczycieli, którzy:

• przebywają na zwolnieniu lekarskim do 14 lub 33 dni (wynagrodzenie płaci pracodawca)
• przebywają na urlopie dla poratowania zdrowia
• pozostają w stanie nieczynnym.

Natomiast nie kwalifikują się do tej grupy nauczyciele na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich i wychowawczych, pozostający na zwolnieniu lekarskim i pobierający zasiłek chorobowy (wypłacany przez ZUS), świadczenie rehabilitacyjne oraz zasiłek opiekuńczy. Jeżeli Ci nauczyciele tylko przez część roku kalendarzowego nie otrzymywali wynagrodzenia ze środków finansowych szkoły wówczas przy obliczaniu średniorocznej struktury zatrudnienia należy okresy wypłaty wynagrodzenia ze środków szkoły należy uwzględnić proporcjonalnie.

Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach i placówkach prowadzonych przez daną jednostkę należy sporządzić do dnia 10 lutego każdego roku kalendarzowego następującego po roku który podlegał analizie. Sprawozdanie to sporządza się na formularzu sprawozdania, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do powołanego powyżej już rozporządzenia. Sprawozdanie sporządza się w formie pisemnej i przekazuje w terminie 7 dni od sporządzenia RIO (wersja dla regionalnej izby obrachunkowej przekazywana jest ponadto w formie elektronicznej), organowi stanowiącemu tej jednostki, dyrektorom szkół prowadzonych przez jednostkę oraz związkom zawodowym zrzeszającym nauczycieli.