Czy urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP), załączone do operatu geodezyjnego, może zastępować dowód doręczenia zawiadomień o czynnościach wykonywanych na gruncie w ramach procedury ustalenia przebiegu granic działek ewidencyjnych? Problematykę tę podjął Główny Geodeta Kraju w najnowszym informatorze.

GGK zwrócił uwagę, że zgodnie z § 32 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, Zawiadomienie o czynnościach podjętych w celu ustalenia przebiegu granic działek ewidencyjnych wykonawca prac geodezyjnych doręcza podmiotom, o których mowa w § 11 pkt 7 i § 12 pkt 1, za zwrotnym poświadczeniem odbioru albo za pokwitowaniem, nie później niż 7 dni przed wyznaczonym terminem, na adres pobytu stałego albo adres siedziby podmiotów. W przypadku braku ujawnienia w ewidencji adresu pobytu stałego zawiadomienie doręcza się na adres zameldowania na pobyt stały.

Z kolei § 32 ust. 4 ww. rozporządzenia stanowi, że do doręczeń pism zawierających w swej treści zawiadomienie, o którym mowa w ust. 2, w sposób wskazany w ust. 3, przepisy art. 39-49 Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.

GGK wskazał nadto, że obowiązujące art. 39-49 Kpa regulują, że doręczenia następują na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych, niemniej dopuszcza się jeszcze doręczenia pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną na elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej – ePUAP.

Potwierdzeniem nadania i wysłania pisma przez ePUAP jest właśnie Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), czyli dokument XML opatrzony certyfikatem niekwalifikowanym wydawanym w imieniu urzędu przez specjalizowany moduł sprzętowo-programowy, potwierdzający wpłynięcie i odebranie pisma/wniosku/dokumentu na skrzynkę podawczą urzędu. UPP jest wystawiane automatycznie przez system w momencie wpłynięcia dokumentu do elektronicznej skrzynki podawczej urzędu. Dla obywatela (np. wykonawcy pracy geodezyjnej) UPP to potwierdzenie, że pismo, które wysłał do podmiotu publicznego, zostało odebrane.

Podpisany dokument elektroniczny (plik .xml) razem z UPP (plik .xml) są jedynym uznawanym dowodem wysłania pisma elektronicznego. Zatem UPP mimo, że literalnie nie zastępuje zwrotnego poświadczenia odbioru, dotyczącego pism rejestrowanych, wysyłanych za pomocą operatora pocztowego na podstawie przepisów Prawo pocztowe, wywiera ten sam skutek prawny – czyli jest potwierdzeniem wpłynięcia i odebrania pisma wysłanego za pomocą ePUAP do organu publicznego.

W związku z tym „samo UPP” jest dowodem doręczenia zawiadomienia o czynnościach podjętych w celu ustalenia przebiegu granic działek ewidencyjnych, wysłanego do organu publicznego, jak w opisywanej sprawie. W kontekście natomiast ustalenia, czy UPP dotyczy konkretnego pisma lub zawiadomienia, zwrócić należy uwagę, że również na tradycyjnym zwrotnym potwierdzeniu odbioru (zpo) nie ma informacji, że dotyczy ono konkretnego pisma, jest jedynie data nadania i odbioru z podpisem osoby odbierającej korespondencję, jedynie w przypadku pism organu administracji publicznej, na zpo znajduje się sygnatura sprawy jednak wobec wielości pism danej sprawy, też nie ma innej możliwości, jak jedynie po datach nadania - dopasowanie konkretnego zpo do pisma (chyba że są to sprawy prowadzone w systemie EZD tylko jako sprawy elektroniczne – wtedy w systemie EZD - zpo są zeskanowane do konkretnego dokumentu).

W przypadku UPP jest analogicznie - na UPP znajduje się informacja Data doręczenia/Data wytworzenia poświadczenia/Identyfikator dokumentu którego dotyczy poświadczenie – po tych informacjach, w szczególności po dacie doręczenia możliwa jest identyfikacja, którego pisma (data pisma) dotyczy konkretne UPP.

Z najnowszym numerem informatora Głównego Geodety Kraju można zapoznać się tutaj