O przeprowadzonych przez resort cyfryzacji zamówieniach centalnych na rozwiązania chmurowe dla jednostek samorządu terytorialnego oraz o tym w jaki sposób samorządy i podległe im jednostki mogę z tego skorzystać rozmawiamy z Joanną Baranowską, zastęcą dyrektora Departamentu Usług Cyfrowych w Ministerstwie Cyfryzacji.
Ministerstwo Cyfryzacji przeprowadziło pierwsze postępowanie centralne na zakup usług chmurowych. Czy mogłaby Pani przybliżyć koncepcję tego rozwiązania i sposób w jaki samorządy mogą skorzystać z zamówienia centralnego?
Joanna Baranowska: Zamówienia centralne są ugruntowanym na polskim rynku mechanizmem zaspokajania potrzeb administracji rządowej na dostawy najczęściej wykorzystywanych towarów i usług. Rozwiązanie to pozwalana na znaczne oszczędności zarówno pod względem kosztów przygotowania i przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego, jak również oferowanych cen jednostkowych związanych ze skalą tego typu zamówień. Sama koncepcja nie jest zatem czymś nowym. Nietypowy jest przedmiot zamówienia, którym jest pakiet biurowy (pakiet usług) dostarczany w postaci usługi chmurowej, z którą wiąże się również możliwość wykorzystania wybranych elementów oprogramowania w wersji offline (instalacji w komputerze / urządzeniu mobilnym użytkownika).
Samorządy mogą korzystać z zamówień centralnych na podstawie art. 44 Prawo zamówień publicznych (Pzp). Zamówienia na usługi są uproszczone, zautomatyzowane i elektroniczne. Odbywają się na platformie zakupowej COAR eB2B. Aby skorzystać z umowy ramowej jednostka musi posiadać konto na platformie. Jest ono zakładane przez COAR po przesłaniu maila na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Na ten adres należy również kierować inne zapytania związane z umową ramową. Po założeniu konta, zainteresowane jednostki przeprowadzają postępowanie wykonawcze. Jest ono bardzo proste. Kierowane jest zapytanie do wszystkich wykonawców, którzy zawarli umowę ramową z podaniem wolumenu i rodzaju zamawianych licencji. Wykonawcy mają kilka dni na zaproponowanie ostatecznej ceny za taką dostawę, ale nie może to być cena wyższa od tej, którą zaoferowali w postępowaniu na zawarcie umowy ramowej. Następnie wybierany jest ten wykonawca, który zaoferował najniższą cenę i zawierana jest umowa wykonawcza. Dostawa licencji jest realizowana w ciągu kilku dni od zawarcia umowy.
Czy z zamówienia mogą skorzystać tylko urzędy obsługujące jednostki samorządu terytorialnego czy także jednostki organizacyjne tych samorządów (np. szpitale powiatowe, szkoły, biblioteki, PCPR, itd.)?
Joanna Baranowska: Z zawartej umowy ramowej mogą skorzystać zarówno jednostki samorządu terytorialnego, jak również ich jednostki organizacyjne.
Jakie korzyści mogą odnieść jednostki samorządu terytorialnego korzystając z zakupu poprzez zamówienie centralne?
Joanna Baranowska: Przede wszystkim w przypadku skorzystania z zawartej umowy ramowej nie trzeba przeprowadzać postępowania przetargowego. Do zawarcia umowy wykonawczej niezbędne jest tylko przeprowadzenie uproszczonego postępowania elektronicznego na platformie eB2B udostępnianej przez COAR.
Dodatkową korzyścią jest cena, gdyż wybrani w postępowaniu centralnym dostawcy zaoferowali korzystne upusty od cen katalogowych firmy Microsoft.
Do kiedy samorządy będą mogły korzystać z zamówienia centralnego na usługi sieciowe? Czy w programie zostały przewidziane jakieś limity? (ilość, cena)
Joanna Baranowska: Zamówienie centralne obowiązuje w okresie najbliższych 2 lat. Na jego realizację przewidziano maksymalnie kwotę 78 975 250,73 zł brutto. Umowa ramowa ulega rozwiązaniu w przypadku upłynięcia 2 lat lub wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację. Nie ma limitu w zakresie liczby udzielonych zamówień lub ilości pakietów w ramach jednego zamówienia.
W ramach zamówienia można skorzystać z czterech różnych wariantów oprogramowania – Microsoft Office 365 E1, E2, E3 i E4. Czym różnią się poszczególne wersje oprogramowania? Która z nich będzie optymalnym wyborem dla samorządów?
Joanna Baranowska: Szczegóły aktualnej oferty produktów firmy Microsoft dostępne są w serwisie producenta. Generalnie poszczególne wersje różnią się od siebie zakresem usług oraz dostępnego oprogramowania. Użytkownik końcowy powinien indywidualnie ocenić, który pakiet jest niezbędny do realizacji powierzonych zadań publicznych. Dopiero biorąc pod uwagę indywidualne potrzeby oraz Ilość użytkowników końcowych w danej jednostce można dokonać optymalnego wyboru. Na pewno warto zwrócić uwagę na możliwość wykorzystania urządzeń mobilnych oraz narzędzi wspomagających pracę zdalną. Wszystkie dostępne pakiety są objęte wparciem technicznym producenta.
Czy w przyszłości planowana jest możliwość zakupów centralnych także na inne elementy niezbędne do cyfryzacji administracji samorządowej? Jeżeli tak to kiedy i na jakie?
Joanna Baranowska: Jesteśmy w trakcie przygotowania kolejnego zamówienia centralnego na usługi chmury obliczeniowej typu IaaS, PaaS i SaaS. Będą to usługi niezbędne do budowy nowych i modernizacji istniejących usług publicznych, takie jak maszyny wirtualne, zasoby dyskowe, usługi zawiązane z cyberbezpieczeństwem. Planujemy realizację tego zamówienia do końca bieżącego roku.
Jaki jest ogólny koszt realizacji Programu? Skąd pochodzą środki na sfinansowanie programu?
Joanna Baranowska: Przygotowanie zamówień centralnych na usługi chmurowe jest częścią projektu Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. W ramach projektu przewidziano pilotażowe wdrożenie modelu zakupu usług chmury publicznej dla jednostek administracji. Przetestowany i zoptymalizowany model zakupu stanie się w przyszłości standardowym rozwiązaniem dedykowanym dla sektora publicznego. Na realizację tego celu w budżecie projektu przewidziano łącznie 4,6 mln zł.
