Większość urzędników nie wie początkowo jak korzystać z telefonu w rozmowie z dziennikarzem. Oczywiście, codziennie rozmawiają przez telefon z rodziną, przyjaciółmi, współpracownikami. Ale styl prowadzenia tych konwersacji bardzo różni się od wywiadu przez telefon. Dlatego zapomnij wszystko co do tej pory wiedziałeś o rozmowach telefonicznych (lub wydawało Ci się, że wiedziałeś) i zapamiętaj 10 praktycznych porad jak rozmawiać z reporterem przez telefon:

1. Wyjdź z pokoju. Nie siedź przy biurku w czasie udzielania wywiadu. Nowy e-mail, inny telefon, niespodziewany gość w biurze – wszystko to może odwrócić na chwilę Twoją uwagę. Poszukaj wolnego, cichego pokoju i na drzwiach umieść informację "Nie Przeszkadzać – Trwa Wywiad dla Mediów."
2. Weź ze sobą notatki. Korzystanie z notatek w czasie wywiadu przez telefon jest jak najbardziej na miejscu pod warunkiem, że nie odczytujesz ich verbatim – słowo po słowie. Notatki mają tylko podpowiadać o czym mówić.
3. Pamiętaj czego potrzebuje dziennikarz. Reporter zazwyczaj potrzebuje trzech rzeczy: 1. lepsze zrozumienie problemu, 2. coś nowego i ciekawego o czym pierwszy może powiedzieć swoim czytelnikom, 3. mocny, krótki i obrazowy cytat, który nadaje się na tytuł artykułu.
4. Skorzystaj z zestawu głośnomówiącego. Słuchawki nagłowne do telefonu (przewodowe lub bezprzewodowe) są bardzo przydatne w wywiadach przez telefon –pozwalają swobodnie gestykulować (to wzmacnia siłę głosu) i nieskrępowanie korzystać z notatek.
5. Rozmawiaj na stojąco. Prowadząc rozmowę telefoniczną na stojąco wszyscy mówią z większą energią i przekonaniem – lekkie zdenerwowanie wywołane świadomością kontaktu z dziennikarzem wykorzystywane jest w bardziej produktywny sposób.
6. Uśmiechaj się. Uśmiechaj się kiedy powiesz lub usłyszysz coś zabawnego. Reporter (i słuchacze w przypadku wywiadu "na żywo" na antenie) polubią Cię za pogodny nastrój i ciepło promieniujące z radiowego głośnika.
7. Rozmawiaj przez telefon stacjonarny. Mimo ogromnego postępu technologicznego telefony komórkowe wciąż mają gorsze jakościowo mikrofony i głośniki – a to w niesprzyjających warunkach (jazda samochodem, duża odległość od stacji bazowej) może utrudnić komunikację. Reporter może też pomyśleć: "Gdzie teraz jest ten ważniak, że nie może odebrać mojego telefonu?" Z połączenia komórkowego korzystaj tylko w ostateczności.
8. Nie daj sobą manipulować. Niektórzy cyniczni dziennikarze (szczególnie z prasy brukowej i niektórych elektronicznych mediów komercyjnych) bez skrupułów próbują manipulować rozmówcami. Na przykład, stawiają tezę: "Cały samorząd jest skorumpowany i tylko czystka na najwyższych stanowiskach pozwoli uprzątnąć tę stajnię Augiasza, zgodzi się pan/pani?" Jeżeli nie zaprzeczysz, włożą te słowa w Twoje usta tak jakbyś sam był ich autorem. Kiedy usłyszysz tak sformatowane pytanie, powiedz: "Nie mogę zgodzić się z tym bez zastrzeżeń, natomiast uważam, że..."
9. Nie mów za szybko. Jednym z powodów dlaczego Donald Tusk tak dobrze wypada w mediach jest to, że mówi naprawdę wolno. Daje to jego wypowiedziom większą siłę i pewność siebie. Zmusza też ludzi do uważnego słuchania i daje więcej czasu do myślenia i analizy, a biednemu dziennikarzowi więcej czasu na dokładne zapisanie wypowiedzi.
10. Klik, puk, powtórz. Słuchaj co dzieje się po drugiej stronie słuchawki. Słyszysz ciche uderzenia w klawiaturę? Sygnał, że powiedziałeś coś intrygującego. Zwolnij, powtórz ostatnie zdanie – pomóż reporterowi dokładnie wszystko zapisać.

Na podstawie porad trenera medialnego Bogusława Feliszka