Urząd Miasta i Gminy Międzyzdroje, jako jeden z pierwszych samorządów w Polsce wdrożył narzędzie sztucznej inteligencji, które automatycznie analizuje akty notarialne oraz inne dokumenty wykorzystywane w administracji lokalnej. System o nazwie ExtrAct pozwala wydobywać najważniejsze informacje z wielostronicowych materiałów i przedstawiać je urzędnikom w uporządkowanej formie. Skuteczność rozwiązania, sprawdzona na rzeczywistych dokumentach, sięga niemal 95 proc.
Nowa technologia ma ograniczyć czasochłonne, powtarzalne czynności związane z ręcznym przeglądaniem aktów oraz przepisywaniem danych do urzędowych systemów. Według przedstawionych szacunków czas potrzebny na analizę dokumentacji może zostać skrócony średnio pięciokrotnie. Zadania, do których wcześniej konieczne było zaangażowanie kilku pracowników, mogą być obecnie wykonywane przez jedną osobę wspieraną przez system.
AI wyławia najważniejsze informacje
ExtrAct został opracowany przez polski ośrodek badawczy zajmujący się łączeniem prac naukowych z praktycznymi zastosowaniami nowych technologii. Narzędzie zaprojektowano przede wszystkim z myślą o potrzebach administracji publicznej, która każdego dnia przetwarza duże ilości dokumentów zawierających dane zapisane w różnych formatach.
System może analizować między innymi akty notarialne, informacje z ksiąg wieczystych oraz kartoteki gruntów i budynków. Z dokumentów automatycznie wyodrębniane są dane dotyczące stron transakcji, parametrów nieruchomości, powierzchni działek, budynków oraz istotnych zapisów prawnych.
Pozyskane informacje mogą być następnie uzupełniane danymi pochodzącymi z publicznych rejestrów. Narzędzie porównuje poszczególne źródła i wskazuje potencjalne rozbieżności, które wymagają dodatkowej weryfikacji przez pracownika urzędu.
Urzędnik zachowuje kontrolę nad wynikiem
Automatyzacja nie oznacza całkowitego wyeliminowania udziału człowieka. Każda informacja wskazana przez system jest połączona z konkretnym fragmentem dokumentu źródłowego. Urzędnik może jednym kliknięciem przejść do miejsca, z którego pobrano dane, i sprawdzić ich prawidłowość bez konieczności ponownego czytania kilkudziesięciu stron.
Takie rozwiązanie ma zwiększać przejrzystość działania sztucznej inteligencji oraz ograniczać ryzyko bezkrytycznego przyjmowania automatycznie wygenerowanych wyników. Ostateczna ocena dokumentacji i odpowiedzialność za podejmowane decyzje pozostają po stronie pracowników administracji.
System ma przede wszystkim wspierać ich w wykonywaniu najbardziej monotonnych i czasochłonnych zadań, pozostawiając więcej czasu na analizę nietypowych przypadków oraz bezpośrednią obsługę mieszkańców.
Skuteczność sprawdzona na aktach notarialnych
Narzędzie zostało przetestowane na ponad 350 rzeczywistych aktach notarialnych. Ogólna skuteczność ekstrakcji danych osiągnęła poziom bliski 95 proc. Najlepsze rezultaty uzyskano przy analizowaniu zapisów prawnych, gdzie poprawność przekroczyła 98 proc.
Wyniki testów pokazują, że sztuczna inteligencja może skutecznie radzić sobie z dokumentami urzędowymi, które często mają rozbudowaną strukturę, formalny język i dużą liczbę szczegółowych informacji. Zamiast ręcznego wyszukiwania poszczególnych danych pracownik otrzymuje gotowe zestawienie, które może szybko zweryfikować i wykorzystać w dalszym postępowaniu.
Ograniczenie ręcznego przepisywania informacji może także zmniejszyć liczbę pomyłek wynikających ze zmęczenia, przeoczeń lub niejednolitego sposobu wprowadzania danych.
Rozwiązanie dla dużych miast i małych gmin
System został przygotowany w sposób umożliwiający jego wdrażanie w kolejnych urzędach. Modułowa konstrukcja i wykorzystanie otwartego oprogramowania mają ułatwić dostosowanie narzędzia do różnych potrzeb samorządów, niezależnie od ich wielkości.
Pilotażowe wdrożenie pokazuje, że z rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji mogą korzystać nie tylko największe miasta dysponujące rozbudowanymi działami informatycznymi. Technologia może wspierać również mniejsze gminy, w których ograniczona liczba pracowników musi obsługiwać coraz bardziej złożone procedury.
Automatyczna analiza dokumentów może stać się jednym z ważniejszych elementów cyfryzacji administracji. Jej efektem ma być nie tylko szybsza praca urzędników, lecz także sprawniejsza obsługa spraw, krótszy czas oczekiwania mieszkańców i lepsze wykorzystanie zasobów kadrowych samorządów.
Źródło: MC
