Cyberbezpieczeństwo, sztuczna inteligencja, demografia, ochrona ludności, cyfryzacja usług publicznych oraz pozycja sekretarzy w strukturze urzędów — to najważniejsze tematy X Krajowego Kongresu Sekretarzy, zorganizowanego w Warszawie przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego.

Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli administracji samorządowej, ekspertów, praktyków zarządzania publicznego oraz reprezentantów administracji rządowej. Wydarzenie było jednym z najważniejszych ogólnopolskich spotkań środowiska sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego — osób odpowiadających za organizację pracy urzędów, ciągłość działania administracji lokalnej oraz wdrażanie nowych obowiązków prawnych i cyfrowych.

Kongres otworzyły wystąpienia przedstawicieli administracji rządowej i środowiska samorządowego. Wicepremier i Minister Cyfryzacji Krzysztof Gawkowski wskazywał na cyberodporność samorządów jako jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoją dziś polskie JST. Podkreślał znaczenie lokalnych centrów bezpieczeństwa, rozwoju kompetencji cyfrowych oraz odpowiedzialnego wdrażania sztucznej inteligencji w administracji publicznej.

Z kolei Tomasz Szymański, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwracał uwagę na kluczową rolę sekretarzy JST, określając ich mianem „kręgosłupa każdego urzędu”. Podkreślił także, że głos środowiska sekretarzy oraz wyniki badań prowadzonych przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego są słyszane w Warszawie i brane pod uwagę w procesie stanowienia prawa.

Badania FRDL: demografia, bezpieczeństwo i presja na JST

Jednym z najważniejszych punktów Kongresu była prezentacja wyników badań FRDL przedstawiona przez Prezesa Zarządu Fundacji, dr. Cezarego Trutkowskiego. Dane pokazały skalę wyzwań, przed którymi stoją dziś samorządy.

• 71% JST utraciło mieszkańców w ciągu ostatnich 5 lat.
• 83% deklaruje potrzebę prognoz demograficznych.
• 90% wskazuje infrastrukturę jako priorytet niezależnie od trendu demograficznego.
• 88% JST inwestuje w zakup sprzętu do działań podczas sytuacji kryzysowych uniemożliwiających dostęp ludności do podstawowych zasobów np. woda, energia, żywność, łączność.
• Konsultacje społeczne przeprowadziło w 2025 roku 97% gmin, ale tylko 23% sekretarzy łączy je z poprawą jakości decyzji i ich wiążącym charakterem.

Wyniki badań FRDL stały się punktem wyjścia do rozmowy o presji, pod jaką funkcjonują dziś samorządy: demograficznej, finansowej, organizacyjnej, cyfrowej i związanej z bezpieczeństwem ludności. W panelu „Samorządy pod presją: wyzwania dla sekretarza JST” dyskutowano o rosnącej liczbie zadań przekazywanych samorządom, relacjach między sekretarzem a organem wykonawczym oraz potrzebie lepszego umocowania sekretarzy w strukturze urzędu.

Ochrona ludności i obrona cywilna

Ważnym wątkiem Kongresu była ochrona ludności i obrona cywilna. Uczestnicy dyskusji podkreślali, że w sytuacjach kryzysowych kluczowe znaczenie ma zabezpieczenie podstawowych potrzeb mieszkańców: dostępu do wody, żywności, energii i informacji.

Zwracano również uwagę na rolę powiatów w koordynacji działań gmin oraz znaczenie lokalnych liderów — sołtysów, organizacji społecznych i kół gospodyń wiejskich — którzy w sytuacji zagrożenia mogą być pierwszym punktem kontaktu dla mieszkańców.

Cyberbezpieczeństwo i cyfryzacja samorządów

Szczególne miejsce w programie Kongresu zajęły cyberbezpieczeństwo i cyfryzacja. Podczas wystąpień i paneli wskazywano, że administracja publiczna mierzy się z gwałtownym wzrostem liczby cyberataków. Cyberbezpieczeństwo przestaje być wyłącznie zagadnieniem technicznym — staje się elementem strategicznego zarządzania samorządem, ciągłości działania usług publicznych i odpowiedzialności kierownictwa urzędu.

Rozmawiano także o programie „Cyberbezpieczny Samorząd”, Lokalnych Centrach Cyberbezpieczeństwa, konieczności regularnych audytów, wdrażaniu wieloskładnikowego uwierzytelniania oraz systematycznym podnoszeniu kompetencji cyfrowych pracowników i władz lokalnych.

Dużo uwagi poświęcono również praktycznym wyzwaniom związanym z wdrażaniem nowych rozwiązań teleinformatycznych w administracji: e-Doręczeń, Krajowego Systemu e-Faktur, Centralnego Rejestru Umów oraz systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Uczestnicy zwracali uwagę, że nowe obowiązki wymagają nie tylko dostosowania systemów informatycznych, ale także zmian organizacyjnych, przygotowania procedur, szkoleń pracowników i jasnej komunikacji z mieszkańcami.

Sztuczna inteligencja w administracji lokalnej

Duże zainteresowanie wzbudziły sesje poświęcone sztucznej inteligencji w administracji. Eksperci podkreślali, że AI może usprawniać pracę urzędów, wspierać tworzenie treści, komunikację z mieszkańcami i analizę danych, ale nie może zastępować odpowiedzialności człowieka.

Wdrożenie AI w JST wymaga jasnych procedur, oceny ryzyka, zgodności z RODO, ochrony danych oraz świadomych decyzji organizacyjnych. Sztuczna inteligencja powinna być narzędziem wzmacniającym kompetencje urzędników, a nie mechanizmem zdejmującym z administracji odpowiedzialność za podejmowane decyzje.

Profesjonalny urząd i lokalna partycypacja

Ważnym tematem była również jakość pracy urzędu i rola sekretarza jako osoby kształtującej kulturę organizacyjną. Podczas sesji dotyczącej budowania profesjonalnych JST podkreślano znaczenie asertywności, bezpieczeństwa psychologicznego pracowników, transparentnego uzasadniania decyzji oraz wspierania osób pracujących na pierwszej linii kontaktu z mieszkańcami.

Nie zabrakło także dyskusji o partycypacji społecznej. Zwracano uwagę, że skuteczna partycypacja wymaga nie tylko formalnych procedur, ale również edukacji mieszkańców, współpracy z lokalnymi liderami oraz realnego dialogu między władzami samorządowymi a wspólnotą lokalną.

Sekretarze jako filar państwa lokalnego

X Krajowy Kongres Sekretarzy pokazał, że sekretarze JST znajdują się dziś w centrum najważniejszych procesów zachodzących w administracji lokalnej. To oni łączą perspektywę prawa, organizacji pracy urzędu, cyfryzacji, bezpieczeństwa, obsługi mieszkańców i współpracy ze wspólnotą lokalną.

Wnioski płynące z Kongresu są jednoznaczne: sprawny samorząd potrzebuje silnych, kompetentnych i dobrze umocowanych sekretarzy. W czasie narastającej presji demograficznej, finansowej, cyfrowej i organizacyjnej rola sekretarza JST staje się jednym z kluczowych warunków stabilnego funkcjonowania państwa lokalnego.

Związek Powiatów Polskich objął to wydarzenie patronatem honorowym.