NSA: Informacje dotyczące zasad funkcjonowania spółki czy organu wykonującego zadania publiczne, są informacjami publicznymi. Tym samym, charakter informacji publicznej mają także protokoły z posiedzeń zarządu, na których podejmuje się decyzje dotyczące kierunków działalności.
Po przeanalizowaniu bieżącego orzecznictwa sądów administracyjnych dotyczącego informacji publicznej i charakteru wewnętrznych dokumentów oraz korespondencji, przyszedł czas na kolejny rodzaj źródeł informacji. Wydany w ostatnim czasie wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego tłumaczy, w jakich kategoriach należy postrzegać protokoły z posiedzeń zarządu spółek i czy mogą one podlegać udostępnieniu jako informacja publiczna.
Co jest w protokole - zostaje w protokole?
Sprawa, która trafiła na sądową wokandę, dotyczyła skargi kasacyjnej stowarzyszenia na wyrok WSA w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej. Informacje pochodziły z protokołów posiedzeń zarządu jednej ze spółek wykonujących zadania publiczne. Odpowiedź tej spółki na złożony jej wniosek była odpowiedzią negatywną. Spółka podniosła, że treść protokołów ma charakter poufny, gdyż zawiera ważne treści o charakterze organizacyjnym, ekonomicznym, technologicznym, a także inne, które mogłyby zostać wykorzystane w niewłaściwy sposób. Orzekający w I instancji WSA nie przyznał spółce racji, lecz stwierdził, że pozostaje ona zobowiązana do udostępnienia informacji publicznej. Teoretycznie korzystny dla wnioskodawcy wyrok wzbudził jednak pewne zastrzeżenia.
Stowarzyszenie, które wnosiło o udostępnienie skanów protokołów posiedzeń zarządu, uzyskało w wyroku sądu I instancji informację o nieprawidłowości takiego żądania. Z treści orzeczenia wynikało, że wniosek był nieprecyzyjny, jako że nie wskazywał konkretnego źródła informacji, do którego chciano uzyskać dostęp, lecz poprzestawał na ogólnym żądaniu protokołów. Zdaniem sądu I instancji, tego rodzaju wniosek nie odpowiadał warunkom przedstawionym w ustawie o dostępie do informacji publicznej, a - co za tym idzie - jego załatwienie nie miało odbywać się w trybie przepisów tej ustawy.
Wyrok Sądu I instancji w praktyce przerzucił więc na wnioskodawcę ciężar dowodzenia, która z części żądanego dokumentu miałaby stanowić informację publiczną, mimo że ów wnioskodawca tego nie wie - nie zna treści protokołu. Ponadto, z uzasadnienia wyroku nie wynikało, która część dokumentacji stanowiła tak naprawdę informację publiczną. Wiele rzeczy pozostało zatem w sferze domysłów. Mając to na względzie, wyrok został zaskarżony i trafił do NSA.
Zapis działań zarządu spółki należy odróżnić od dokumentów wewnętrznych
Naczelny Sąd Administracyjny uznał skargę za zasadną, a w uzasadnieniu swojego orzeczenia przekazał, w jaki sposób należy traktować protokoły z informacjami dotyczącymi spółek. NSA powołał się na ugruntowane orzecznictwo, z którego wynika, iż żądanie skanów protokołów (jako takich, bez precyzowania, o które fragmenty konkretnie chodzi) jest usprawiedliwionym żądaniem udostępnienia informacji publicznej. Błędem jest przyjmowanie, że tego rodzaju protokół stanowi tylko dokument wewnętrzny, niepodlegający udostępnieniu. Na czym zatem polega różnica? Otóż dokument wewnętrzny służy wprawdzie realizacji jakiegoś zadania publicznego, ale nie przesądza o kierunku działania organu czy spółki. Protokół z posiedzenia zarządu - już tak. Jak podał NSA, każda informacja dotycząca zasad funkcjonowania podmiotu wykonującego zadania publiczne, w tym wewnętrznego funkcjonowania i treści podejmowanych zarządzeń, protokołów czy uchwał, stanowi informację publiczną.
Wyrok NSA z 5 listopada 2025 r. (sygn. III OSK 2886/22)
Źródło: CBOSA
