Kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje żadnej szczególnej procedury (trybu) w zakresie dopuszczania bądź niedopuszczania podmiotów jako stron postępowania. W szczególności nie przewidział obowiązku wydania postanowienia o odmowie dopuszczenia danej osoby do udziału w postępowaniu – stwierdził WSA w Krakowie w wyroku z dnia 26 marca 2020 r., sygn. akt: II SAB/Kr 450/19.
Inaczej ma się kwestia dopuszczenia udziału w postępowaniu organizacji społecznej. Zgodnie z art. 31 § 2 k.p.a. organ administracji publicznej, uznając żądanie organizacji społecznej za uzasadnione, postanawia o wszczęciu postępowania z urzędu lub o dopuszczeniu organizacji do udziału w postępowaniu. Na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania lub dopuszczenia do udziału w postępowaniu organizacji społecznej służy zażalenie. Nie sposób jednak tę szczególną regulację dotyczącą organizacji społecznych rozciągać również na podmioty domagające się dopuszczenia do udziału w postępowaniu na mocy art. 28 k.p.a. W takiej sytuacji dopuszczenie do udziału w postępowaniu jako strony następuje poprzez zawiadomienie i dalsze doręczanie kolejnych pism w sprawie. Z kolei o odmowie uznania za stronę informuje się tzw. "zwykłym pismem", które nie podlega zaskarżeniu.
Nie oznacza to jednak, że podmioty, których mimo żądania nie uznano za strony są pozbawione jakiejkolwiek ochrony prawnej. Po zakończeniu postępowania w pierwszej instancji skarżący mogą wnieść od niej odwołanie, skutkiem czego ich legitymacja stanie się przedmiotem oceny organu odwoławczego. Jeżeli tenże podzieli stanowisko o braku ich legitymacji i umorzy postępowania odwoławcze na podstawie art. 138 § 1 pkt 3 k.p.a., będzie można taką decyzję zaskarżyć do sądu administracyjnego.
Po zakończeniu postępowania można również wnosić o jego wznowienie na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a., zgodnie z którym w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu.
W polskim systemie prawa nie ma natomiast instrumentów, które pozwalałyby dokonać weryfikacji prawidłowości ustalenia kręgu stron postępowania przed wydaniem decyzji przez organ I instancji.
