Organ administracji ma obowiązek pouczenia strony o obowiązku powiadomienia o zmianie adresu a brak takiego pouczenia stanowi naruszenie zasady informowania stron (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 12 sierpnia 2016 r., II SA/Kr 646/16).

Zgodnie z art. 41 § 1 k.p.a., strony, ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W orzecznictwie przyjmuje się, że obowiązek ten ciąży na stronie od daty dowiedzenia się o prowadzonym postępowaniu administracyjnym zaś na organie, na podstawie art. 9 k.p.a. ciąży obowiązek pouczenia strony o tej powinności i o skutkach jej niedopełnienia. Konsekwencją zaniechania przez stronę wskazanego obowiązku jest to, że doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem - w tym także doręczenie zastępcze, o którym mowa w art. 44 k.p.a. - ma skutek prawny (art. 41 § 2 k.p.a).

Organ administracji ma obowiązek pouczenia strony o treści przepisu art. 41 § 1 i § 2 k.p.a., a brak takiego pouczenia stanowi naruszenie art. 9 k.p.a. mające wpływ na wynik sprawy, uzasadniające nieskuteczność prawną doręczenia pod dotychczasowym adresem, gdy strona nie powiadomiła o zmianie miejsca zamieszkania.

Z art. 9 k.p.a. wynika bowiem, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Źródło: CBOSA