4 grudnia 2015 roku Rzecznik Praw Obywatelskich Adam Bodnar skierował do Ministra Spraw Wewnętrznych pismo, w którym zwrócił się z prośbą o przedstawienie informacji w sprawie trudności z funkcjonowaniem systemu teleinformatycznego, w którym aktualnie prowadzony jest rejestr akt stanu cywilnego, a w szczególności o udzielenie odpowiedzi na pytanie czy minister właściwy do spraw wewnętrznych, który zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014, poz. 1741 ze zm.) prowadzi rejestr stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym, rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie pracy urzędów stanu cywilnego w celu otrzymywania przez obywateli odpisów aktów stanu niezwłocznie po złożeniu wniosków o ich wydanie.

Z czego wynika problem?

Od 1 września 2015 roku funkcjonuje system elektronicznego obrotu aktami stanu cywilnego. Obywatel ma prawo do uzyskania odpisu akt stanu cywilnego z elektronicznego obrotu aktami stanu cywilnego w ciągu:

• 7 dni roboczych – jeśli papierowe akta znajdowały się w urzędzie, do którego się zwrócił
• 10 dni roboczych – jeśli papierowe akta znajdują się w innym urzędzie.

Tymczasem, w pismach kierowanych do RPO pojawiają się skargi obywateli dotyczące funkcjonowania rejestru akt stanu cywilnego.  Jak się okazuje, czas oczekiwania na odpis aktu zgonu jest dłuższy (zwłaszcza w dużych miastach) i wynosi nawet do 6 tygodni. Stanowi to poważny problem dla normalnego, codziennego funkcjonowania. Dodatkowo, w sytuacji toczących się spraw przed sądami bardzo utrudnia to i opóźnia prowadzenie tych postępowań.

Odpowiedź resortu

Minister zapewnił, że:

• Centralny elektroniczny  rejestr stanu cywilnego jest cały czas poprawiany i udoskonalany, kierownicy urzędów stanu cywilnego –cały czas szkoleni .  Ich uwagi zostały w dużej mierze uwzględnione w nowelizacji Prawa o aktach stanu cywilnego
• Urzędowi Stanu Cywilnego w Warszawie poświęcana jest specjalna uwaga. W sierpniu 2015 r., tuż przed przejściem na elektroniczny obrót aktami stanu cywilnego, odbyły się – jak informuje MSWiA - trzy robocze spotkania Ministerstwa z przedstawicielami stołecznego Urzędu Stanu Cywilnego.
• Od 2015 roku Ministerstwo Finansów inaczej dzieli dotacje dla samorządów na zadania zlecone z zakresu spraw obywatelskich. Chodzi o to, by pieniądze trafiały tam, gdzie urzędy załatwiają więcej spraw.
• Wojewodowie są uczulani, by informować samorządy o konieczności zmian organizacyjnych w podległych im urzędach, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb urzędów stanu cywilnego – napisał do Rzecznika Praw Obywatelskich wiceminister spraw wewnętrznych i administracji Tomasz Zdzikot.

Treść odpowiedzi tutaj.

Źródło: RPO