Oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska, zmniejszenie liczby zatorów płatniczych oraz fałszywych faktur w obiegu – to tylko niektóre korzyści z e-fakturowania. Od 18 kwietnia e-faktury będą obowiązywać w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii do obsługi e-faktur, wspólnie z brokerami, uruchomiło dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania.
Zgodnie z Ustawą o elektronicznym fakturowaniu, która implementuje do polskiego prawa przepisy unijne, przy zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty lub usługi budowalne oraz w partnerstwie publiczno-prywatnym będą stosowane e-faktury o odpowiednim formacie. Postać elektroniczna umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa w tym procesie pracownika. Inaczej jest w przypadku faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.
Porównano proces odbioru tradycyjnej faktury papierowej i faktury elektronicznej w pięciu jednostkach sektora zamówień publicznych. Średni koszt obsługi pojedynczego dokumentu w docelowym procesie odbioru e-faktury był o 15,77 zł niższy niż w procesie obsługi faktury papierowej. To średnio 20% oszczędności na każdym dokumencie.
18 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro.
Od 1 sierpnia tego roku obejmie on wszystkie zamówienia publiczne. Podmioty publiczne nie mają jednak obowiązku przyjmowania e-faktur w przypadku postępowań ogłoszonych przed 18 kwietnia 2019 r.
Obowiązek ten dotyczy zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji lub ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.
Wyłączenia dotyczą zamówień związanych z bezpieczeństwem państwa oraz wymagających zastosowania szczególnych procedur.
Korzyści z e-fakturowania to:
- Oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych.
- Ograniczenie zużywania papieru.
- Zmniejszenie liczby zatorów płatniczych.
- Łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.
- Zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu.
- Ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych.
- Kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych.
- Zwiększenie szans na udział polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.
- Wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce.
- Zwiększenie popytu na produkty i usługi informatyczne.
W związku z wprowadzeniem obowiązku e-faktur ministerstwo wspólnie z brokerami uruchomiło dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF). Wpiera ona obsługę zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia. Obejmuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową. Od 18 kwietnia PEF będzie oferować usługi tworzenia i przesyłania e-faktur. Użytkownicy mogą samodzielnie tworzyć swoje konta na platformie od 1 kwietnia, a już od listopada ubiegłego roku - testować PEF. W tej chwili swoje konta założyło tam ponad 480 podmiotów. Większość z nich, 91%, to jednostki publiczne.
Platforma umożliwia również przesyłanie dokumentów zagranicę, przy pomocy systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL. To międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które m.in. umożliwia europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych.
Korzystanie z platformy ułatwi przedsiębiorcom kontakt z instytucjami sektora publicznego. W ciągu ostatniego roku 90% polskich przedsiębiorstw zadeklarowało, że przynajmniej raz skorzystało z usług e-administracji. Rośnie też liczba wniosków składanych online do CEIDG oraz usług zrealizowanych poprzez biznes.gov.pl.
Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest na stronie efaktura.gov.pl.
Źródło: MPiT
