Do rozpatrzenia na najbliższym posiedzeniu Zespołu ds. Edukacji, Kultury i Sportu skierowany został projekt złożeń do projektu ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Projekt założeń powstał jako odpowiedź na zaobserwowane w toku bieżących prac, wykonywanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, nadzorowanego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, problemy związane z zarządzeniem dokumentacją, w tym materiałami archiwalnymi, przede wszystkim w podmiotach administracji publicznej. Problemy mają swoje źródło przede wszystkim w zmianach technologicznych w zakresie powstawania i gromadzenia dokumentacji (dokument elektroniczny), a szczególnie prowadzenia spraw urzędowych w ramach systemów teleinformatycznych do elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Zgodnie z założeniami opracowywana ustawa ma za zadanie:

• ułatwienie gromadzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym elektronicznego załatwiania spraw oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacja i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych (papierowych). Cel ten ma zostać osiągnięty w szczególności poprzez dopuszczenie różnorodnych metod klasyfikowanie powstającej równolegle dokumentacji papierowej, w zależności od stopnia zaawansowania wdrożonych systemów teleinformatycznych. Zostanie to uregulowanie w akcie wykonawczym, które zostanie wydane w oparciu o nowo ukształtowaną delegację ustawową;
• uregulowanie zagadnień związanych z właściwością archiwów państwowych w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych. Dzięki temu możliwe stanie się uniknięcie problemów wynikających z nowych form organizacyjnych jednostek sektora publicznego, które swoim zasięgiem obejmują teren całego kraju lub wytwarzają specyficzne rodzaje materiałów archiwalnych, np. dokumentację audiowizualną;
• wzmocnienie pozycji organów i kierowników jednostek organizacyjnych sektora publicznego zobowiązanych do wprowadzania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, czy instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego poprzez odstąpienie od obowiązku zatwierdzenia tych dokumentów przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na rzecz wydania ich w porozumieniu z NDAP. Przewiduje się również możliwość wprowadzenia wspólnych dla urzędu obsługującego dany organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych – instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
• umożliwienie wykonywania czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym wyrażania zgody na jej brakowanie, niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego, co ułatwi kontakt z podmiotami, które podlegają tym wymaganiom. Nastąpi to w szczególności poprzez jednoznaczne rozszerzenie możliwości wykonywania kontroli przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w jednostkach, które posiadają powierzony zasób archiwalny oraz w bibliotekach i muzeach, umożliwienie wykonywania kontroli postępowania z dokumentacją bez względu na miejsce i tytuł prawny jej przechowywania (obowiązujące przepisy uniemożliwiają np. prowadzenie kontroli materiałów archiwalnych przechowywanych poza archiwum zakładowym);
• uproszczenie zasad gromadzenia i zarządzania dokumentacją powstającą w związku z wykonywaniem zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa państwa przez podmioty sektora publicznego, co ułatwi ujednolicenie postępowania z dokumentacją bez względu na to czego ona dotyczy. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami dokumentacja taka musi być gromadzona w wyodrębnionych archiwach, do których stosuje się odrębny tryb postępowania. Dotychczasowe funkcjonowanie takiego rozwiązania pokazała jego niepraktyczność. Z tego względu projektodawcy uznali, że nie ma potrzeby utrzymywania odrębnego trybu postępowania z dokumentacją powstającą w wyniku realizacji zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa państwa.

Proponowane zmiany wychodzą naprzeciw postulatom środowisk samorządowych.