Zespół ds. Społeczeństwa Informacyjnego KWRiST zajmie się projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją po uwzględnieniu uwag zgłoszonych przez stronę samorządową.
W efekcie starań strony samorządowej dodano zapis o obowiązku poinformowania byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej przed jej ostatecznym zniszczeniem po upływie okresu przechowywania. Pracownik będzie mógł wskazać osobę upoważnioną do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku jego śmierci. Jeżeli pracownik nie wskaże osoby upoważnionej dokumentacja zostanie oddana spadkobiercom.
Zmieniono zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku zmiany postaci jej przechowywania. W obecnej wersji, niszczenie dokumentacji pracowniczej następuje dopiero po upływie obowiązkowego okresu przechowywania, po uprzednim zawiadomieniu pracownika o możliwości jej odbioru.
Przesunięto również termin wejścia w życie ww. ustawy na 1 września 2018 r.
Uwaga nieuwzględniona
Resort nie przychylił się m.in. do uwagi, że 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest okresem zbyt krótkim. Wskazano, że podstawowym powodem przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat jest potrzeba udowodnienia okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym w przypadku ubiegania się o świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Projekt zakłada, że skrócenie okresu przechowywania będzie możliwe dzięki przeniesieniu obowiązku przechowywania niezbędnych danych na ZUS i obejmie pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniom od dnia 1 stycznia 1999 r. Ze względu na obowiązek przekazania dokumentacji przed jej zniszczeniem, pracownik albo były pracownik będzie mógł otrzymać od pracodawcy swoją dokumentację. Jeżeli pracodawca przekaże do ZUS raport informacyjny, były pracownik wraz z informacją o stanie konta otrzyma powiadomieniem o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości jej odbioru. Oznacza to, że dłuższy okres przechowywania akt jest nieuzasadniony.
Posiedzenie Zespołu w przedmiocie ww. projektu planowane jest na 18 kwietnia br.
