W dniu 16 grudnia w gmachu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odbyło się kolejne posiedzenie Zespołu ds. Społeczeństwa Informacyjnego.

W porządku obrad znalazło się zapoznanie z trzema dokumentami:

1. projektem rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
   W przypadku tego projektu głównym problemem jest termin jego wejścia w życie – ze względu na utratę mocy prawnej przez obowiązujące do tej pory instrukcje kancelaryjne nowe rozporządzenie powinno wejść w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. Tymczasem nie zostały jeszcze nawet zakończone uzgodnienia międzyresortowe (konferencja uzgodnieniowa ma mieć miejsce 17 grudnia i nie wiadomo czym się ona zakończy). Sytuacja taka jest bardzo kłopotliwa, gdyż uniemożliwia wcześniejsze przygotowanie urzędów do wprowadzenia zmian. Nie może zatem dziwić, że pierwsza część dyskusji poświęcona została możliwości odsunięcia w czasie wejścia w życie rozporządzenia. Ostatecznie okazało się to niemożliwe, choć w dyskusji nie brakowało wypowiedzi iście humorystycznych, np. stwierdzenia, że samorząd powinien być już przyzwyczajony do takiej sytuacji, gdyż poprzednie jednolite rzeczowe wykazy akt też były opracowywane w grudniu, czy też podniesienia zasług NDAP, które to wynegocjowało obowiązywanie starych instrukcji do końca roku (tyle że było to w interesie NDAP, które nową instrukcję opracowuje, a nie samorządów).
   W drugiej kolejności ustalono, że instrukcja kancelaryjna oraz instrukcja archiwalna nie będą powodowały krytycznych problemów; tak może się jednak stać z nowym jednolitym rzeczowym wykazem akt – on zatem wymaga szczególnej uwagi.
   Następnie przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przedstawili podstawowe założenia, którego legły u podstaw nowego JRWA. Wskazano, że zerwano z modelem będącym prostym przepisaniem opracowania z lat 70. Fakt ten – w powiązaniu z elektronizacją postępowania – jest przełomem na miarę zmian z lat 30. XX wieku, kiedy to nastąpiło przejście z systemu dziennikowego na bezdziennikowy. Elektronizacja pociągnęła za sobą podwyższenie kategorii archiwalnych wielu zagadnień – przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej jest bowiem tańsze niż w postaci papierowej. Jednocześnie podniesiono rangę samorządu jako jednostki samorządu terytorialnego, w miejsce dotychczasowego akcentu na funkcjonowanie urzędu. Dokonano wreszcie usunięcia nadużywanych pozycji klasyfikacyjnych .
   Po tym wprowadzeniu ogólnym nastąpiło omówienie poszczególnych szczegółowych uwag.
   Ostatecznie ustalono, że Zespół ds. Społeczeństwa Informacyjnego otrzyma w jak najszybszym terminie projekt po uzgodnieniach międzyresortowych – wówczas zostanie podjęta ostateczna decyzja.
2. projektem rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych;
3. projektem założeń do projektu ustawy o zmianie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz niektórych innych ustaw (bliższą charakterystykę tego projektu zamieścimy w kolejnym numerze dodatku poświęconego pracom KW).

Dwa ostatnie wymienione projekty zostały ocenione pozytywnie.