Postępująca elektronizacja postępowań administracyjnych oraz obserwacja dotychczasowej praktyki stosowania przepisów archiwalnych skłoniła Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego do opracowania projektu ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

Ustawa nowelizująca stawia sobie cztery cele:

1. ułatwienie gromadzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych. Zmiany dokonywane w tym zakresie polegają z jednej strony na przeniesieniu do ustawy części przepisów obecnych aktów wykonawczych – w związku z uznaniem, że ich materia jest materią wykraczającą poza podustawową rangę, a z drugiej – na doprecyzowaniu niektórych procedur. Dotyczy to w szczególności postępowania z aktami pozostałymi po likwidowanym podmiocie;
2. nowe regulacje dotyczące przepisów wewnętrznych regulujących postępowanie z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi. Najistotniejszą dla jednostek samorządu terytorialnego zmianą jest dopuszczenie do wydawania wspólnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych. Doniosłe znaczenie może mieć też przyznanie prawa uzupełniania jednolitych rzeczowych wykazów akt – jeżeli tylko jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zdań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji;
3. umożliwienie wykonywania czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym wyrażania zgody na jej brakowanie, niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego. Zmiana ta jest konsekwencją praktyki, w której  coraz częściej archiwa zakładowe znajdują się poza siedzibami podmiotów publicznych – czasami w miejscach bardzo odległych. Obecny stan prawny umożliwiający kontrolę wyłącznie przez archiwa właściwe dla siedziby danego podmiot nie tylko generowało dodatkowe koszty funkcjonowania, ale przede wszystkim uniemożliwiało bieżący i stały kontakt z archiwami;
4. uproszczenie zasad gromadzenia i zarządzania dokumentacją powstającą w związku z wykonywaniem zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa państwa. Ustawa proponuje zniesienie istniejącego obecnie obowiązku tworzenia archiwów wyodrębnionych dla komórek wykonujących zadania w tym zakresie;
5. uporządkowanie przepisów dotyczących sposobu zatrudniania pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Na zakończenie warto dodać, że przedmiotowy projekt został skierowany do zaopiniowania przez Zespół ds. Edukacji, Kultury i Sportu. Trudno powiedzieć, dlaczego akurat ten Zespół został uznany za właściwy, skoro sprawa niewątpliwie dotyczy bardziej funkcjonowania administracji publicznej, niż szkół…