Polski Związek Przemysłu Motoryzacyjnego we współpracy z GIODO opracował „Kodeks dobrych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych klientów i potencjalnych klientów".

Dokument ten jest integralną częścią porozumienia o współpracy obu tych instytucji, które 16 listopada 2012 r. podpisali dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) i Jakub Faryś, Prezes Polskiego Związku Przemysłu Motoryzacyjnego (PZPM).

Co wiedzą o nas producenci aut i dealerzy?

Opracowanie przez GIODO i PZPM „Kodeksu dobrych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych klientów i potencjalnych klientów" jest o tyle istotne, że firmy z sektora motoryzacyjnego, w tym producenci pojazdów, ich przedstawiciele oraz dealerzy, a także współpracujące z nimi podmioty, gromadzą wiele informacji o swoich klientach i nabywanych przez nich pojazdach. Znają ich parametry techniczne, wiedzą, jaki był sposób finansowania zakupu, a gdy dodatkowo oferują w pakiecie ubezpieczenie - pozyskują informacje o ewentualnych kradzieżach, wypadkach i naprawach. Zbierane dane dotyczą zarówno klientów indywidualnych (obecnych i potencjalnych), jak i instytucjonalnych.

Istotne jest zatem, aby przetwarzanie tych danych odbywało się zgodnie z przepisami prawa - nie tylko branżowymi, na podstawie których działają poszczególne podmioty, ale także z ustawą o ochronie danych osobowych.

Co zawiera Kodeks dobrych praktyk dla sektora motoryzacyjnego?

„Kodeks dobrych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych klientów i potencjalnych klientów" sektora motoryzacyjnego ma ułatwić to zadanie. Dlatego został przygotowany w formie praktycznego przewodnika, odnoszącego się do istotnych dla tego sektora przypadków, i napisany językiem, który jest używany w tej branży. Jest zwięzły i zawiera:

• słownik podstawowych pojęć z zakresu danych osobowych,
• najważniejsze zasady, jakimi należy się kierować przy wykorzystywaniu danych osobowych,
• warunki, jakie trzeba spełnić, by przetwarzanie danych osobowych, zarówno tzw. zwykłych, jak i wrażliwych, było zgodne z prawem,
• zasady należytego zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych zarówno w sposób tradycyjny, jak i w systemach informatycznych,
• informacje, na jakich zasadach powinno odbywać się przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, czyli do tzw. państw trzecich,
• przykładową klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz przykładowy sposób dopełniania tzw. obowiązku informacyjnego.

Prace nad nim trwały jednak ponad dwa lata.

– Kwestią, której ustalenie zajęło nam najwięcej czasu, było określenie dopuszczalnego okresu przechowywania danych osobowych przez firmy z sektora motoryzacyjnego. Długo zastanawialiśmy się bowiem, jak interpretować pojęcie „okres adekwatny do potrzeb firm z sektora rynku motoryzacyjnego" – mówił dr Wojciech Rafał Wiewiórowski. – Trzeba było wyważyć, kiedy ustaje pierwotny cel, w jakim dane pozyskano i wykorzystywano, a od którego momentu dane zaczynają być przetwarzane w nowym celu, np. marketingu produktów i usług kolejnych podmiotów – wyjaśniał GIODO. Dodał, że branżę motoryzacyjną wskazuje zawsze jako przykład sektora, w którym trudno zastosować przepisy zezwalające na wykorzystywanie danych osobowych klientów do marketingu własnych produktów i usług. – O ile bowiem łatwo ustalić, że klientem ubezpieczyciela jest osoba, która zawarła z nim odpowiednią umowę, o tyle trudno czasem przesądzić, czy klient, który kupił u konkretnego dealera samochód, nadal jest jego klientem. Z jednej bowiem strony może być z nim nadal związany, chociażby realizując u niego przeglądy gwarancyjne czy pogwarancyjne, z drugiej jednak trudno uznać, że jest to taki sam typ „swojego klienta", którego mają np. ubezpieczyciele. Dlatego tak ważne jest, aby rozwiązania ogólne przekładać na język i specyfikę danego sektora – tłumaczył dr Wojciech Rafał Wiewiórowski.

– Nasza branża jest naprawdę bardzo specyficzna, bo chyba żadna inna nie ma tylu kłopotów ze wzajemnym przekazywaniem danych osobowych klientów, co nasza – wskazywał Jakub Faryś. W sektorze motoryzacyjnym danymi klienta są bowiem zainteresowani nie tylko producenci pojazdów, ale także ich przedstawiciele czy dealerzy, którzy często pełnią rolę multiagentów oferujących nie tylko kupno auta czy motocykla, ale także pośredniczących w pozyskaniu kredytu lub zawarciu umowy ubezpieczeniowej.

Co deklaruje PZPM?

Polski Związek Przemysłu Motoryzacyjnego, który jest największą polską organizacją pracodawców branży motoryzacyjnej, zrzeszającą obecnie 50 firm - producentów i przedstawicieli producentów pojazdów samochodowych, motocykli, skuterów oraz nadwozi w Polsce, podejmując współpracę z GIODO, zadeklarował, że zrealizuje szeroko zakrojoną kampanię informacyjną i przeprowadzi cykl szkoleń dla swoich firm członkowskich i ich dealerów, w celu jak najszybszego i najbardziej efektywnego wprowadzenia zapisów Kodeksu w życie.

– Dla nas jest to początek drogi – mówił Jakub Faryś. – Jesteśmy bowiem na tyle dużą i poważną branżą, że wszystko, co robimy, chcemy robić zgodnie z prawem i w najlepszej wierze, jaką tylko możemy mieć. Mam też nadzieję, że nasz kodeks dobrych praktyk zostanie rozpropagowany wśród powiązanych z nami firm i organizacji – dodał.

Źródło: GIODO