Rozpoczynamy cykl artykułów odpowiadających na pytania, które zgłosili uczestnicy organizowanego przez Związek Powiatów Polskich bezpłatnego szkolenia pn. Kontrola wykorzystania dotacji oświatowej prowadzona przez JST.
Odpowiedzi zostały udzielone na postawione przez uczestników szkolenia pytania i nie zawierały opisu stanu faktycznego, stąd należy mieć na uwadze, że ogólne interpretacje mogą doznawać korekty w zależności od okoliczności konkretnego przypadku.
Pytanie: Czy na podstawie art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych organ dotujący ma prawo żądać od dotowanej niepublicznej jednostki oświatowej dostarczenia do swojej siedziby oryginałów dokumentów do celów kontrolnych, czy też powinien zapoznać się z dokumentacją na terenie jednostki dotowanej, gdzie dokumentacja jest sporządzana i przechowywana?
Odpowiedz: Nie, kontrola przeprowadzana jest w jednostce kontrolowanej.
Nałożenie obowiązku dostarczenia do organu pełnej dokumentacji finansowej potwierdzającej sposób wydatkowania otrzymanej dotacji w tym dokumentacji kadrowo - płacowej, nie ma podstaw prawnych, stąd stwierdzono bezskuteczność tej czynności. Organ ma w ramach przyznanych kompetencji uprawnienie do dyscyplinowania kontrolowanego podmiotu w przypadku nie wywiązania się z obowiązku udostępnienia dokumentacji w siedzibie kontrolowanego np. w formie wstrzymania płatności lub końcowego skutku w postaci wydania negatywnej dla strony decyzji rozstrzygającej kwestie rozliczenia dotacji. Natomiast nie można domniemywać dodatkowych uprawnień, jakie nie wynikają ściśle z przepisów prawa.
(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 18 listopada 2021 r. I SA/Kr 796/21)
Pytanie: Czy można skontrolować obecność słuchaczy na zajęciach bez powiadomienia organu prowadzącego szkołę niepubliczną? (kontrola niezapowiedziana)
Odpowiedź: Tak, fakultatywnym zadaniem organu dotującego jest możliwość przeprowadzenia kontroli. Tryb tej kontroli, zgodnie z art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych określa organ dotujący, gdzie może uregulować kwestię kontroli doraźnych. Wewnętrzne regulacje w danym samorządzie w zakresie ogólnie pojętej kontroli zapewne także zawierają zapisy dotyczące zasad kontroli doraźnych i planowych. W przypadku, gdy dotacja uzależniona jest od frekwencji na obowiązkowych zajęciach kontrola doraźna będzie uzasadniona.
Pytanie: Czy można podważyć wydatki na szkołę niepubliczną, jeśli przedstawione faktury wystawione są na organ i nie zawierają opisów której szkoły dotyczą?
Odpowiedź: Tak, może to być podstawa do kwestionowania danego wydatku. Opisy na fakturze powinny precyzyjnie określać sfinansowania jakiego wydatku dotyczą i wskazywać której szkoły dotyczą. Organy dotowane powinny prowadzić odrębną ewidencję wydatków dla prowadzonych przez siebie szkół.
Pytanie: Czy składki PPK finansowane ze środków własnych pracownika (nauczyciela), a naliczane i potrącane przez pracodawcę mogą być finansowane z dotacji oświatowej? 2. Czy składki PPK finansowane przez pracodawcę mogą być finansowane z dotacji oświatowej?
Odpowiedź: Wpłaty do PPK mogą być sfinansowane z dotacji, ale nie w całym zakresie. Z dotacji można bowiem pokryć tę część wpłat do PPK, którą musi finansować pracodawca. Z kolei ta część wpłat, która jest finansowana przez pracowników, jest obliczana i pobierana przez pracodawców. Jako taka nie może być więc uznana za wydatek bieżący, który można sfinansować z dotacji.
(Stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 6 czerwca 2023 r.)
Pytanie: Czy można wymagać dokonywania opisu faktur przez podmiot dotowany?
Odpowiedź: Tak, organ dotujący ma takie prawo. Właściwie opisana faktura daje możliwość zweryfikowana poniesionego wydatku. Uczynienie stosownej adnotacji nie jest zbytnim obciążeniem dla podmiotu dotowanego, a to po jego stronie spoczywa obowiązek wykazania, że dotacja została pobrana w należytej wysokości i wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.
Kontrolując wykorzystanie dotacji na dofinansowanie realizacji zadań́ szkoły niepublicznej i pokrycie wydatków bieżących szkoły niepublicznej oraz rzetelność i prawidłowość danych zawartych we wniosku o udzielenie dotacji oraz w rozliczeniach miesięcznych, organ nie ma obowiązku poszukiwania dowodów na okoliczność prawidłowości działań podjętych przez osobę prowadzącą szkołę. Dane niezbędne do oceny prawidłowości wykorzystania dotacji powinny wynikać z dokumentacji organizacyjnej, przebiegu nauczania i finansowej Szkoły. Skoro w prowadzonej dokumentacji ich brak, to nie można przyjąć, że dotacja została prawidłowo wykorzystana.
(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 5 marca 2013 r. I SA/Lu 1328/13)
Użyteczne jest uczynienie na dokumencie księgowym trwałej adnotacji o sposobie finansowania danego wydatku - bo utrwala to informację i dzięki temu nie będzie wchodziła w rachubę ani niepamięć, ani zmiana decyzji ex post, swoiste "dopasowanie" informacji o finansowaniu danego wydatku do sytuacji na konkretny moment np. kontroli - co bardzo istotne. Dzięki temu, co do każdego wydatku będzie definitywnie przesądzone i utrwalone na dokumencie to, czy dany wydatek został sfinansowany z dotacji, czy też nie.
(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 9 listopada 2021 r. I SA/Łd 638/21; WSA w Bydgoszczy z dnia 20 lipca 2021 r., sygn. akt I SA/Bd 277/21)
