Źle zainwestowane miliony złotych, serwery w szafie i długa lista problemów na przyszłość – oto przykry obraz informatyzacji polskiego szkolnictwa. Dlaczego urzędnicy fundują szkołom bardzo drogie i przestarzałe rozwiązania IT? Jakie wnioski płyną z analizy największych przetargów?

 Przetarg wysokich kosztów

Analiza Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) z ostatnich dwóch lat niestety wskazuje wiele przypadków niegospodarności samorządów. Zakup drogiego sprzętu serwerowego na własność, zbędnych licencji na oprogramowanie systemowe, a także powtarzająca się w wielu miastach budowa podobnych "autorskich" aplikacji i platform edukacyjnych to najczęściej popełniane błędy.

Wydatki na tego typu rozwiązania niejednokrotnie sięgajac kwot kilku milionów złotych.

Tymczasem eksperci nowych technologii na rynku edukacyjnym zgodnie twierdzą, że wszystkie te projekty to niestety urzędowy twór, który zarówno dla szkół, jak i samorządów oznacza jedno – finansową katastrofę w kolejnych latach. Dlaczego? – Urzędnicy często rozpoczynają takie projekty, pozbawiają się możliwości zmiany wykonawcy w przyszłości – starają się kupować rozwiązania na własność. Zakupioną technologię trzeba jednak utrzymać przez pięć lat, ponieważ taki był wymóg projektu unijnego. Szwankuje zarządzanie i kompetencja w planowaniu takich zamówień z uwzględnieniem długofalowych czynników kosztowych. W rezultacie szkoły wdrażają drogie rozwiązania zamiast szukać prostszych i tańszych w postaci kupowania usług, z możliwością migracji pomiędzy dostawcami i nieustannego podnoszenia jakości i konkurencyjności użytkowanych rozwiązań – mówi Marcin Kempka, ekspert w dziedzinie edukacji i IT, firma Librus.

Utrzymanie wdrożonej infrastruktury informatycznej po wygaśnięciu na przykład finansowania ze środków unijnych (najczęściej po 2-5 latach) to ogromne koszty. Dostawcy komercyjni tylko na to czekają i oferują placówkom doradztwo w projektach. Szkoły i urzędy muszą wtedy same zapłacić za utrzymanie i serwisowanie serwerów czy przedłużenie licencji na oprogramowanie systemowe, na którym pracują. A można taniej, lepiej i bez "kupowania" sobie problemów na przyszłość.

Inwestycje w chmurze

Specjaliści przyznają, że tego typu projekty, o ile pozwolą na to zapisy SIWZ-ów, mogą być wykonane za 50%, a niekiedy nawet za 30% tej ceny z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, bez potrzeby trzymania serwerów w szafie. Rozwiązaniem są systemy webowe oparte na idei Cloud Computingu, czyli chmurze polegającej na udostępnianiu użytkownikowi oprogramowania za pośrednictwem Internetu, ale utrzymywanym i serwisowanym na serwerach dostawcy usługi, a nie użytkownika. Innymi słowy systemy te są sprzedawane placówkom w formie usługi, a nie dostawy, dzięki czemu parametry jakościowe można z góry określić, bez potrzeby zagłębiania się w technologiczne uwarunkowania usługi. Tym samym szkoła czy samorząd nie muszą utrzymywać własnej kosztownej infrastruktury i dbać o jej dostępność. Do połączenia się ze środowiskiem chmury wystarczy przeglądarka internetowa w dowolnym komputerze bądź urządzeniu mobilnym. Dzięki temu dziesięć miast może być obsługiwanych przez jeden sprzęt, a komputery w szkole mogą pracować pod kontrolą bezpłatnego oprogramowania open source co generuje kolejne oszczędności. Różnice w kosztach dobierania różnych architektur informatycznych do realizacji projektów są ogromne – od kilkudziesięciu tysięcy po setki, a nawet miliony złotych.

Poniższa symulacja przedstawia porównanie kosztów wdrożenia i utrzymania infrastruktury serwerowej na własność, która generuje konieczność dodatkowych płatności (licencje, serwisowanie, etaty dla administratorów) z outsourcingiem rozwiązań, gdzie samorząd zamawia usługę o określonych parametrach, a nie dostawę. Analiza ta wyraźnie pokazuje skalę oszczędności. Efekt? Milionowe różnice w kosztach zależne tylko od doboru właściwego rozwiązania IT dla szkół.

Rysunek 1: Porównanie kosztów wdrożenia różnych rozwiązań dla szkół

Źródło: Opracowanie firmy Librus, specjalizującej się w informatyzacji procesów edukacyjnych, na podstawie funkcjonujących obecnie kosztów wdrożenia systemu dziennika elektronicznego

Inwestować, ale mądrze

Świat technologii i edukacji odchodzi od konstrukcji rozwiązań IT zakładających budowę własnej infrastruktury. To już technologiczny relikt. Kluczem do sprawnej i efektywnej informatyzacji edukacji jest otwarcie się urzędników na nowe konstrukcje projektów unijnych, wykorzystujące zakup usług edukacyjnych. Dobrą praktyką w tym kontekście może pochwalić się na przykład Łódź czy Warszawa, gdzie usługi zamawiane są przez same szkoły w zależności od potrzeb i możliwości danej placówki. Dobrym przykładem jest również Sopot lub Kluczbork, gdzie placówki oświatowe od kilku lat z powodzeniem działają w modelu chmury.

– Samorządy są odpowiedzialne za to, czy podległe im szkoły będą miały szansę do tej "chmury" w ogóle dotrzeć. Kluczem do sprawnej i efektywnej informatyzacji edukacji jest otwarcie się urzędników na nowe konstrukcje projektów unijnych, wykorzystujące właśnie rozwiązania w chmurze, czyli zakup usług edukacyjnych – dodaje ekspert.

Pozostaje postawić pytanie, czy polskie jednostki samorządu terytorialnego, odpowiedzialne za jakość i kształt składanych wniosków o dofinansowanie oraz planowanie budżetu gmin i powiatów, są otwarte na naśladowanie dobrych wzorców oraz edukację w zakresie optymalnego lokowania środków w rozwiązania IT? Czy urzędnicy i pracownicy polskiej oświaty, dostrzegający potrzebę informatyzacji szkoły i zmiany tradycyjnego miejsca nauki w "cyfrową szkołę", sami nauczą się, jak profesjonalnie korzystać z dostępnych na rynku edukacyjnym narzędzi i rozwiązań IT? Na pewno będzie im łatwiej, jeżeli także otworzą się na nowe technologie, a o budżecie oświaty zaczną myśleć jak o budżecie dobrze zarządzanego przedsiębiorstwa, w którym decyzje podejmuje się na podstawie szczegółowych analiz kosztowych wybiegających co najmniej na kilka lat w przyszłość.

Źródło: informacja prasowa