Dane dostępne są dziś na wyciągnięcie ręki. Czy można z nich w prosty sposób wysnuć wnioski pozwalające na opisywanie rzeczywistości? I do czego mogą się przydać jednostkom samorządu terytorialnego?

Diagnoza rzeczywistości to opis aktualnego stanu rzeczy na podstawie zgromadzonych informacji. Diagnoza opiera się na dwóch typach analiz:

• analizie przyczynowej, czyli rozpoznaniu i zrozumieniu problemu
• analizie porównawczej, czyli ocenie w czasie lub w otoczeniu

W obu typach analiz dane stanowią podstawę. Dzięki temu możemy opisać np. stan ludności, poziom edukacji, zakres funkcjonowania organizacji pozarządowych lub zaawansowanie prac modernizacyjnych. Robi się to najczęściej sięgając po odpowiednie raporty, badania lub statystyki. Czasami trzeba jednak skorzystać z innego typu danych - zdarza się to wtedy, gdy chcemy opracować diagnozę potrzeb, np. określić czego oczekują mieszkańcy, inwestorzy lub turyści od danej jednostki samorządu terytorialnego - do tego potrzebne nam są opinie wyrażone przez zainteresowanych.

W obydwu przypadkach obawy związane z analizą danych są podobne - potocznie uważa się, że jest to wyjątkowo skomplikowane, wymaga ogromnych nakładów pracy, czasu i finansów, a przede wszystkim w morzu informacji nie wiadomo gdzie szukać i od czego zacząć.

Faktycznie możemy mieć czasem wrażenie, że danych wokół nas jest za dużo, a napływ kolejnych po prostu przytłacza. Jak odnaleźć się w tej mnogości i w sposób uporządkowany korzystać z informacji i danych? Wystarczy odpowiednio zaplanować działania, które zawierają się w trzech podstawowych krokach: wyznaczyć cel, dobrać źródła dokonując selekcji i przeprowadzić analizy.

Wyznaczanie celu

Określenie celu jest pierwszym krokiem, którego nie można pominąć, ponieważ to on wpływa na rodzaj danych, z których będziemy korzystać. Wyznaczyć cel to znaczy określić czego chcemy się dowiedzieć, jak brzmi pytanie, na które chcemy poznać odpowiedź. Jeżeli celem jest diagnoza rzeczywistości, czyli odpowiedź na pytanie jak jest, to mamy do czynienia z obszernym zagadnieniem.

Opisanie aktualnego stanu działań podejmowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego dotyczy wielu zagadnień, więc warto to podzielić na mniejsze tematy. Wtedy po pierwsze łatwiej będzie wybrać dane niezbędne do diagnozy jednego obszaru działań, po drugie w mniejszych pakietach analiza będzie szła szybciej. Na koniec wystarczy zestawić wszystkie tematy razem, żeby mieć obraz całości. Ale o tym za chwilę.

Mniejszym celem może być np. diagnoza “ucyfrowienia” danego regionu, gminy lub miejscowości. Warto jeszcze określić czy interesuje nas aktualna sytuacja, czy chcemy sięgać po dane z ubiegłych lat. Jeśli wiemy co konkretnie chcemy analizować, możemy zastanowić się nad danymi, które będą nam do tego potrzebne.

Dobór źródeł

Gdzie szukać danych?

Potocznie analizy kojarzą się z bardzo kosztownym i czasochłonnym prowadzeniem badań. Tymczasem, w przeważającej liczbie przypadków najkosztowniejszym i najbardziej pochłaniającym czas etapem prac jest szukanie i gromadzenie danych. W wielu projektach, które realizuję, to właśnie stanowi główne wyzwanie. Ten problem samorządów nie dotyczy, ponieważ większość potrzebnych nam danych najczęściej już istnieje. Co ważne, dane te są niejednokrotnie w dyspozycji jednostek samorządu terytorialnego, a to oznacza, że są bezpłatne lub niskokosztowe. To ich pierwsza zaleta, drugą jest to, że są łatwo dostępne i rzetelne.

Załóżmy, że jako cel wybraliśmy, wspomnianą już, diagnozę kompetencji cyfrowych na terenie wybranej jednostki samorządu terytorialnego. Diagnoza kompetencji cyfrowych w pierwszym odruchu kojarzy się z analizą poziomu wykluczenia cyfrowego - dane z tego zakresu możemy znaleźć zarówno w strukturze społeczno-demograficznej mieszkańców danej jednostki samorządowej, jak i w bazach Głównego Urzędu Statystycznego. Kompetencje cyfrowe można też diagnozować biorąc pod uwagę możliwości jakie daje infrastruktura cyfrowa na terenie jednostki samorządu terytorialnego. Tymi informacjami dysponuje samorząd, ale można je wzbogacić o dane z Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Kolejnym źródłem cennych informacji będzie zebranie danych na temat usług i inicjatyw cyfrowych podejmowanych w ramach działań jednostki samorządu terytorialnego, ale także w ramach innych organizacji, np. NGO działających na rzecz włączenia cyfrowego. Dla pełnego obrazu można jeszcze sięgnąć po programy finansowane z funduszy unijnych lub rządowych na rzecz przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu - te dane również posiada samorząd, a uzupełnić je można o bazy SIMIK.

Powyższy przykład dobrze ilustruje jak możemy poszerzać i pogłębiać analizę określonego problemu, jeśli dobrze przemyślimy z jakich źródeł można zaczerpnąć dane na interesujący nas temat. Tylko jak to wszystko teraz przeanalizować?

Analizy i wnioski

Mając już zgromadzone źródła, na początku po prostu czytamy i zaznaczamy to, co może nam się przydać. Ten krok wydaje się bezsensowny, ale ma on swoje głębokie uzasadnienie - po pierwsze wyrabiamy sobie obraz całości danych, którymi dysponujemy, po drugie, dokonujemy selekcji najważniejszych treści.

Jeżeli mamy do czynienia z danymi ilościowymi, sprawa jest prosta - nie potrzebujemy specjalistycznego oprogramowania i kosztownych licencji - w większości przypadków wystarcza powszechnie dostępny arkusz kalkulacyjny. Zestawienie liczb pozwoli nam w prosty sposób porównać dane i wyciągnąć wnioski.

Niestety przy tak złożonych zagadnieniach, jak chociażby diagnoza kompetencji cyfrowych, niejednokrotnie mamy do czynienia z różnymi typami danych - których na pierwszy rzut oka nie da się porównać. Czytanie ich w ramach poczynionych wcześniej notatek daje już sporo, ale wciąż jest dosyć subiektywnym i ograniczonym spojrzeniem na problem. Rozwiązaniem jest standaryzacja danych i ich agregacja pozwalająca sprowadzić zróżnicowane liczbowo i treściowo informacje do zrozumiałej i porównywalnej wartości. W bardziej złożonych analizach obejmujących diagnozę szerszych tematów duże znaczenie ma zapanowanie nad danymi i świadomość, że ze zróżnicowanych danych nie można wyciągać wniosków na zasadzie 1:1. Doświadczony analityk może w takiej sytuacji nie tylko przyspieszyć i zobiektywizować wnioski płynące ze zgromadzonych danych, ale - co dużo ważniejsze - może znacznie poszerzyć perspektywę testując różne warianty rozwiązań, tak by zaproponować najpełniejszy wynik, np. uzupełniając dane o szacunkowy poziom wykluczenia cyfrowego estymowany na bazie danych z Diagnozy Społecznej. Wartością dodaną jest też klarowna i zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych prezentacja tych wyników.

Dlaczego to jest ważne? Ponieważ dzięki zgromadzeniu różnych danych i dobrze przemyślanej analizie, zyskujemy dużo szerszą perspektywę. To oznacza, że bierzemy pod uwagę więcej czynników, które mogą mieć istotny wpływ na ogląd problemu, którym chcemy się zająć.

Podsumowując, niezależnie od przyjętego celu, najważniejsze jest, żebyśmy w pierwszej kolejności starali się sięgać po tzw. dane zastane, czyli informacje i dokumenty, które już są w zasięgu samorządu i nie wymagają dużego nakładu czasu i środków. Niewiele jest sytuacji, w których niezbędne będą dane wywoływane, czyli pochodzące np. z wywiadów, ankiet czy sondaży. A i w tych nielicznych i bardzo specyficznych sytuacjach warto najpierw sięgnąć po już dostępne informacje, żeby mieć podstawową wiedzę o poruszanym zagadnieniu.

Przemyślana, przygotowana i dobrze przeprowadzona analiza danych na potrzeby diagnozy rzeczywistości jest cennym źródłem wniosków pozwalających podejmować trafne decyzje i planować działania na przyszłość. Jak dane mogą wspierać kreowanie bieżącej polityki jednostki samorządu terytorialnego? Postaram się to wyjaśnić już niedługo, w kolejnym tekście o tym jak wykorzystywać analizy.

dr Mateusz Stopa
OnData - badania, analiza danych, doradztwo